Материал: Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации
Находясь в окне "Контакта" или "Списка контактных лиц", достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню "Действия", чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может засекаться время разговора, которое заносится в дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре [5, c. 164].
Рис. 1.20 - Пример создания контакта
Для планирования производственной или личной деятельности предназначены папки "Задачи" и "Календарь". В "Календаре" можно представить события месяца, недели или одного дня по часам (меню "Вид"). А в папке "Задачи" - список и описание отдельных задач.
При работе в локальных и корпоративных сетях Microsoft Outlook можно настроить так, чтобы обеспечить доступ к этим папкам участников коллективной работы. Таким образом, при планировании мероприятий можно учесть занятость всех заинтересованных лиц, автоматизировать подготовку списков рассылок, проследить прохождение документации, установить выдачу напоминаний о предстоящих работах, встречах и пр.
Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer предоставляет следующие возможности [8, c.72]:
ѕ переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook;
ѕ совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.
Использование электронной почты в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности организации
В 2009 г. Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) исследовал практику использования электронной почты (далее - ЭП) в деятельности организаций Республики Беларусь. В процессе исследования методом анкетирования было опрошено 75 государственных органов и организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм из более чем 20 отраслей экономики и сфер деятельности. Проведенное исследование выявило следующие факты и тенденции в использовании ЭП в деятельности организаций Республики Беларусь [39, c. 38].
Несмотря на широкое использование ЭП, документальное закрепление порядка работы с ней осуществляется не во всех организациях. Около 16 % респондентов отметили, что порядок работы с ЭП в организации вообще не регламентирован, а в 19 % случаев определяется лишь устными указаниями руководства. В организациях, стремящихся регламентировать порядок использования ЭП, его документальное закрепление осуществляется в различных локальных правовых актах: инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с ЭП, инструкции по информационной безопасности, приказах руководителя и т. д. При этом нередко порядок использования ЭП закрепляется не в одном документе, а в нескольких (разные по характеру вопросы отражаются в разных документах).
Возможность использования ЭП в различных организациях предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.). При этом часто наблюдается тенденция, при которой в организациях, не имеющих четкой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных правовых актах, возможность использования ЭП организации получает практически любой работник, использующий в своей деятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закрепления порядка использования ЭП, права, ответственность и ограничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (приказах, должностных инструкциях и т. д.).
ЭП используется организациями для пересылки различных категорий информации и документов. Среди них: организационные и распорядительные документы, договорная документация, плановая и отчетная документация, информация справочного характера, электронные копии бумажных документов и др. Реже всего при помощи ЭП пересылается финансовая и бухгалтерская документация. При этом в организациях, где это происходит, для этого чаще всего используются защищенные сети (например, Mail.gov.by в госорганах или система "Клиент-Банк").
Официальная (то есть юридически значимая) электронная переписка ведется в большинстве случаев в системе органов государственного управления и/или между соподчиненными организациями и их филиалами, а также структурными подразделениями организаций. Следует отметить, что в государственных органах официальной перепиской по ЭП признается лишь та, которая ведется с использованием межведомственной системы ЭП Mail.gov.by. Вместе с тем, в государственных органах система так называемой открытой ЭП (Интернет-почты) используется параллельно для ведения электронной переписки с гражданами и организациями, не подключенными к системе Mail.gov.by.
Наибольшая часть как официальной, так и неофициальной электронной переписки посредством ЭП ведется между организациями одной отрасли и соподчиненными организациями, а также территориально удаленными структурными подразделениями организации. Реже всего в государственных органах и иных организациях электронная переписка ведется с гражданами. Ряд государственных органов и организаций отметили, что используют две системы ЭП: одну - для ведения электронной переписки со сторонними корреспондентами и другую - для ведения электронной переписки в рамках сети подчиненных (подведомственных) организаций (так называемая ведомственная ЭП).
Несмотря на наличие в большинстве организаций системы ЭП, а также ее официального адреса (нескольких официальных адресов), более половины респондентов разрешают работникам использовать личные (неслужебные) ящики ЭП для ведения служебной электронной переписки. В дополнение к этому во многих организациях, несмотря на внутреннюю регламентацию, продуманный комплекс ограничений на использование работниками ЭП отсутствует либо же данный вопрос регламентируется устными указаниями руководства. Там, где подобные ограничения существуют и закрепляются документально, чаще всего они связаны с техническими особенностями (например, устанавливаются предельный объем и количество пересылаемых сообщений, ограничения на типы пересылаемых файлов), с вопросами информационной безопасности (например, ограничиваются допускаемые к пересылке категории информации), а также организационно-правовыми аспектами (например, допускается использование только для ведения переписки в рамках выполнения служебных обязанностей) и этикой деловой переписки.
В отношении правил этикета деловой переписки следует отметить, что они документально закреплены лишь у респондентов, тогда как у большинства этот вопрос не регламентирован или же регламентируется только устными указаниями руководства.
