Материал: Начинающим менеджерам. курс лекций в 2-х частях. Половинкина А.И., Половинкин И.С

надо отчаиваться, так как анализ поможет лучше использовать наше время. Прежде чем приступить к делу, следует уяснить несколько моментов, которые позволяют привести в порядок бюджет нашего времени:

1)использовать время следует исключительно на решение проблем, представляющих для нас наибольший интерес;

2)распределить время надо таким образом, чтобы его хватило и на решение непредвиденных проблем;

3)не нужно подгонять время и пытаться выжать из отрезка времени больше, чем это необходимо;

4)если для решения какой-то задачи мы располагаем достаточно большим количеством времени, то решать ее следует как можно быстрее и старательнее;

«Тот, кто правит временем — правит всем миром» (Врата Штейна).

5)следует избегать людей, отнимающих у нас время или стремящихся выиграть его за наш счет;

6)желательно стараться как можно более упростить менее важные для нас обыденные дела, чтобы высвободить для себя побольше времени;

7)целесообразно делать для себя через определенные промежутки времени отчет о его использовании;

8)необходимо беречь малые и даже самые маленькие промежутки времени;

9)не следует откладывать работу на потом, нужно не страшиться ее, а приниматься за дело немедленно;

10)излишний педантизм мешает делу. Люди, утверждающие, что делают все без исключения скрупулезно и основательно, оправдывают тем самым свою медлительность;

Планировать время — значит выиграть время. Подходы к решению этого вопроса могут быть самыми разными [60].

«Высокая скорость движения не имеет смысла, если не известен пункт назначения» (Мэйбел Ньюкомбер).

191

Спланируйте день с указанием перечня дел в порядке их важно-

сти!

Это первое и самое существенное звено в рациональной организации, ведь когда мы тратим время на планирование времени, его становится больше.

В конце 1920 г. видный общественный деятель, ученый и поэт А. К. Гастев начал создавать Центральный институт труда (ЦИТ). В 1921 г. прошла 1-я Всероссийская конференция по вопросам научной организации труда.

Концепция ЦИТ охватывала сферы техники и технологии, биологии, психофизиологии, экономики, истории, педагогики. ЦИТ создал систему подготовки квалифицированных рабочих, получившую известность как «метод обучения ЦИТ». На своих учебных базах в 170 городах ЦИТ подготовил свыше полумиллиона рабочих остродефицитных профессий.

Опубликованные труды А. К. Гастева во многом до сих пор не потеряли своего научного и практического значения, а его книга «Как надо работать» стала практическим введением в науку организации труда. Памятка А. К. Гастева «Как надо работать» была вывешена в приемной Совнаркома (табл. 11).

192

Окончание табл. 11

Правило работы

Предмет

внимания

6. Не берись за работу круто, входи в работу исподволь

Вход в 7. Если надо сильно приналечь, то сначала приладься, ис- работу пробуй вполсилы, а потом уже берись вовсю

8. Не работай до полной усталости. Делай равномерные отдыхи 9. Во время работы не ешь, не пей, не кури. Делай это в Режим

твои рабочие перерывы 10. Не надо отрываться в работе для другого дела

11. Работай ровно, работа приступами, сгоряча портит и работу, и твой характер

12.Если работа не идет, не волнуйся: надо сделать перерыв, успокоиться и снова за работу

13.Полезно в случае неудачи работу прервать, навести по-

рядок, прибрать рабочее место, облюбовать его и снова за Выдержка работу

14.При удачном выполнении работы не старайся ее показывать, лучше потерпи

15.В случае полной неудачи легче смотри на дело, попробуй сдержать себя и снова начать работу

16. Кончил работу — прибери все до последнего гвоздя, а

Еще раз

рабочее место вычисти

чистота и порядок

Эта памятка остается актуальной и сегодня!

Планирование работы на день рекомендуется проводить следующим образом. Дела на день записываются в специальном блокноте в порядке приоритета:

1.Важнейшие дела (в порядке их важности);

193

2.Срочные дела (в порядке срочности);

3.Текущие, несрочные дела (в порядке важности);

4.Дела типа «пока не спросят».

Небольшие усилия помогут превратить этот блокнот в источник ценной информации для анализа затрат времени:

сделав дело, зачеркните запись и поставьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время;

если дело сделано полностью, зачеркните, например, прямой сплошной чертой, если не полностью — волнистой; если это дело на поверку оказалось не вашим — пунктирной линией;

просматривание записей может открыть вам глаза на особенности вашего делового стиля и использования времени.

План лучше составлять с утра. Если вы составили его накануне, то утром проверьте себя («утро вечера мудренее»): за ночь мелочи отфильтруются и понимание степени важности различных вопросов станет более объективным.

Начинайте всегда с наиболее важных и срочных дел.

Чаще всего 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %, и наоборот, из 10 дел всегда найдется 2—3, сделав которые вы уже будете довольны всем днем.

Можно столкнуться с лавинообразным нарастанием, если решать только вопросы, которые «хватают за горло». Если вопросы решаются в стадии, когда они еще не перешли в статус «срочно», то времени тратится меньше.

«Кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих,

принципиальных, тот неминуемо будет на каждом шагу натыкаться на эти нерешенные вопросы» (В. И. Ленин).

Переходите к менее важным и менее срочным делам, только убедившись, что по приоритетным делам сделано все возможное.

Уединитесь от «текучки» хотя бы на 1час.

К управленцам обращаются так часто, что средний интервал между обращениями составляет не более 8минут. Однако если учесть, что

194

значительная часть времени уходит на совещания, ходьбу по кабинетам и т.д., то в остальное время эти интервалы значительно меньше. Поэтому не приходится надеяться на вдумчивое (без помех) рассмотрение важнейших дел, требующих, как правило, значительного времени.

Секретарь или опытный помощник оградить вас от многих мелких вопросов (хороший секретарь экономит руководителю до 30 % рабочего времени).

Способ «закрытые двери» является единственно приемлемым при написании серьезного документа, решении принципиально важного вопроса. Для этого необходимо запереться, включить автоответчик, а если его нет — попросту отключить телефон.

Если запереться нет возможности, можно уединиться там, где вас без подсказки (в случае крайней необходимости) не найти: в чьем-то временно свободном кабинете, в библиотеке, конференц-зале или другом свободном помещении.

Других столь же эффективных способов уйти от «текучки» мировая практика не выработала. При этом, как показывает опыт, за время уединения удается сделать то, что является наиболее важным и необходимым на данный момент. Именно за этот час вы и получите наибольшие результаты.

Занимайтесь в каждый момент только одним делом. Не «распыляйтесь».

Можно сравнить себя с песочными часами: они в каждый момент пропускают через свое горлышко только одну песчинку. Пропускайте через свое сознание в каждый момент только один вопрос — важнейший на данный момент и не переходите к другому, не закончив этого вопроса.

Постоянное «перескакивание» с вопроса на вопрос — расточительство времени, поскольку вновь вникать в вопрос — значит тратить на это дополнительное время. К тому же такое «перескакивание», как показывают исследования, отрицательно сказывается на

195