Материал: Автоматизированная информационная система управления персоналом

Весь бухгалтерский учет ведется в отделах (бюро) бухгалтерами. Они подчиняются главному бухгалтеру и его заместителю. Расчет заработной платы (и премии соответственно) проводит бюро учета расчетов с рабочими и служащими.

Шаблоны должностных инструкций главного бухгалтера и бухгалтера по расчету заработной платы представлены в приложении А.

Описание предметной области "Как есть"

Рассмотрим движение документов в процессе начисления премии.

Процедура начинается с заполнения табельщиком (или начальником цеха) табеля учета рабочего времени или сменно-суточного задания (план-факт), в табель заносятся также выходные, праздничные дни, больничные и т.п.

В конце календарного месяца все табели подписываются у начальников цехов (отделов). После чего передаются в расчетный отдел бухгалтерии (бюро учета расчетов с рабочими и служащими).

На основе полученных данных бухгалтер проводит предварительное начисление заработной платы. И передает данные о производительности того или иного сотрудника, данные о его заработной плате и остаток по нераспределенному фонду заработной платы начальнику цеха (отдела)

На основе этих данных начальники цехов подают генеральному директору на рассмотрении заявки о начисление тем или иным сотрудникам материального поощрения/помощи.

После утверждения заявок данные передаются в отдел делопроизводства, который формирует приказ о начислении премий/помощи и передает его на подпись генеральному директору.

После заверения приказ попадает в расчетный отдел и бухгалтер проводит окончательное начисление заработной платы сотрудникам.

Характеристика комплекса решаемых задач

Обоснование необходимости разработки и внедрения автоматизированной информационной системы

Анализ документооборота при начислении сумм материального поощрения, технология которого описана в предыдущем разделе, показывает, что в применяемой схеме бумажного документооборота можно выделить следующие узкие места:

· Расчет план/факта проводится вручную и, как правило, в конце месяца. Это приводит к многочисленным ошибкам и перепроверкам.

· Одним и тем же по сути документам приходится проходить процедуру согласования и утверждения по несколько раз.

· Схема начисления материального поощрения довольно запутанная и носит часто субъективный характер.

· Передача твердых копий документов на следующий этап обеспечивается сотрудником, работающим с документом на очередном этапе, либо его секретарем.

· Необходимость многочисленных извещений о прохождении этапов документооборота (с целью упрощения на схеме представлена только их часть).

Таким образом, можно сделать вывод, что существующая технология бумажного документооборота не обеспечивает требуемую безошибочность и оперативность в учете производительности, и осуществлении материального поощрения.

Одним из эффективных способов решения данной проблемы является переход к электронным документам и автоматизация документооборота.

Описание предметной области "Как должно быть"

Технология работы учета производительности и осуществления материального поощрения с использованием системы электронного документооборота выглядит следующим образом.

Табельщик ежедневно заносит сведения об учете рабочего времени (заполняет табель), а также данные о сменно-суточных заданиях (проставляет план-факт). Замечание. Данные переносятся с соответствующих бумажных носителей.

Еженедельно начальники цехов (отделов) проверяют внесенные данные. При необходимости вносятся корректировки.

В конце месяца бухгалтер на основе внесенных данных начисляет заработную плату и премию на основе заранее выбранной схемы. Электронный документ о начислении заработной платы и премий утверждают (ставится галочка об утверждении) начальники цехов и генеральный директор. После утверждения печатается приказ о начислении премий и подшивается в архив (при необходимости).

Сравнение технологии электронного документооборота с использованием системы электронного документооборота с существующей технологией позволяет выявить следующие преимущества использования СЭД:

· Подготовку и набор первоначальных данных для начисления заработной платы и премий выполняет табельщик.

· Отсутствует передача твердых копий документов (заявок, проектов договоров) на подготовительных стадиях.

· Движение документа осуществляется по безбумажной технологии управления ходом работ (workflow). Основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа.

· Твердые копии договора распечатываются только в конце процедуры начисления премий.

Перейти к полностью безбумажному документообороту пока не представляется возможным.

Функции пользователей системы

Анализ предметной области, технического задания позволил выявить пользователей и их основные функции. Спецификация пользователей системы электронного документооборота, на рабочие места которых будет установлено клиентское программное обеспечение, приведена в таблице 1

Таблица 2.1- Спецификация пользователей системы электронного документооборота

Требования к разрабатываемой системе

Анализ процессов делопроизводства при начислении заработной платы и премии в ОАО "НасосМаш" показал, что внедряемая система электронного документооборота должна обеспечивать следующий набор основных функций.

Регистрация документов.

Маршрутизация (обеспечение движения) документов.

Организация совместной работы с документами.

Контроль исполнения.

Потоковое сканирование бумажных документов (табель учета рабочего времени и т.д.).

Хранение документов.

Наличие развитых средств поиска информации.

Ведение базы данных по учету производительности, осуществлению материального и морального стимулирования.

Обеспечение авторизованного доступа.

Поддержка следующих форматов документов: Word, Excel, HTML, ASCII.

Соответствие процедур делопроизводства требованиям ГОСТ.

Работа в сети, поддержка технологии "клиент-сервер".

К дополнительным функциям системы (обеспечение которых возможно на дальнейших этапах внедрения) следует отнести:

1. Архивное хранение документов.

2. Криптографическая защита информации.

3. Электронный документооборот на основе электронной почты.

4. Работа с взаимосвязанными документами.

5. Построение территориально-распределенных корпоративных систем документооборота.

Проектирование элементов информационной системы

Обоснование выбора структуры базы данных

электронный документооборот автоматизированный информационный

Выбор структуры базы данных предшествует ее разработке средствами конкретной СУБД. Структура базы данных определяется моделью базы данных и разрабатывается таким образом, чтобы ее реализация не зависела от типа конкретной СУБД.

Разрабатываемая база данных по учету производительности и осуществления материального и морального стимулирования является реляционной базой данных и представляет собой набор таблиц и связей между ними. Анализ технического задания показал, что база данных по учету производительности и осуществления материального и морального стимулирования должна состоять из трех таблиц:

1. Премия

2. Подразделения

3. Сотрудники

Таблица "Премия" является основной таблицей, таблицы "Подразделения" и "Сотрудники" - вспомогательными справочниками.

Таблица "Премия" содержит основные сведения по учету материального стимулирования сотрудников предприятия.

Перечень полей таблицы "Премии" представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1- Перечень полей таблицы "Премии"

Таблица "Подразделения" является вспомогательным справочником, содержащим сведения о подразделениях предприятия. Перечень полей таблицы "Подразделения" представлен в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Перечень полей таблицы "Подразделения"

Таблица "Сотрудники" является вспомогательным справочником, содержащим сведения о сотрудниках предприятия. Перечень полей таблицы Сотрудники" представлен в таблице 3.3.