Дипломная работа: Автоматизация процессов управления взаимоотношениями с клиентами в службе реализации билетов ООО "МЕЛЬПОМЕНА"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
26
На рисунке 6 находится схема декомпозиции процесса регистрации и
обработки входящего документа.
Рисунок 6. Декомпозиция процесса Выбор операции
В результате рассмотрения входящего документа обычно формируется
внутренний и исходящий документ, а поступивший направляется в архив.
Заявки на абонементы, коллективные походы и бронь билетов,
поступившие в ООО «Мельпомена», принимаются сотрудником . Заявки,
поступающие на предприятие, проходят:
первичную обработку;
регистрацию;
оформление;
передачу на исполнение.
Клиент может получить нужную информацию о спектаклях и ценах на
билеты, забронировать один или несколько билетов, отменить бронь, а так же
выполнить возврат билетов.
27
В результате можно отметить возникновение таких проблем, как доставка
недостоверной и неполной информации, доставка не в срок, потеря данных, что
в свою очередь приводит к задержкам в оформлении документов и
замедлению работы предприятия.
Большой объем информации, обрабатываемой в компании ООО
«Мельпомена», вынуждает тратить соответствующее количество трудовых
ресурсов и времени на обработку, контроль и исполнение документов. В этой
связи целесообразно произвести оптимизацию работы предприятия с целью
сократить затрачиваемые ресурсы.
Также внедрение системы поможет наиболее точно и оперативно
отслеживать оборот всех документов организации.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Многие бизнес-процессы, происходящие в компании ООО «Мельпомена»
автоматизированы, однако при этом их сопровождают сопутствующие
документы и договора в электронной и печатной форме, которые не
задействованы с другими процессами и потоками в одну информационную
среду.
Отсутствие взаимодействия между бизнес-процессами, документами и
материальными потоками способствует возникновения целого спектра проблем
[2, c. 108]:
несоответствие текущего состояния материальных потоков
соответствующем документам;
незафиксированные в документальном виде изменения в
материальных потоках и процессах;
долгий поиск взаимосвязанных договоров по разным
подразделениям;
повыторы и неточности, вероятность несоответствий и ошибок;
28
отсутствие единого представления состояния дел и сложность в
прогнозирование и принятии управленческих решений;
непрозрачность бизнес-процессов разработки, утверждения,
согласования и контроля за реализацией договоров.
Работник, как правило, затарчивает довольно много времени на поиск
необходимой информации (как показывает статистика на это тратится около
40% рабочего времени) или восстановление ее снова – взамен повторного
использования документов, имеющихся «где-то в фирме» (около 70% случаев).
При такой разрозненности данных и документов крайне сложно обеспечить их
безопасность, целостность и непротиворечивость.
Далее выполним расчеты, с помощью которых можно оценить
эффективность внедрения автоматизированного подхода для работы с
клиентами.
Допустим, что в течение рабочего дня кассиром обрабатывается около 30
заявок – как полученных от частныхклиентов, так и от организаций.
Выполним расчет прогнозируемого эффекта от внедрения систем
автоматизации (таблица 2).
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения
Действие работника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой технологии
/ мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
варианту/мин.
Получение заявок от клиентов
30–40
5–10
Регистрация входящих заявок
35
4
Проверка наличия билетов
30
3
Оформление брони
30
5
Выкуп брони
10
7
Оформление передачи билетов
20
10
Итого, минут:
165
39
Таким образом, при используемой системе на совершение
представленных в таблице действий нужно потратить примерно 3 часа. При
внедрении такой системы это время уменьшится до 39 минут - в разы.
29
Схема документооборота привелена на рисунке 7.
Рисунок 7. Схема документооборота
С помощью внедрения системы документооборота можно избежать
множество ошибок, которые могут возникать при передаче, хранении и
обработке документов, а также в несоклько раз укорить эти процессы, что в
свою очередь поможет сэкономить время работников и повысить общую
эффективность работы компании [4, c. 116].
Помимо этого, автоматизация электронного документооборота позволит
получить такие преимущества:
физическое освобождение места;
сокращение расходов на копирование;
сниженеи расходов на доставку информации в бумажной форме;
снижение затарт на ресурсы: техническое оборудование и люди;
сокращение расходов на бумагу;
увеличение продуктивности работы.
30
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В Компании ООО «Мельпомена» есть нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, среди которых:
1. Регламент по информационной безопасности: доступ работников к
служебной информации, входящей в перечень коммерческой тайны.
2. Регламенты использования сети Интернет и службы электронной
почты.
В целях эффективного исполнения регламентов в компании ООО
«Мельпомена» настроена служба Active Directory на платформе Windows Server
2008. С помощью данной службы имеется возможность контролировать и
настраивать самые различные параметры информационной безопасности.
Рассмтрим подробнее струкутру Active Directory [6, c. 143]:
1) доменные службы Active Directory представляют собой
централизованные хранилища информации о конфигурации, запросах на
проверку достоверности, а также информации о всех объектах, хранящихся в
активе. При помощи Active Directory можно с цспехом управлять
пользователями, группами пользователей, принтерами, компьютерами,
приложениями и иными поддерживающими системами каталогов проектами из
единого централизованного и безопасного места;
2) аудиторская проверка. Все изменения объектов Active Directory
фиксируются, поэтому известно, что конкретно изменилось и какое значение
имеет сейчас измененный элемент и какое значение у него имелось ранее;
3) настройка системы паролей. Систему паролей можно настроить для
каждой отдельные категории пользователей внутри домена. Старое правило,
что для каждой учетной записи домена применяется одинаковая политика
паролей, уже больше не действует;
4) Улучшение уровня эффективности управления учетными данными
пользователей, применяемыми для удостоверений служб. Поддержка паролей
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2161