Материал: Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

Почтовые услуги различных провайдеров отличаются объемом дискового пространства для хранения корреспонденции, сервисными слугами. Для русскоязычного Интернета проблемой является кодировка кириллицы. Исторически стандарты кодирования русских букв неоднократно менялись. В электронной почте и телеконференциях принят стандарт KOI-8, а в операционной системе Windows действующий стандарт - CP1251. Многие отечественные бесплатные почтовые серверы используют программы автоматического определения вида кодировки и перекодирования данных. Другие, например, beep.ru, предлагают пользователю самостоятельно выбрать кодировку. Если же письмо все-таки оказалось "испорченным", остается найти программу перекодировщика в Интернет и самостоятельно "исправить" письмо. К сожалению, иногда перекодировать и восстановить сообщение не удается.

CP1251 - таблица кодировки в Windows, начиная с версии 95, в которой русские буквы идут в естественном порядке.

E-mail (Electronic Mail - электронная почта) - служба, которая позволяет любому пользователю сети передавать и получать электронные сообщения.

KOI-8 - кодировка кириллицы в почтовых службах, в которой буквы стоят не по алфавиту. Таблица кодировки составлена так, чтобы при потере старшего бита во время передачи сообщения его можно было прочесть записанным латинскими буквами.

POP (Post Office Protocol) - протокол для передачи исходящей почты.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - протокол передачи входящей почты.

Spamming (рассылка навязчивых сообщений, замусоривание) - рассылка пользователям Интернет ненужной рекламы.

Usenet (новости) - служба, которая позволяет создавать сообщения (электронные новости), похожие на сообщения электронной почты, но предназначенные не для личного обмена, а для публичного обсуждения.

Схематически процесс работы с электронной почтой изображен на рис. 1.1.

Рис. 1.1 - Принцип работы электронной почты

Работу с почтовым сервером можно представить в виде несложной схемы. Пользователь отправляет на сервер запрос на авторизацию, получает доступ к необходимым функциям, проводит все необходимые операции и отключается. При этом обращение к почтовой системе происходит с помощью следующих сетевых протоколов (набор правил, позволяющий осуществлять соединение и обмен данными между двумя включенными в сеть компьютерами) - POP3, SMTP и IMAP4. POP3 и IMAP4 реализованы для получения и просмотра почты, в то время как SMTP - для отправки [49, c. 137].

POP3 (англ. Post Office Protocol Version 3 - протокол почтового отделения, версия 3) используется почтовым клиентом для получения сообщений электронной почты с сервера. Следует обратить внимание на то, что этот протокол используется почтовым клиентом, то есть программой, предназначенной для получения и работы с входящей почтой. Таким образом, на верхушке модели POP находится персональный компьютер, работающий в качестве агента почтовой системы, в память которого загружаются письма с почтового сервера.

POP3 работает в три стадии: авторизация, транзакция и обновление. После того как клиентская программа установит соединение с удаленной почтовой системой, начинается стадия авторизации. Авторизация предполагает идентификацию пользователя на сервере при помощи имени пользователя и пароля. Если авторизация успешна, пользователь получает доступ к почтовому ящику и наступает время транзакции. Во время транзакции пользователь совершает все основные действия по работе с почтой - просмотр новых сообщений, запрос списка всех сообщений, удаление сообщений. По окончании транзакции происходит обновление и сеанс работы с почтовым ящиком прекращается.

Операции по протоколу POP3 производится с использованием следующих команд: USER, PASS, QUIT, STAT, LIST, RETR, DELE, NOOP, LAST, RSET. При этом сервер должен выдавать ответы на каждую команду +ОК либо - ERR. Любой из ответов означает, что произошло обращение к серверу и что сервер может ответить на команды, а, следовательно, обрабатывать запросы пользователя.

Протокол IMAP4 (Internet Message Access Protocol) позволяет клиентам получать доступ и манипулировать сообщениями электронной почты непосредственно на сервере. Пользователь управляет своими сообщениями на сервере так же, как и если бы они находились на компьютере.

