Материал: Применение информационных технологий в организации труда почтальонов

ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА ПОЧТАЛЬОНА

1.Теоретические аспекты организации и автоматизации труда почтальона

Автоматизация труда - первоочередное направление совершенствования республиканского унитарного предприятия «Белпочта» (далее – РУП «Белпочта»), когда функции управления, до этого совершавшиеся человеком, передаются современным ПК и мобильным устройствам. Автоматизация труда - основа развития современной промышленности, генератор движения технического прогресса. Ее цель заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают частичную, комплексную и полную автоматизацию труда. Автоматизация труда является залогом успешного функционирования РУП «Белпочта». Данная технология требует квалифицированного подхода и понимания всех аспектов предприятия. Впоследствии профессиональные знания воплощаются в описании процессов и выражаются в упрощенном управлении ими.

Профессиональное описание процессов обладает рядом неоспоримых преимуществ и позволяет обеспечивать:

• 
  увеличение скорости обработки информации;
  
• 
  повышение технологичности оказываемых услуг;
  
• 
  согласование действий персонала;
  
• 
  контроль над объемами информации;
  
• 
  автоматизация ручного труда;
  
• 
  сокращение ошибок;
  
• 
  расширение клиентской базы;
  
• 
  повышение лояльности клиентов;
  
• 
  качественная отчетность;
  

Для многих стран это уже стало нормой жизни и незаменимым помощником на объектах почтовой связи. В большинстве своем автоматизация труда предприятия представляет собой единую систему, в которой хранится вся информация. Само по себе это уже является огромным преимуществом. Если все данные, образно говоря, рассредоточены по всему РУП «Белпочта», то поиски нужной информации не просто отнимают уйму времени, но и отрывают от работы других сотрудников. Автоматизация труда решает эту проблему, позволяя получать доступ к любым документам в электронном виде из системы.

В настоящее время большое внимание уделяется экономической деятельности торгового характера. Основным критерием оценки деятельности почтальона является объем продаж.

1.1.Сущность организации труда почтальона

В своей работе почтальон по доставке ПО и печатных СМИ руководствуется:

• 
  Законом РБ “О почтовой связи” (далее - Закон);
  
• 
  Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 г. № 1111 (далее - Правилами);
  
• 
  Технологией приема, обработки и пересылки внутренних и международных почтовых отправлений, утвержденной генеральным директором РУП “Белпочта” 31.05.2007 г. (далее - Технологией);
  
• 
  Инструкцией по выплате пенсий и пособий через организации почтовой связи, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства связи РБ 26.05.2003 г. № 64/13;
  
• 
  прочими технологическими инструкциями, а также нормативными правовыми актами, приказами, распоряжениями объектов почтовой связи, касающимися работы почтальонов.
  

Рабочее время почтальона устанавливается на основании типовых нормативов времени на получение, обработку и доставку почтовых отправлений, СМИ, пенсий и пособий, переводов, товарно-материальных ценностей и оказании дополнительных услуг населению.

Норма времени обслуживания почтальоном доставочного участка складывается из времени:

• 
  на выполнение работ внутри ОПС;
  
• 
  на выполнение работ на доставочном участке;
  
• 
  на проход, проезд до доставочного участка и по его территории с учетом поправочного коэффициента;
  
• 
  на обслуживание рабочего места;
  
• 
  на регламентированные перерывы;
  
• 
  на подготовительно-заключительную работу.
  

На каждом рабочем месте почтальона должны быть в наличии:

• 
  должностная инструкция почтальону (Приложение Б );
  
• 
  схема маршрута движения почтальона с указанием опасных мест, переездов, переходов, утвержденная начальником ОПС. Почтальон ознакамливается со схемой маршрута движения под расписку с указанием даты ознакомления. Схемы должны храниться в ящике рабочего стола почтальона;
  
• 
  ходовик (формируется почтальоном согласно схеме маршрута движения почтальона) с указанием адреса, ФИО подписчика или юр лица, наименование СМИ, количество экземпляров и период подписки (с … по …). В случае окончания либо продления срока подписки в ходовик вносятся соответствующие изменения;
  
• 
  ключи от шкафов почтовых опорных пунктов и абонентских почтовых шкафов, от кодовых замков дверей подъездов;
  
• 
  заявления о порядке доставки почтовых отправлений в адрес юридических лиц, расположенных в зоне обслуживания почтальоном доставочного участка, с указанием уполномоченных лиц на получение почтовых отправлений.
  
