Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.
Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Минске передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока.
В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей, в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.
В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.
В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.
Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).
В первую очередь, в организации необходимо определить и нормативно закрепить в локальных правовых актах, какая система пересылки электронных сообщений является системой ЭП организации (так называемая "корпоративная система ЭП (далее - СЭП)). В том числе необходимо определить основной официальный адрес ЭП организации, то есть аналог обычного почтового адреса для электронной корреспонденции [37, c. 140].
Для идентификации СЭП организации необходимо четко определить комплекс программно-технических средств, используемых для ее функционирования, и/или систему официальных адресов ЭП, используемых работниками организации. Примеры формулировок текстов локальных нормативных правовых актов:
"Система электронной почты СП "Софтформ" ООО представляет собой комплекс программно-технических средств, включающих почтовый сервер Microsoft Exchange Server 2007 и почтовые клиенты Microsoft Outlook, используемые работниками СП "Софтформ" ООО для осуществления отправки и получения сообщений электронной почты в соответствии с локальными правовыми актами. Официальным адресом электронной почты СП "Софтформ" ООО является Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script
Работникам, использующим систему электронной почты СП "Софтформ" ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фамилия.имя@домен.bу (например: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script )".
Или:
"Система электронной почты СП "Софтформ" ООО представляет собой совокупность электронных почтовых адресов (ящиков), предоставляемых ОАО "Хостер" согласно договору от 14.02.2010 № 19/26 и используемых работниками СП "Софтформ" ООО для отправки и получения документов в электронном виде в соответствии с локальными правовыми актами.
Официальным адресом электронной почты СП "Софтформ" ООО является Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script
Работникам, использующим систему электронной почты СП "Софтформ" ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фaмилия.имя@домен.by (например: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script ).
В локальных правовых актах организации следует определить, для достижения каких целей и решения каких задач будет использоваться СЭП. Определение целевого назначения СЭП организации необходимо для закрепления порядка и правил ее использования, а также определения ответственности работников за ее нецелевое использование.
Целью использования ЭП может быть, например, осуществление оперативной документированной коммуникации с филиалами, подчиненными и иными организациями, а также внутри организации. Для решения указанной цели могут ставиться следующие задачи [37, c. 142]:
В качестве локальных правовых актов, определяющих СЭП организации и закрепляющих порядок ее использования, могут выступать приказы (распоряжения) руководителя, инструкция по делопроизводству, инструкция по использованию ЭП в организации, положение об информационной безопасности и т. д. Установление права собственности на информацию, пересылаемую посредством СЭП организации.
После того, как СЭП организации будет четко идентифицирована, а также будут определены цели и задачи ее использования, необходимо закрепить право собственности на документированную информацию, пересылаемую посредством СЭП организации.
Установление права собственности на всю или определенную часть документированной информации, пересылаемой посредством СЭП организации, является важным условием правового регулирования ее использования в деятельности организации.
При установлении права собственности на такую информацию может использоваться два подхода: право собственности на всю информацию, отправляемую и получаемую работниками посредством СЭП организации, закрепляется исключительно за организацией; право собственности разграничивается в зависимости от содержания информации, пересылаемой посредством СЭП организации.
Первый подход является наиболее приемлемым, так как на законном основании позволит в максимальной степени контролировать состав и содержание документированной информации, получаемой и отправляемой с помощью СЭП организации (в ручном, автоматизированном или смешанном режимах), а также устанавливать ответственность работников за нарушение порядка использования ЭП. При таком подходе ответственность перед сторонними лицами за содержание отправляемых работниками сообщений полностью возлагается на организацию.
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:
"Информация, пересылаемая посредством системы электронной почты предприятия, является исключительной собственностью предприятия.
Использование системы электронной почты предприятия в личных целях не допускается".
Второй подход может применяться в случае, если организация допускает использование работниками СЭП в личных целях. Такой подход подразумевает необходимость определения четких критериев того, какая информация, пересылаемая посредством СЭП организации, будет являться собственностью организации, а какая - собственностью работников.
Определение собственника информации может производиться на основании формальных и/или содержательных критериев.
В первом случае, например, может определяться, что к категории личных сообщений относятся сообщения с пометкой "Личное" либо сообщения, отправляемые работниками в установленное время (во время обеденного перерыва, после окончания рабочего дня и т. д.).
Во втором случае критерием отнесения сообщений к категории личных будет служить их содержание.
Независимо от критериев отнесения сообщений ЭП к категории личных необходимо установить порядок, при котором обработка и хранение личной электронной корреспонденции должны осуществляться отдельно от служебной корреспонденции. В том числе все личные документы ЭП в автоматическом или ручном режиме должны отделяться от служебной электронной корреспонденции и группироваться в самостоятельные электронные папки в почтовых ящиках, перемещаться в отдельные рабочие области (электронные папки) на персональных компьютерах, предназначенные для личных файлов работников, и т. д.
Необходимо учитывать, что порядок, при котором допускается использовать СЭП организации в личных целях, создает дополнительные трудности и риски, связанные с необходимостью соблюдения тайны личной переписки работников, ростом объемов почтового трафика, увеличением потерь рабочего времени работников, связанных с получением и отправкой личной корреспонденции, риском компрометации репутации организации в случае использования работниками СЭП для несанкционированных рассылок и др.
Для предотвращения подобных издержек может быть определен порядок, при котором работники будут использовать для личных целей не СЭП организации, а личные почтовые ящики, расположенные на сторонних информационных ресурсах, доступ к которым осуществляется посредством сети Интернет (например, www.mail.ru, www.yandex.ru и т. д.).
Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:
"Система электронной почты СП "Софтформ" ООО используется для отправки и получения служебной электронной корреспонденции в рамках выполнения функций и задач деятельности организации.
Использование системы электронной почты СП "Софтформ" ООО в личных целях не допускается.
Для отправки и получения электронных сообщений личного характера допускается использовать сторонние ресурсы сети Интернет в соответствии с Правилами доступа к сети Интернет, утвержденными приказом директора СП "Софтформ" ООО от 15.07.2010 №59".
Для соблюдения работниками установленного порядка использования СЭП организации в локальных нормативных правовых актах организации необходимо закрепить обязанности работников по соблюдению таких правил и ответственность за их нарушение. В качестве таких правовых актов могут выступать положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам, инструкция по делопроизводству организации и т. д. Четкое установление обязанностей и ответственности по работе с документами ЭП требуется для того, чтобы в случае необходимости создания или получения документации было ясно, кто ответственен за осуществление необходимых действий [40, c. 103].