Изначально IMAP был разработан для замены POP3 и потому имеет следующие преимущества по сравнению с последним [49, c. 135]:

ѕ письма хранятся на сервере, а не на клиенте. Возможен доступ к одному и тому же почтовому ящику с разных клиентов. Поддерживается также одновременный доступ нескольких клиентов. В протоколе есть механизмы, с помощью которых клиент может быть проинформирован об изменениях, сделанных другими клиентами;

ѕ поддержка нескольких почтовых ящиков (или папок). Клиент может создавать, удалять и переименовывать почтовые ящики на сервере, а также перемещать письма из одного почтового ящика в другой;

ѕ возможно создание общих папок, к которым могут иметь доступ несколько пользователей;

ѕ информация о состоянии писем хранится на сервере и доступна всем клиентам. Письма могут быть помечены как прочитанные, важные и т. п.;

ѕ поддержка поиска на сервере. Нет необходимости скачивать с сервера множество сообщений для того чтобы найти одно нужное;

ѕ поддержка онлайн-работы. Клиент может поддерживать с сервером постоянное соединение, при этом сервер в реальном времени информирует клиента об изменениях в почтовых ящиках, в том числе о новых письмах;

ѕ предусмотрен механизм расширения возможностей протокола.

Стадии работы протокола IMAP4 совпадают с POP3. Основными командами IMAP4 являются LOGIN - авторизация на сервере при помощи имени пользователя и пароля, при этом и имя, и пароль передаются по сети в открытом виде и для защищенного входа лучше использовать команду AUTHENTICATE, которая использует различные механизмы шифрования. Выбор каталога, с которым будет работать пользователь, происходит с помощью команды SELECT, а информация о каталоге предоставляется по команде EXAMINE. Так же в протоколе IMAP4 предусмотрены команды STATUS, LIST и др. В общем, IMAP4 - гибкий и многофункциональный протокол с широкими возможностями. Он обслуживает более 20 различных команд клиента по управлению состоянием своей почты.

SMTP (англ. Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почты) - это сетевой протокол, предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP. В настоящее время под "протоколом SMTP", как правило, подразумевают ESMTP и его расширения. ESMTP (англ. Extended SMTP) - масштабируемое расширение протокола SMTP.

SMTP протокол используется для отправки почты от пользователей к серверам и между серверами для дальнейшей пересылки к получателю. Чтобы доставить сообщение до адресата, необходимо переслать его почтовому серверу домена, в котором находится адресат. В настоящее время протокол SMTP является стандартным для электронной почты и его используют все клиенты и серверы.

Сам по себе протокол SMTP не имеет возможности отсылать текст на национальных языках (например, кириллице), а также отправлять двоичные файлы (такие как изображения, видеофайлы, программы или архивы). Для снятия этого ограничения был разработан стандарт MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions), который описывает способ преобразования двоичных файлов в текстовые [28, c. 156].

Сервер SMTP - это конечный автомат с внутренним состоянием. Клиент передает на сервер строку команда<пробел>параметры<перевод строки>. Сервер отвечает на каждую команду строкой, содержащей код ответа и текстовое сообщение, отделенное пробелом. Между сервером и клиентом возникает "электронный диалог". Следует отметить, что все вышеописанные низкоуровневые команды работы с протоколами уже прописаны в памяти ваших программных клиентов или функциональных модулях веб-страниц, поэтому их использование Вам не грозит, просто вводите имя пользователя в нужное поле, а клиент уже сам генерирует команду user.

Выбор почтового сервера зависит от ваших целей и возможностей: обычным пользователям необязательно тратиться на платную и иногда дорогостоящую почтовую систему, в то время как предприятиям лучше не экономить, а выбирать более безопасный вид связи.

Работа с почтовым сервером проходит по следующей несложной схеме: авторизация - транзакция - обновление - отключение. Небольшой совет: Имя пользователя для почтового ящика выбирайте проще, а пароль сложнее, но так, чтобы можно было вспомнить.

Если Вы используете программный продукт для работы с почтовой системой - то, запомните, протокл POP3. Если пользуетесь почтой непосредственно на сервере (например, заходите на страницу Mail.ru и все транзакции совершаете там), значит, Вы работаете по протоколу IMAP4. Рабочую корреспонденцию, особенно если род деятельности состоит в частых командировках, лучше хранить на сервере для удобства доступа к ней из любой точки мира посредством глобальной сети.