• 
  оплаченные заявления - распоряжения, касающиеся доставки почтовых отправлений и периодических средств массовой информации (далее – ПСМИ) в адрес юридических лиц;
  
• 
  оплаченные заявления и распоряжения клиентов, касающиеся доставки простых и заказных почтовых отправлений и ПСМИ.
  

Каждый почтальон должен быть обеспечен средствами индивидуальной защиты, средствами самообороны (газовыми баллончиками и (или) электрошоковыми устройствами), карманными фонарями, свистками, специальным жилетом или поясной сумкой для ношения денежных средств.

Почтальон должен прибыть в ОПС в специальной или форменной одежде, в специальной обуви, содержащейся в опрятном виде, не позднее времени установленного графиком выхода на работу, и доложить о своем приходе руководителю ОПС. Предъявить начальнику ОПС для проверки наличия и работоспособности специальный жилет (поясную сумку) для ношения денежных средств, газовый баллончик или электрошокер. Составить кассовую справку ф. МС-42 на принятые средства за оказанные услуги при обслуживании доставочного участка.

Почтальон сдает начальнику ОПС (заместителю) отчет по принятым и неврученным (неоплаченным) почтовым отправлениям, ведомости на выплату пенсий, ведомости на оплату переводов, бланки строгой отчетности (далее - БСО) ф. 1, ф. 5, первичные учетные документы (ф. КВ-1), товарно-материальные ценности, учинив разборчивую роспись в строке расписки ф. ПС 55 «Отчет сдал». Почтальон оформляет и прикрепляет справки ф. ПС20 на почтовые отправления и ПСМИ, недоставленные (неврученные) по причине неисправности абонентских почтовых шкафов или индивидуальных почтовых ящиков, и отсутствия в момент доставки адресатов. В справке ф. ПС20 указывает дату доставки и причину невручения (открыт почтовый ящик (далее – п/я), нет дома(далее – н/д), оставлено извещение (далее – ост.изв.)). Оформляет уведомления о вручении почтовых отправлений, в том числе с отметкой «Судебная повестка. С заказным уведомлением», с отметкой «Вручить лично». При вручении юридическому лицу почтового отправления с уведомлением, на уведомлении почтальоном указывается дата получения и слова «уполномоченному лицу». Почтальон в сельской местности сдает отчет о проделанной работе на следующий рабочий день, в городских ОПС – в конце рабочего дня.

Почтальон ознакамливается с приказами, указаниями, а также с изменениями и распоряжениями, касающимися его обязанностей, подготавливает свое рабочее место, получает у начальника ОПС почтовые отправления подлежащие доставке, производит расфальцовку газет, проверяет соответствие полученных ПСМИ с количеством, указанном в контрольно-сортировочной таблице. Осуществляет отметку на ПСМИ в адрес физических и юридических лиц в соответствии с данными «ходовика». Подкладывает расписанные газеты согласно маршруту движения по доставочному участку. Получает регистрируемые почтовые отправления, подлежащие доставке на дом, отправления гибридной почты, ведомости на выплату пенсий и пособий, товарно-материальных ценностей(далее – ТМЦ), БСО, стикеры штрихкода, товары потребительского спроса (далее – ТПС) и прочие отправления, извещения, а также денежные средства, учиняет разборчивую подпись в строке «Принял» в расписке ф. ПС 55. В присутствии начальника ОПС раскладывает по карманам специального жилета(поясной сумки) денежные средства в соответствии с очередностью их доставки получателям. Почтальон получает устный инструктаж о действиях на доставочном участке в случае возникновения нештатной ситуации. Подкладывает отправления письменной корреспонденции (далее – ОПК) (отдельно простые, заказные, правительственные) согласно маршруту движения по доставочному участку.

