В подавляющем большинстве организаций, в том числе в тех, где определен порядок использования ЭП, правила хранения электронных сообщений не регламентированы. В половине случаев сроки хранения электронных сообщений определяются работниками самостоятельно, и только в 30 % случаев в этом участвуют служба ДОУ, архив и экспертная комиссия организации.
При ведении переписки посредством ЭП более половины опрошенных организаций используют собственный почтовый сервер (Microsoft Exchange, Lotus Notes, Sendmail, Postfix и др.). Те, кто его не имеют, пользуются услугами сторонних почтовых сервисов, как платных, так и бесплатных, в том числе публичными бесплатными серверами (например, tutby или mail.ru) пользуется около 20 % респондентов. Как правило, это небольшие организации или организации с малой численностью офисных работников. При проведении анкетирования фиксировались мнения различных организаций о том, какие аспекты работы с электронными документами и ЭП недостаточно отражены в существующих нормативных и методических документах по делопроизводству и архивному делу. Суммируя полученную информацию, можно отметить следующие наиболее частые и существенные замечания и предложения [39, c. 43]:
По результатам проведенного анализа результатов анкетирования можно сделать следующие выводы.
Наиболее широко и комплексно порядок работы с ЭД и ЭП регламентируется в органах государственного управления, а также в организациях банковской сферы. В наименьшей степени правила использования ЭП регламентированы в небольших организациях. Учитывая, что среди таких организаций встречаются источники комплектования государственных архивов, отсутствие продуманного порядка работы с ЭП, в том числе обеспечения учета и сохранности пересылаемых посредством ее документов, может негативно сказаться на качестве и полноте передаваемых на постоянное архивное хранение документальных массивов организации.
Используемый во многих организациях подход, при котором порядок использования ЭП закрепляется в нескольких внутренних организационных и/или распорядительных документах, представляется оправданным. Данная ситуация обусловлена разнообразием регламентируемых вопросов, затрагивающих как различные организационно-правовые, в том числе делопроизводственные, так и технические аспекты. В большинстве организаций объем официальной (юридически значимой) электронной переписки чаще всего меньше объемов неофициальной информации, пересылаемой посредством ЭП. При этом значительные объемы юридически значимой электронной корреспонденции в большинстве случаев пересылаются лишь в рамках функционирования системы ЭП госорганов Mail.gov.by, ведомственных (корпоративных) компьютерных сетей и систем электронного документооборота. Указанный факт во многом обусловлен такими факторами, как отсутствие единой общереспубликанской системы управления открытыми ключами ЭЦП, проблемы совместимости ЭЦП и т. д. Данные факторы в настоящее время сдерживают широкое распространение полноценного юридически значимого электронного документооборота между госорганами, организациями и гражданами. Несмотря на указанное, в настоящее время ЭП используется для пересылки практически любых категорий документов, пересылающихся ранее исключительно на бумаге. С ее помощью осуществляется пересылка организационных и распорядительных документов, договорной, плановой и отчетной документация, финансовых, бухгалтерских документов и др.
Массовое использование ЭП демонстрирует ситуацию, при которой во многих организациях на смену централизованному порядку отправки и получения документов через службу ДОУ приходит децентрализованный порядок, при котором электронная корреспонденция отправляется и получается работниками организации напрямую через персональные служебные ящики ЭП или даже через личные (неслужебные) ящики ЭП, доступ к которым имеет исключительно сам работник. Учитывая это, а также отсутствие должной регламентации порядка использования ЭП, в ряде организаций может складываться ситуация, при которой работники организации оперируют значительными массивами не учитываемых и не контролируемых документов, что может приводить к следующим проблемам: отсутствие должного контроля за документальными массивами организации со стороны ее руководства и, как следствие, потенциальная возможность утраты значительного количества информации о деятельности организации, а также снижение управляемости внутренних деловых процессов; неоправданное "обеднение" архивных фондов организаций (особенно актуально в отношении организаций - источников формирования Национального архивного фонда).
Дополнительную лепту в недостаточное осознание работниками значимости ЭП как инструмента деловой деятельности и важности соблюдения определенных правил при работе с ней, в том числе в части сохранения информации, вносит то, что в большинстве организаций не проводится обучение работников правилам работы с электронными документами и ЭП, а также в целом использованию информационных технологий в повседневной деятельности [39, c. 45].
