Общие черты неперспективных руководителей:
Отсутствие приоритета в делах. Нечеткая постановка целей.
Стремление слишком много сделать за один раз.
Отсутствие представления о задачах и путях их решения.
Незапланированные посетители. Отрывающие от дел телефонные звонки.
Плохое планирование рабочего дня. Личная неорганизованность. Беспорядок на письменном столе.
Неудовлетворительная система хранения документов и доступа к ним.
Неспособность сказать «нет».
Отсутствие самодисциплины. Неполная, запоздалая информация.
Неумение довести дело до конца. Поиск записей, документации, адресов.
Затяжные совещания. Недостаточная подготовка к обсуждениям и беседам.
Посторонние разговоры на частные темы (болтливость).
Отсутствие надежной коммуникации. Излишняя коммуникабельность.
Чрезмерность деловых записей. Чрезмерное количество времени, затрачиваемого на чтение.
Синдром откладывания дел «на потом».
Желание знать все факты и вникать во все детали.
Длительное ожидание приема у руководителя.
Спешка и нетерпение. Слишком малое делегирование полномочий.
Недостаточный контроль перепорученных дел.
«Ваша задача - постоянно учиться. Углубляйтесь дальше, чем остальные, только тогда вы окажетесь впереди» (Клеон Остин).
186
«ПРОФЕССОР И СТУДЕНТ» (очень старый анекдот)
Профессор спрашивает: " Что такое экзамен?" Студент: " Экзамен - это беседа двух умных людей". Профессор: " А если один из них ничего не знает?" Студент: " Тогда второй останется без стипендии".
«Шестьдесят лет назад я знал все; теперь я не знаю ничего. Образование — прогрессивное открытие нашего собственного невежества» (Уилл Дюрант).
Контрольные вопросы
1.Каковы основные тенденции современного менеджмента?
2.По каким критериям оцениваются результаты деятельности организации?
3.Каковы основные факторы эффективного менеджмента?
4.По каким показателям можно оценить качество управления?
5.Какими знаниями и навыками стоит обладать современному менеджеру?
6.Назовите черты неперспективных руководителей.
187
9. УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ И КАРЬЕРОЙ
Пока Вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим.
Питер Друкер
9.1.РОЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ В РАБОТЕ РУКОВОДИТЕЛЯ
9.2.РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ
9.3.ПРИМЕНЕНИЕ РЕКОМЕНДУЕМЫХ ПРАВИЛ
9.4.МОДЕЛЬ РЕАЛИЗЗАЦИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ КАРЬЕРЫ МЕНЕДЖЕРА
Американские теоретики и практики в области научной организации труда и эффективности работы еще в самом начале ХХ века обнаружили, что при отсутствии перерывов в работе ее эффективность резко снижается. Доказано, что наиболее оптимальным является режим ежечасного 10-минутного отдыха: каждые 60 минут своего рабочего времени мы 50 минут работаем и 10 минут отдыхаем [4].
9.1. Роль управления временем в работе руководителя
Кто не знает цену времени, тот не рожден для славы.
Люк Вовена
Одно из наиболее полных исследований этого вопроса проведено социологами на большом числе предприятий Урала. Оказалось, что продолжительность рабочей недели руководителей превышала 41часовую в 1,23-1,5 раза. В то же время коэффициент полезной занятости изменялся от 0,68 (у директора) до 0,77 (у начальников цехов). Перемножив среднюю переработку рабочей недели руководителей (4/3) на их средний коэффициент полезной занятости (3/4), получим
188
объем рабочей нагрузки в неделю (1). Этот несложный подсчет показывает, что совершенно справедливо утверждение: «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать».
Есть все основания не проходить мимо резерва рабочего времени и за его счет повысить на 1/3 эффективность его использования. А существуют ли деловые люди, которые успевают сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время? Такие люди (преуспевающие!) есть! [64].
Р. Брэнсон в своей книге «К черту всё! Берись и делай!» рассказывает о периоде в своей жизни, когда он довел эффективность управления своим бизнесом до такого уровня, что тратил на это всего 15 минут в день.
На вопрос коллег и друзей о том, как ему это удается, он отвечал: «Я просто не теряю ни секунды».
Какие же основные виды непроизводительного расходования рабочего времени?
Они делятся на два типа:
-присущие нам: недостаток опыта, уровня образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня;
-не зависящие от нас: избыток совещаний, на которые мы приглашены, вызовы к руководству и ожидание приема; ненужная отчетность; исполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций «крадет» от 20 до 40 % рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35 % времени (у многих — гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.
Прежде чем начать повышать эффективность использования вре-
мени, рекомендуют первым делом провести самофотографию своего рабочего дня — записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени. Эту работу еще называют хронометраж.
«Время, чтобы расслабиться, всегда наступает тогда,
когда у вас нет на это времени» (Сидней Дж. Харрис).
189
Если сложить получившиеся результаты о затратах времени за день, каждый почти наверняка ежедневно не досчитается нескольких часов. Это покажет наличие личных резервов и подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, вы будете знать структуру затрат времени и соотношение «затраты— результаты». Когда начнете работать над собой, сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые промежутки времени, продемонстрирует вам рост эффективности использования времени.
Другой способ получить объективную информацию — это фото-
графия вашего рабочего дня, проведенная кем-то из ваших коллег. И
чем результаты хуже, тем сильнее стимул исправить положение. В этом плане фотография может оказаться действенным стимулом к работе по самосовершенствованию.
«Потратив зря деньги, ты теряешь только деньги...
Потратив зря время, ты теряешь часть своей жизни» (Джо Райан).
Первое, с чего следует начать, — захотеть изменить существующую ситуацию со своим временем.
Выполнение этих простых рекомендаций помогает получить выигрыш в среднем 25-30 % времени.
Известны люди, которые стали успевать за день (и не только на работе) сделать в два раза больше дел. Это, конечно, исключение. Цифра же в 30 % выигрыша времени является совершенно реальной (и наиболее вероятной) для всякого человека, разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил и приемов.
9.2. Рекомендации по организации времени
Организовывайте свои часы так, как будто это наемные работники.
Герберт Ньютон Кэссон
Боритесь с временными потерями. Общие потери — это целые часы, которые складываются в течение дня из мелочей. Однако не
190