При работе на доставочном участке почтальон осуществляет выемку писем из почтовых ящиков, соблюдает маршрут движения по доставочному участку согласно утвержденной схеме, предоставляет услуги на дому, дает разъяснения по вопросам адресования, приема и выдачи (оплаты) почтовых отправлений, пенсий (пособий), денежных переводов, о времени производства почтовых операций в ОПС, наличные денежные средства, предназначенные для оплаты денежных переводов, пенсий и пособий в пути следования на доставочном участке хранить только в поясной сумке или карманах специального жилета. Кроме того, при работе почтальон обязан обеспечивать сохранность денежных средств, ТМЦ, почтовых отправлений, соблюдать требования инструкций по охране труда, выполнять требования Памятки для почтальонов, осуществляющих доставку денежных переводов, пенсий и пособий адресатам, исполнять другие обязанности, предусмотренные должностной инструкцией.

1.2.Автоматизация труда почтальона

Автоматизация труда в РУП “Белпочта” для почтальонов предполагает использование автоматических систем и средств удаленного управления и контроля производственными процессами при помощи заранее четко заданных параметров работы. Участие человеческого труда обусловлено контролирующей и управляющей функцией.

Одним из способов системы автоматизации можно рассмотреть такой как «Внедрение приложения для мобильного телефона «Smart ПАК». Приложение не может находиться в свободном доступе для скачивания. Установка будет производиться на мобильное устройство почтальона инженером-программистом.



Рисунок 1 – Графическое изображение мобильного приложения

Оно позволит почтальонам посредством мобильного телефона оказывать населению услуги почтовой связи:

• 
  прием платежей в ЕРИП посредством АИС “Расчет”;
  
• 
  прием индивидуальной подписки на СМИ;
  
• 
  выплата пенсий и пособий;
  
• 
  оплата переводов на дому;
  
• 
  реализация товарно-материальных ценностей;
  
• 
  дополнительные услуги.
  

Рисунок 2 – Запуск приложения

До начала оказания услуг посредством приложения “Smart ПАК” почтальон должен пройти процедуру аутентификации (ввести логин почтальона и пароль).

Рисунок 3 – Авторизация пользователя

Далее для использования приложения после разблокировки устройства почтальонам необходимо будет набирать только пин-код. Рабочая смена откроется сразу после процедуры аутентификации. Затем почтальон может приступать к оказанию услуг клиентам.



Рисунок 4 – Меню приложения «Smart ПАК»

Прием платежей в ЕРИП посредством АИС “Расчет”.

Прием платежей осуществляется на основании информации, предъявляемой плательщиком. Для осуществления платежа необходимо ввести запрашиваемые параметры (лицевой счет, ФИО, адрес и пр.)и далее включить платеж в корзину либо сразу оформить его.



Рисунок 5 – Меню приема платежей



Рисунок 6 – Форма ввода данных для приема платежей

Прием индивидуальной подписки на СМИ.

Прием подписки посредством “Smart ПАК” осуществляется согласно условиям подписного каталога, загруженного на сервере, от физических лиц на основании информации, представленной подписчиком в устной или письменной форме: наименование печатного СМИ, индекс, адрес доставки печатного СМИ, подписной период, фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) подписчика. Допускается осуществлять оформление подписки путем ввода всех необходимых данных (новый подписчик), а также путем поиска данных подписчика по ранее оформленной подписке (история подписчика). Почтальон на основании представленной подписчиком информации осуществляет оформление подписки в “Smart ПАК”. По завершению ввода всех необходимых данных для оформления подписки почтальон осуществляет расчет с клиентом. В подтверждение приема подписки и совершения оплаты почтальон выписывает клиенту квитанцию.

Выплата пенсий и пособий

Почтальон получает от начальника ОПС наличные денежные средства. Просчитывает и сверяет с авансом на начало смены в “Smart ПАК”. При выходе в доставку берет у начальника напечатанную ведомость на выплату пенсий и ставит свою разборчивую подпись в расписке ф. ПС 55. После чего приступает к доставке пенсий и пособий на дому. При выплате почтальон отмечает в “Smart ПАК” выплачиваемую пенсию, и одновременно с этим дает клиенту расписаться в ведомости. После выплаты автоматически отобразится на сервере информация. Если же выплата не была произведена почтальон сделает отметку в приложении, чтобы информация вернулась на сервер.