Электронная почта - удобное и надежное средство общения, миллионы людей на визитных карточках рядом с номером телефона пишут свой e-mail.
Поток информации в Internet состоит из электронной корреспонденции, и многие люди, подключившись к Internet, пользуются в основном лишь этой услугой.
Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик.
Отцом электронной почты по праву считается профессор Рей Томлисон, ведущий инженер компании BBN Technologies. Первое электронное сообщение 2 октября 1971 года долго гонялось между двумя компьютерами лаборатории.
В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной жизни общества. Информация, закрепленная в документах, составляет основную часть информационных ресурсов организаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и времени, а также обеспечивать свидетельства деятельности организаций (фиксировать управленческие действия, подтверждать решения, определять права и ответственность работников и т. д.).
Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, то есть к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств. электронная почта документационное управленческая
Работу с документами преимущественно в электронной форме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает храниться и использоваться в такой форме на постоянной основе.
Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях электронная почта (далее - ЭП) постепенно вытесняет бумажную переписку. Ее популярность обусловлена рядом факторов, среди которых:
Документированная информация, пересылаемая посредством ЭП, может иметь важное значение как для текущей деятельности организаций, так и в перспективе в качестве источника ретроспективной информации о деятельности организации и ее отдельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необходимых в текущей деятельности организаций, а также при использовании в будущем.
Объектом работы является СП "Софтформ" ООО.
Предмет - электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации.
Целью работы является изучение научно-методических аспектов использования электронной почты в документационном обеспечении организации.
В связи с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:
Электронная почта (electronic mail, E-mail) - это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы данных документов, записей назначенных встреч, новостей.
К преимуществам электронной почты относятся [7, c. 93]:
ѕ высокая скорость пересылки сообщений;
ѕ на обмен информацией затрачиваются несколько минут, в то время как при использовании обычной авиапочты на пересылку корреспонденции затрачивается не менее недели;
ѕ экономичность;
ѕ одна страница текста передается за доли секунды, а по телефону необходимо затратить несколько минут;
ѕ возможность работать с текстом, а не со звуком (голосом), что позволяет обдумать и отредактировать ответ во время обмена информацией, особенно на иностранном языке, не требуется мгновенная реакция;
ѕ одновременная пересылка по нескольким адресам;
ѕ удобный способ для передачи приглашений, рекламных сообщений и т.п.;
ѕ передача файлов вместе с письмом.
Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094.
Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или её эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (компьютера).
После появления распределённой глобальной системы имён DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена - Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script - пользователь user на машине example.com.
Электронная почта является мощным маркетинговым инструментом и просто незаменима при решении целого ряда практических задач. Однако активная реклама и маркетинг с помощью электронной почты могут нести с собой и отрицательные последствия для получателей писем. Их почтовые ящики заполнены рассылками навязчивой рекламы (spamming). Поставщики почтовых услуг предлагают различные средства для борьбы со spam-письмами. А в почтовых программах можно установить специальные фильтры на запрет получения писем от определенных адресатов.
Для того чтобы сообщение было получено, необходимо указывать электронный адрес получателя.
Адрес электронной почты (электронный адрес) - адрес абонента, получаемый при заключении договора с провайдером или при создании "почтового ящика" на любом из серверов, предлагающих эту услугу бесплатно.
Электронный адрес состоит из двух частей, разделенных знаком @: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script [14. c. 34]:
ѕ username - это имя пользователя. В качестве него может использоваться фамилия абонента, его имя, фамилия и имя, или псевдоним, разделенные точкой, тире, символом подчеркивания. После него ставится разделитель @;
ѕ hostname - имя хоста - компьютера, предоставляющего почтовые услуги;
ѕ domain - доменный адрес - домен верхнего уровня, указывающий чаще всего на регион нахождения владельца электронного адреса.
Почтовый сервер - специальный компьютер, предназначенный для получения, пересылки по сети почтовых сообщений и хранения информации до востребования. С помощью почтового сервера производится управление сеансом связи, проверка достоверности информации и паролей при запросах, поддержка справочников с адресами пользователей.
Почтовый ящик - специально организованное место на диске сервера для хранения корреспонденции. При создании почтового ящика каждый абонент дополнительно, помимо почтового адреса, указывает свой индивидуальный пароль. Он необходим в момент доступа к своему почтовому ящику.
Передача почтового сообщения от клиента к своему поставщику почтовых услуг серверу (SMTP) осуществляется по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Затем информация кодируется и отправляется по сети от одного сервера к другому, пока не достигнет сервера входящей почты POP (Post Office Protocol) получателя. После того как получатель установит связь с почтовым сервером, письмо будет загружено на его компьютер.
Как правило, один и тот же сервер может выполнять функции обслуживания исходящих и входящих сообщений (как SMTP, так и POP).
Для организации работы необходимо [14, c. 35]:
ѕ выбрать сервер, предоставляющий почтовые услуги;
ѕ зарегистрироваться в качестве нового пользователя, ответив на вопросы предлагаемой анкеты.
В результате создается личный почтовый ящик, для доступа к которому необходимо ввести имя пользователя (Login или username) и пароль (password).
Пароль (password) - уникальная комбинация символов. В противоположность username в качестве пароля нельзя выбирать свое имя или инициалы как в прямом, так и обратном порядке. Не рекомендуется использовать числа, год рождения или номер паспорта, название улиц. Рекомендуется использовать слова, которых нет в словаре, например, записать слово с ошибкой, или первые буквы какой-то фразы. Не стоит устанавливать один и тот же пароль на разных машинах.
Виды работы с электронной почтой - off-line (вне связи) и on-line (на линии, на связи) [3, c. 48]:
ѕ on-line - режим работы, при котором пользователь во время сеанса связи находится в контакте с почтовым сервером;
ѕ off-line - режим работы, когда пользователь подключается к почтовому серверу только для отправки (получения) предварительно подготовленной корреспонденции.
В настоящее время тип работы off-line является наиболее распространенным. Эффективную работу с электронной почтой в этом режиме обеспечивают клиентские почтовые программы.
Почтовая программа пользователя (почтовый клиент) предназначена для создания, отправки, получения и переадресации почтовых сообщений, позволяет использовать различные кодировки, передачу вложенных файлов. Для каждого вида операционной системы существуют различные почтовые клиенты. В то же время существуют многофункциональные комплексы программы, содержащие утилиты различного назначения - Web-клиент (браузер), почтовый клиент, редактор HTML и др.
Например, Microsoft Internet Explorer (Web-Браузер) интегрирован с Outlook Express (программой для работы с электронной почтой и телеконференциями), NetMeeting (программой для интерактивной голосовой связи) с FrontPage (программой для создания и публикации Web-страниц) и другими сервисными приложениями.
Многие провайдеры информационных услуг предоставляют клиентам почтовый ящик бесплатно, например, можно зарегистрировать почтовый ящик на серверах www.yahoo.com, www.yandex.ru, rambler.ru, mail.ru и др. При этом почтовое взаимодействие можно осуществлять с помощью Браузера по протоколу HTTP через специальные Web-формы.