Проведенное исследовании продемонстрировало, что подавляющее большинство организаций при экспорте сообщений ЭП из почтовой системы в автоматизированную систему ДОУ либо при их распечатке экспортируют (распечатывают), помимо основного содержания, лишь "стандартный" набор дополнительной информации (адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения). Организации не учитывают и не используют иные сведения из служебного заголовка сообщения ЭП, которые могли бы способствовать выявлению способов создания и путей передачи электронных сообщений в информационных и/или доказательных целях. Подобный факт демонстрирует недооценку организациями того, что при работе с ЭП важно сохранять не только основное содержимое электронных сообщений и прикрепленных к ним документов, но и контекстную информацию о процессах создания и транспортировки данных сообщений. Подобная ситуация может быть обусловлена несколькими причинами: незнанием сотрудниками организаций, отвечающими за работу с ЭП, ряда технических особенностей ее использования, а также использованием в ДОУ только тех возможностей, которые предоставляются стандартным массовым программным обеспечением, не учитывающим многих особенностей ведения делопроизводства.
Последнее еще раз демонстрирует ситуацию, когда при отсутствии продуманной комплексной государственной политики по стандартизации и нормативному регулированию автоматизации ДОУ, технологии работы с документами в электронном виде во многих организациях обуславливаются и ограничиваются возможностями существующих программно-технических средств, ориентированных в первую очередь на "усредненного" массового потребителя и не учитывающих специфику ведения делопроизводства в организациях в соответствии со сложившейся отечественной нормативно-методической средой, практикой и традициями делопроизводства и архивного дела. Проблемы соответствия программно-технического обеспечения требованиям и традициям делопроизводства в большой степени решаются в организациях, внедряющих автоматизированные системы ДОУ. Однако, как было отмечено выше, и в этой ситуации остаются проблемы, в том числе связанные с вопросами взаимодействия подобных систем между собой, обеспечения долговременной сохранности, создаваемой при их использовании документированной информации и т. д.
В большинстве организаций происходит ежегодное увеличение объемов переписки, при этом количество отправляемых и получаемых сообщений ЭП чаще всего значительно превышает количество бумажной корреспонденции. Также можно констатировать, что чем крупнее организация, тем в большей степени (в больших пропорциях) у нее растет объем отправляемой и получаемой ЭП. Отсутствие роста объемов электронной переписки, в том числе по отношению к переписке бумажной, характерно лишь для отдельных небольших организаций.
Белорусско-чешское совместное предприятие "Софтформ" Общество с ограниченной ответственностью (СП "Софтформ" ООО) основано 27 июля 1999 года в городе Минске по улице Промышленной, 8А на территории свободной экономической зоны.
Основное направление деятельности - проектирование и производство качественной офисной корпусной мебели, школьной мебели и частей мебели, изготовленных по технологии "софтформинг". В настоящее время СП "Софтформ" ООО выпускает следующую продукцию:
1. Офисная мебель. Включает 3 вида: мебель для руководителя, комплексный офис, оперативная мебель.
Мебель для руководителя состоит из 3-х серий: серия "Борн", серия "Вельс", серия "Соренто".
В Комплексный офис входят серия "Берлин" и серия "Берлин-директор".
Оперативная мебель представлена сериями "Компромисс", "Европа", "Практика", "Модерн".
Существующая система планирования и контроля на производстве находится в постоянном совершенствовании и развитии. Все усилия направлены на то, чтобы клиенты получали продукцию в оговоренные сроки и надлежащего качества. Высокие требования в производстве обеспечены использованием современных высококачественных станков и многофункциональных обрабатывающих центров европейских производителей (80 % парка станков составляет оборудование компании IMA). Все поступившие заказы проходят обработку и подготовку к производству в технологическом отделе за несколько дней до начала раскроя первой заготовки. Высокая компетенция технологов, согласованность их действий со специалистами производственного участка помогают добиваться рациональности в расходовании материалов, правильно определить загрузку мощностей. Тщательно проработанные технологические карты, постоянный контроль выполнения графика производства позволяют сглаживать возможные отклонения, достигать желаемого качества операционных процессов и высокой производительности труда. Система строгого пооперационного контроля способствует снижению на выходе количества изделий, несоответствующих требованиям ГОСТа. На рабочих местах ведутся журналы пооперационного контроля, где фиксируется деталь, над которой производится технологическая операция и отметка мастера о проверке технологической операции. Применение логистических подходов в производстве и складировании готовых изделий, использовании деталей и фурнитуры позволяет предприятию быть гибкими при увеличении объемов производства, своевременно учитывать фактор сезонности.