Материал: Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

Коллективный ящик электронной почты (далее - ЭП) представляет собой ящик ЭП, используемый несколькими работниками для осуществления электронной переписки.

Коллективный ящик может создаваться для ведения переписки несколькими работниками одного структурного подразделения или группой работников в рамках выполнения какого-либо проекта, решения вопроса и т. д.

В локальных нормативных правовых актах организации закрепляются цели и порядок использования коллективного ящика ЭП, в том числе право определенных работников (категорий работников) использовать коллективный ящик для отправки документированной информации.

При использовании коллективного ящика ЭП авторы отправляемых документов должны быть однозначно идентифицированы (обозначены). Идентификация может осуществляться, например, посредством электронной цифровой подписи.

Право получения (отправки) документов посредством коллективного ящика ЭП может закрепляться за одним работником или группой работников.

В последнем случае для управления использованием коллективного ящика ЭП назначается ответственный работник, обязанности которого могут включать [41, c. 18]:

• - определение работников, допускаемых к использованию коллективного ящика ЭП;
• - обучение их правилам использования коллективного ящика ЭП;
• - контроль за соблюдением установленных правил использования коллективного ящика ЭП;
• - определение необходимости подготовки ответа на поступающие в ящик документы и определение ответственного исполнителя;
• - организацию учета и хранения документов, поступающих и отправляемых посредством коллективного ящика ЭП.

Для организации авторизованного доступа к коллективному ящику ЭП может применяться система доступа посредством паролей, смарт-карт и т. д. Выдаваемые пользователям пароли должны храниться в тайне. Их предоставление работникам, не уполномоченным использовать коллективный ящик ЭП, не допускается.

Порядок учета и хранения отправляемых и поступающих в коллективный ящик ЭП документов должен соответствовать принятому в организации общему порядку учета и хранения документов, отправляемых (получаемых) посредством ЭП.

При использовании системы ЭП организации необходимо определить меры борьбы со спамом. Они должны быть направлены на противодействие спаму, поступающему по ЭП извне, а также рассылаемому посредством корпоративной ЭП работниками организации.

Отличительными признаками спама чаще всего являются:

• - отсутствие инициативы и согласия получателя на получение сообщений;
• - безадресность (распространители спама часто не знают, кто именно станет его получателем);
• - массовость рассылки (количество рассылаемых незапрашиваемых сообщений может достигать тыс.яч и даже миллионов экземпляров).

Необходимо учитывать, что не все массовые рассылки можно рассматривать в качестве спама. Например, легальность массовой рассылки информации может быть закреплена в законодательстве (о чрезвычайных происшествиях, мобилизации граждан и др.), межведомственных и межкорпоративных соглашениях, локальных правовых актах организации (для внутренней рассылки) и т.д., а также обусловлена спецификой деятельности организации и необходимостью реализации возложенных на нее функций и задач (например, рассылка вышестоящей организацией копий принятых правовых актов подчиненным организациям; рассылка уведомлений о проведении заседаний (собраний); рассылка документов в копиях в ходе ведения служебной переписки с несколькими корреспондентами и т. д.).

Получение спама влечет за собой ряд негативных последствий для деятельности организации, в том числе:

• - необоснованное увеличение объема получаемых сообщений, которые необходимо просмотреть и обработать, и, как следствие, рост трудовых издержек работников на обработку ненужной для деятельности организации информации, а также потенциальная возможность потери важных документов ЭП среди спама;
• - увеличение почтового трафика организации, в том числе дополнительная нагрузка на почтовый сервер организации;
• - потенциальная возможность заражения компьютерными вирусами и иным вредоносным программным обеспечением.

Противодействие входящему спаму должно носить комплексный характер и включать меры организационно-правового и программно-технического характера.

В первую очередь, необходимо закрепить в локальных нормативных правовых актах базовые правила поведения работников при получении спама. Подобные правила могут включать запреты работникам организации на:

• - использование адресов корпоративной ЭП для подписки на электронные рассылки, не связанные с выполнением работниками возложенных на них обязанностей;
• - указание адресов корпоративной ЭП в открытых источниках сети Интернет;
• - переход по ссылкам, указанным в поступающих спам-со-общениях;
• - открытие (запуск) подозрительных вложений в получаемых посредством ЭП сообщениях.

Программно-технические меры противодействия спаму включают использование специализированного программного обеспечения (спам-фильтров). Выбор и внедрение подобного программного обеспечения должны осуществляться квалифицированными специалистами по информационным технологиям.

