Материал: Автоматизированная информационная система управления персоналом

Таблица 3.3- Перечень полей таблицы "Сотрудники"

Разработанная на основе анализа технического задания и предметной области структура базы данных по учету материального стимулирования сотрудников обеспечивает:

1) требуемую информативность, так как содержит все необходимые сведения для учета осуществления материального стимулирования сотрудников и получения требуемых по техническому заданию сведений начисленным премиям;

2) хранение информации без избыточности, - структуры таблиц разработаны таким образом, чтобы исключить хранение одного и того же содержимого информационного поля в разных записях;

3) логическую целостность базы данных за счет предусмотренных полей связи Наименование подразделения и Сотрудники;

4) требуемую функциональность по запросам, определенным в техническом задании, а именно:

· вывод списка премированных сотрудников заданного подразделения;

· вывод списка сотрудников, получивших премию за заданный интервал дат;

· определение максимальной и минимальной премии из выплаченных сотрудникам данного подразделения за заданный интервал дат.

Описание схемы базы данных, таблиц и связей между ними

Схема разработанной базы данных по учету осуществления материального стимулирования сотрудников представлена на рисунке 3. Основные стандартные типы данных MS Excel приведены в приложении B.

Структура таблицы "Премии" представлена в таблице 3.4.

Таблица 3.4- Структура таблицы "Премии"

Структура таблицы "Подразделения" представлена в таблице 3.5.

Таблица 3.5- Структура таблицы "Подразделения"

Структура таблицы "Сотрудники" представлена в таблице 3.6.

Таблица 3.6- Структура таблицы "Сотрудники"

Рисунок 3.1- Схема базы данных

Разработанная схема базы данных, обеспечивая выполнение требуемых функций, устраняет избыточность хранения информации.

Логическая целостность базы данных обеспечивается заполнением идентификаторов, подстановкой и связыванием таблиц.

Таблица "Подразделения" связана с таблицей "Сотрудник" связью "одна-ко-многим", полями связи являются "Ид_подразделения" и "Подразделение".

Таблица "Сотрудники" связана с таблицей Премии" связью "одна-ко-многим", полями связи являются "Табельный номер" и "Сотрудники".

Ограничения на информацию

- Ограничения на вводимую информацию позволяют уменьшить вероятность ввода оператором ошибочных данных в базу.

Ограничения на информацию, вводимую в таблицы базы данных, сведены в таблицу 3.7.

Таблица 3.7- Ограничения на информацию

Реализация проекта

В качестве системы управления базой данных выбраны средства работы с данными MS Excel MS Office 2003. MS Excel, благодаря наличию специальных функций и команд, позволяет достаточно просто реализовать основные задачи СУБД, связанные с созданием и эксплуатацией базы данных.

Обеспечение логической целостности базы данных

Логическая целостность разработанной базы данных достигается за счет:

· обеспечения уникальности значений полей-идентификаторов;

· проверки данных при вводе их оператором;

· подстановки значений полей "Наименование подразделения" и "Сотрудники" таблицы "Премии" значениями из соответственно поля "Наименование подразделения" и поля "ФИО сотрудника" таблицы "Сотрудники";

· подстановки значений полей "Подразделения" таблицы "Сотрудники" значениями из соответственно поля "Наименование подразделения" таблицы "Подразделения";

· периодического поиска некорректных данных в уже существующей базе.

Задание параметров проверки и вывод правил ввода при выполнении проверки данных при вводе данных (в нашем случае пола) представлены на рисунке 4.1.

Ввод даты также сопровождается подсказкой и сообщением об ошибке в случае нарушения правил ввода (рисунок 5)

Рисунок 4.1- Задание параметров проверки и вывод правил ввода при выполнении проверки данных при вводе данных

Рисунок 4.2- Проверка вводимых значений при вводе дат

Подстановку рассмотрим на примере подстановки значения "Сотрудники" таблицы "Премии" значениями из поля "ФИО сотрудника" таблицы "Сотрудники".

Подстановка начинается с ввода знака "=" в ячейку поля "Сотрудники" таблицы "Премии" (рисунок 4.3.а), затем осуществляется переход на рабочий лист "Сотрудники", выделяется необходимая ячейка поля "ФИО Сотрудника" (рисунок 4.3.б) и нажимается клавиша Enter. В результате в ячейку таблицы "Премии" будет вставлена формула связи (рисунок 4.3.в). При выполнении подстановки необходимо следить, чтобы для ячеек таблицы "Премии", в которые осуществляется подставка, был задан формат "Основной".

Рисунок 4.3- Выполнение подстановки значения "Сотрудники" таблицы "Премии" значениями из поля "ФИО сотрудника" таблицы "Сотрудники".

Определение максимального и минимального размера премии

Задача определения максимального и минимального размера премий за заданный интервал времени в определенном подразделении реализована с использованием функции Excel ДМАКС и ДМИН на рабочем листе "Размер премии". Вид рабочего листа представлен на рисунке 4.4.

Функция ДМАКС возвращает наибольшее число в столбце списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям.

Синтаксис

ДМАКС(база_данных;поле;критерий)

База_данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Аргумент "поле"может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например "Возраст" или "Урожай" в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 - для первого поля, 2 - для второго поля и так далее.

Критерий - это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит по крайней мере одно название столбца и по крайней мере одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БД Функции.

Функция ДМИН возвращает наименьшее число в столбце списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям.

Синтаксис

ДМИН(база_данных;поле;критерий)

База_данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Аргумент "поле" может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например "Возраст" или "Урожай" в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 - для первого поля, 2 - для второго поля и так далее.

Критерий - это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит, по крайней мере, одно название столбца и, по крайней мере, одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БДФункции.

Рисунок 4.4- Рабочий лист "Размер премии"

- В ячейку D7 вносим формулу:

=ДМАКС(Премия!A1:E21;Премия!E1;L14:N15)

Здесь:

1. Премия!A1:E21

Аргумент База_данных, определяет диапазон ячеек на рабочем листе "Премия", который занимает таблица "Премия".