При отправке почты письмо доходит до почтового сервера домена, а потом уже до адресата.

Электронное письмо состоит из следующих частей [14, c. 27].

• 1. Заголовков SMTP-протокола, полученных сервером. Эти заголовки могут включаться, а могут и не включаться в тело письма в дальнейшем, так что возможна ситуация, когда сервер обладает большей информацией о письме, чем содержится в самом письме (так, например, поле RCPT TO указывает получателя письма, при этом в самом письме получатель может быть не указан). Эта информация передаётся за пределы сервера только в рамках протокола SMTP, и смена протокола при доставке почты (например, на узле-получателе в ходе внутренней маршрутизации) может приводить к потере этой информации.
• 2. Самого письма (в терминологии протокола SMTP - 'DATA'), которое в свою очередь состоит из следующих частей, разделённых пустой строкой.
• 3. Заголовков письма. В письме указывается служебная информация и пометки почтовых серверов, через которые прошло письмо, пометки о приоритете, указание на адрес и имя отправителя и получателя письма, тема письма и другая информация.
• 4. Тела письма. В теле письма находится, собственно, текст письма. Согласно стандарту, в теле письма могут находиться только символы ASCII. Поэтому при использовании национальных кодировок, различных форм представления информации (HTML, RTF, бинарные файлы) текст письма кодируется по стандарту MIME и не может быть прочитан человеком без использования декодера или почтового клиента.

Почтовый клиент - программа, предназначенная для получения, написания и хранения электронной почты. Мир почтовых клиентов интересен тем, что здесь не найти доминирующего продукта. Кроме того, немало пользователей всемирной сети предпочитают работать с почтой через Web-интерфейс, используя браузер [21, c. 93].

Все современные популярные почтовые клиенты умеют работать через протоколы POP и IMAP. В качестве десерта, некоторые разработчики расширяют наш рацион возможностью работы с группами новостей USENET и чтением RSS-новостей.

Рассмотрим некоторые из самых популярных почтовых клиентов.

1. The Bat! 3.62 PRO. Интерфейс The Bat! является эволюционным развитием технологий, заложенных еще в девяностые годы прошлого столетия. За последние годы почтовый клиент обрел новые черты в виде красивых иконок на панели инструментов, а сами панели можно перемещать мышью в пределах всего рабочего окна программы (рис. 1.2).

The Bat! показывает неплохую скорость работы. Почтовый клиент демонстрирует среднее время первой загрузки и довольно быстро отображает сообщения с рассылками, имеющими HTML-форматирование. Обладая многопоточностью, The Bat! позволяет получать и отправлять письма одновременно, что повышает скорость взаимодействия с серверами (рис. 1.3). Скромные системные требования позволяют летучей мыши быстро работать даже на устаревших рабочих станциях.

Рис. 1.2 - Интерфейс The Bat! 3.62 PRO

Рис. 1.3 - Отправка сообщения в почтовом клиенте The Bat!

Мощные инструменты управления шаблонами позволяют гибко настраивать приветствия и подписи в соответствии с вашими предпочтениями. The Bat! - единственный почтовый клиент, в котором вы можете применить выравнивание "по ширине" в текстовом режиме. Кроме того, если вы перепутали регистр букв, то это можно быстро исправить с помощью специальной группы функций. Быстрые шаблоны позволяют автоматизировать ввод часто употребимых фраз. Поддержка "девизов" придает дополнительный шарм и элементы юмора в личной переписке.

Серьезные проблемы начинаются, когда вы переходите в режим создания сообщений в формате HTML. Вы не можете разорвать цитату и вынуждены целиком вводить свой текст над/под исходным сообщением. При изменении формата из HTML в простой текст количество строк в сообщении удваивается. Вслед за каждой информативной строкой будет следовать еще одна, пустая [30, c. 156].

Создаваемое сообщение в формате HTML превышает размер аналогичного текстового сообщения более чем в 4 раза. The Bat! ориентирован на серьезного пользователя, для которого предоставляется масса сервисных функций. Процесс обмена сообщениями с сервером тщательно визуализирован, вы можете видеть наглядный индикатор, отображающий прогресс работы. Весьма полезным бывает наличие журнала работы, где сохраняется информация обо всех сетевых операциях.