Электронная переписка с внешними корреспондентами в организациях ведется как централизованно с использованием официального адреса ЭП (например, через службу ДОУ), так и децентрализовано, когда каждое структурное подразделение инициирует и ведет электронную переписку самостоятельно с использованием собственного адреса ЭП (переписку от имени подразделения ведет его руководитель или уполномоченный работник). Треть респондентов отметила, что работники, имеющие персональные ящики ЭП, имеют право самостоятельно вести электронную переписку от своего имени. В ряде случаев порядок ведения переписки зависит от состава и содержания пересылаемой информации, в результате чего организации используют смешанный (централизованный и децентрализованный) подход к ведению электронной переписки в зависимости от ее содержания [39, c. 40].
При оформлении документов, пересылаемых посредством ЭП, чуть более трети организаций стремятся применять те же правила, что и при оформлении бумажных писем, тогда как почти половина респондентов отметила, что порядок оформления сообщений ЭП в организации не установлен. Регистрация электронной корреспонденции в большинстве случаев осуществляется вместе с бумажными или другими электронными документами в единых регистрационных формах или автоматизированной системе. При этом около 19 % респондентов отметили, что сообщения ЭП регистрируются в специальной регистрационной форме или базе данных, предназначенной для регистрации только сообщений ЭП. В 13 % случаев электронная переписка вообще не регистрируется и не учитывается. Значительное большинство (около 80 %) респондентов использует в делопроизводстве перечни документов, не подлежащих регистрации. Чаще всего эти перечни используются и при работе с ЭП. Некоторые организации отметили, что регистрируют входящие сообщения ЭП, содержащие информацию, получение которой планируется в виде официальных бумажных документов. В половине случаев в организациях используется порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и группируются в дела вместе с бумажными документами или же в отдельные дела, предназначенные исключительно для распечаток электронной переписки. Примерно треть респондентов отметила, что группировка электронных сообщений в дела по номенклатуре дел вообще не производится. И только около 15 % респондентов осуществляет хранение и группировку документов, поступивших по ЭП, в электронном виде.
В некоторых организациях используется смешанный порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и формируются в бумажные дела либо хранятся только в электронном виде, в том числе в автоматизированных системах ДОУ. При этом сотрудники многих организаций, распечатывающие сообщения ЭП, чаще всего продолжают хранить их электронные оригиналы в почтовой системе (на почтовом сервере и/или в служебных почтовых ящиках). Следует отметить, что в случае распечатки, помимо основного содержимого, распечатывается достаточно ограниченный "стандартный" состав дополнительной информации: адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения и сведения о прикрепленных к сообщению файлах. Даже в тех организациях, где внедрены и активно используются автоматизированные системы ДОУ, в силу различных причин параллельно с применением автоматизированной регистрации и учета документов продолжают широко использоваться бумажные журналы и, в отдельных случаях, регистрационные карточки.
При использовании ЭП в качестве инструмента согласования проектов документов в большинстве случаев она используется для неофициального (предварительного) согласования или визирования проектов документов. Случаи, когда проекты документов согласовываются по ЭП в официальном порядке, характерны чаще всего лишь для органов государственного управления, использующих систему Mail.gov.by, или же для организаций, подключенных к ведомственной (корпоративной) компьютерной сети и согласовывающих (визирующих) внутренние документы в ее пределах. Около 40 % участвовавших в анкетировании организаций при работе с документами используют системы электронного документооборота (далее - СЭД). Примерно столько же планируют их внедрение. Среди используемых СЭД большинство - системы белорусского или российского производства либо же собственные разработки организаций. Чаще всего СЭД используются организациями для внутреннего (внутриведомственного) электронного документооборота, тогда как для внешних коммуникаций применяется Интернет-почта (в государственных органах - почта Mail.gov.by). Среди тех организаций, которые используют СЭД, около трети имеют возможность работать с ЭП, используя функционал СЭД и не прибегая к иному программному обеспечению и почти половина организаций с помощью СЭД осуществляет управление сообщениями ЭП (их регистрацию и учет, наложение резолюций, виз и т. д.) [39, c. 41].
Проведенное анкетирование выявило, что в подавляющем большинстве организаций происходит рост объемов электронной переписки. При этом подобный рост неравномерен для различных организаций и может колебаться от 1-2 % до 200 % в год. В государственных органах объем ежедневно отправляемой и получаемой ЭП как минимум в два раза превышает объем бумажной корреспонденции. Малые объемы электронной переписки, в том числе по сравнению с бумажной перепиской, чаще всего характерны для небольших организаций.
Удостоверение ЭП при помощи электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) на постоянной основе осуществляет достаточно небольшое количество организаций. Около трети респондентов используют ЭЦП "по случаю" (для подписания отдельных категорий документов). Чаще всего ЭЦП используется в организациях, подключенных к ведомственным (корпоративным) системам электронного документооборота или к специализированным системам межведомственного электронного документооборота (Mail.gov.by, система "Клиент-Банк" и т. д.). Аналогичным образом обстоит дело и с использованием шифрования1 при пересылке сообщений ЭП. Около четверти респондентов отметили, что ЭЦП для удостоверения сообщений ЭП они применять вообще не планируют.