Если корпоративная ЭП используется организацией как инструмент массового распространения рекламы о своих услугах (товарах) и в иных маркетинговых целях, следует установить четкие правила работы с ЭП в этих целях.

Подобные правила должны учитывать нормы законодательства об информации, рекламе и т.д. В частности, следует учитывать нормы Законов Республики Беларусь "Об информации, информатизации и защите информации" и "О рекламе". Это позволит избежать потенциальных претензий со стороны получателей рекламной информации, распространяемой организацией, так как в случае необоснованных рассылок за пределы организации могут возникать потенциальные риски судебных разбирательств за нарушение законодательства о спаме, рекламе и т. д.

Согласие на получение рекламной информации адресатами целесообразно получать предварительно, например, путем подписки на рассылку.

Распространяемая информация должна содержать достоверные сведения об ее обладателе, а также о лице, распространяющем информацию, в форме и объеме, достаточных для идентификации таких лиц. Например, распространяемые рекламные сообщения должны содержать полное наименование организации и при необходимости ее почтовый адрес, телефоны и другие коммуникационные сведения.

Следует в явной форме предоставлять получателям рекламной рассылки возможность отказаться от ее получения и по первому требованию прекращать рассылку в отношении данных получателей.

Полномочия на осуществление массовых рассылок должны быть закреплены за конкретными структурными подразделениями или работниками (например, в приказах, должностных инструкциях или положениях о структурных подразделениях). При этом следует также закрепить цели и условия проведения подобных рассылок.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

"Отдел маркетинга организует и осуществляет рассылки рекламных буклетов и сообщений о продукции СП "Софтформ" ООО в электронном виде посредством корпоративной системы электронной почты.

Список адресатов для рассылки буклетов определяется отделом маркетинга, в том числе путем сбора электронных адресов посредством корпоративного Интернет-сайта СП "Софтформ" ООО.

Каждое отправляемое рекламное сообщение должно включать текст следующего содержания: "Вы можете отказаться от рассылки информации о продукции (услугах) СП "Софтформ" ООО, отправив пустое сообщение на адрес Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script Приносим извинения, если Ваш адрес электронной почты был указан ошибочно и не соответствует адресату".

В случае получения от адресатов сообщений о нежелании получения в дальнейшем рекламной рассылки отдел маркетинга прекращает рассылку сообщений в отношении данных адресатов.

Техническое обеспечение осуществления рассылок возлагается на отдел информационных технологий.

Заключение

Таким образом, в связи с проделанной работой, можно сделать следующие выводы:

• 1. Электронная почта (electronic mail, E-mail) - это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы данных документов, записей назначенных встреч, новостей.
• 2. Возможность использования ЭП в различных организациях Республики Беларусь предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.). При этом часто наблюдается тенденция, при которой в организациях, не имеющих четкой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных правовых актах, возможность использования ЭП организации получает практически любой работник, использующий в своей деятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закрепления порядка использования ЭП, права, ответственность и ограничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (приказах, должностных инструкциях и т. д.).
• 3. В большинстве организаций происходит ежегодное увеличение объемов переписки, при этом количество отправляемых и получаемых сообщений ЭП чаще всего значительно превышает количество бумажной корреспонденции. Также можно констатировать, что чем крупнее организация, тем в большей степени (в больших пропорциях) у нее растет объем отправляемой и получаемой ЭП. Отсутствие роста объемов электронной переписки, в том числе по отношению к переписке бумажной, характерно лишь для отдельных небольших организаций.
• 4. Белорусско-чешское совместное предприятие "Софтформ" Общество с ограниченной ответственностью (СП "Софтформ" ООО) основано 27 июля 1999 года в городе Минске по улице Промышленной, 8А на территории свободной экономической зоны. Основное направление деятельности - проектирование и производство качественной офисной корпусной мебели, школьной мебели и частей мебели, изготовленных по технологии "софтформинг".
• 5. Рассмотрев используемые информационные технологии (в особенности электронную почту) на предприятии, сделаем следующий вывод, что в управленческой деятельности СП "Софтформ" ООО достаточно эффективно используются компьютерные технологии, и есть необходимость внедрения электронного документооборота. Рынок Республики Беларусь уже сегодня предлагает различные системы электронного документооборота. Например, РУП "Центр электронного документооборота" Белорусского государственного университета внедряет электронные "продукты: электронное "Дело", "Дело-Web", Архивное дело, система "Карма" и прочие.
• 6. Электронный архив СП "Софтформ" ООО обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов.
• 7. Организация электронного документооборота в СП "Софтформ" ООО в целом позволяет нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.