Дипломная работа: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации АО "Электронный архив"

Скачать файл

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам

Система обеспечивает автоматизацию учета документов архивного фонда и

ведет электронный документооборот компании.

Функциональные возможности системы:

- отслеживает все этапы делопроизводственных операций и результаты

выполнения работ;

- вводит тексты резолюций, назначает исполнителей;

- регистрирует проекты путем создания связанного документа с возможностью

копирования данных;

- пересылает отчеты исполнителей по документу ответственным исполнителям;

- направляет документы на рабочие места исполнителей с помощью

электронной почты;

- объединяет документы в системе делопроизводства по различным признакам;

- осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений, указаний

руководства;

- проверяет правильность документов;

- вводит сведения об отправке исходящих документов адресатам;

- выполняет поиск по совокупности реквизитов регистрационных карточек, с

целью осуществления функций контроля исполнения документов на предприятии;

- предоставляет должностным лицам личный электронный кабинет;

- получает отчеты для предоставления руководству;

- хранит электронные образы документов;

- получает отчеты и регистрационные карточки;

- контролирует работу пользователя с системой;

- списывает документы в дело и извлекает их из дела.

Особенностью системы является ее гибкость, простота настройки и

обслуживания.

Характеристика системы «Евфрат-Документооборот» от компании Cognitive

Technologies [19].

Данная система позволяет построить полноценную систему управления бизнес-

процессами и документами организации, а также содержит инструментарий для

организации электронного документооборота любой организации.

Основные функции системы:

- регистрация документов в системе, присоединение к карточке любого

количества файлов произвольного формата;

- возможность создания параллельных и последовательных поручений;

- постановка документов на контроль;

- слежение за ходом исполнения поручений;

- возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

- разграничение прав доступа к документам;

- поиск документов по любому из полей регистрационной карточки;

- подготовка и печать отчетов;

- протоколирование действий пользователей, возможность автоматизации

процессов хранения документов;

- переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой

службы;

- доступ к документам при помощи веб-браузера.

Характеристика системы «PayDox».

Система предназначена для управления корпоративными документами и

групповой работой сотрудников. Она включает в себя:

- возможности для организации единого электронного документооборота

организации;

- поддерживает коллективную работу сотрудников с документами;

- осуществляет электронное утверждение документов;

- осуществляет ознакомление сотрудников с документами, а также

ориентирована на работу с платежными документами - управление договорами,

создание отчетов о платежных балансах по предприятию;

- контролирует исполнение платежей, контролирует затраты, формирование

бюджетов.

Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать

функционал для разных задач или групп пользователей.

Конфигурации позволяют сделать интерфейс системы простым, содержащим

всего несколько кнопок и пунктов меню, или сложным, позволяющим использовать

все многообразие функций PayDox.

Таким образом, информационная система «Архивное дело» нам наиболее

подходит, потому что данная система позволит построить полноценную систему

управления документами организации АО «Электронный архив», также система

обеспечит автоматизацию систематизации документации архивного фонда и

обеспечит поддержку всех необходимым процессов в организации.

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Существует четыре стратегии автоматизации задач, рассмотрим их подробнее

[10, С. 76]:

1. Комплексная автоматизация

Данная стратегия распространяет информационные системы на все бизнес-

процессы организации при помощи системы интеграции при внедрении. Результатом

перехода к единой системе документооборота является общий для всей организации

стандарт на способ взаимодействия с системой. Выбор комбинации из стратегии

автоматизации определяется результат анализа состояния организации на текущий

момент. Еще устанавливается набор функций системы автоматизации, содержащий

выбранные решения, которые удовлетворяют потребностям организации.

2. Автоматизация по направлениям

Автоматизация документооборота по направлениям участвует во всех

процессах многих организационных подразделений. Направление деятельности есть

почти во всех подразделениях организации, поэтому подход, связанный с

автоматизацией по направлениям, не рассматривают как локальный. Данная

стратегия имеет выбор для автоматизации одного и нескольких бизнес-процессов.

Также необходим стратегический план автоматизации для повышения эффективности

процессов автоматизации по направлениям деятельности. План должен

пересматриваться после каждого окончания автоматизации бизнес-процессов.

3. Автоматизация по участкам

Процессы автоматизации документооборота управленческих подразделений

организации, объединенные по функциональному признаку. Данная стратегия

предлагает выбор нескольких участков работ, не привязанных сотрудниками

организации к существующему в организации бизнес-процессу. Чтобы автоматизация

была эффективной, необходима разработка стратегических планов автоматизации

документооборота.

4. Хаотичная автоматизация

Процессом внедрения хаотичной автоматизации является установка отдельных

модулей СЭД, которые представляют собой автоматизацию нескольких операций,

которые не связаны меду собой, что приведет к наличию неавтоматизированных

участков документооборота.

Из вышеперечисленных стратегий для автоматизации процесса систематизации

документации архива наиболее подходит автоматизация по направлениям. Потому

что пользователями системы будут сотрудники нескольких отделов. Таким образом,

система будет частично автоматизировать работу нескольких отделов.

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для

автоматизации задачи

Способами приобретения информационных систем являются действия от

определения решения о необходимости информационной системы до момента пока

информационная система не будет внедрена в организации [24, С. 352].

Существует несколько способов приобретения ИС:

- покупка готовой ИС;

- покупка и доработка готовой ИС;

- взятие в аренду существующей ИС;

- самостоятельная разработка ИС.

Рассмотрим данные способы приобретения информационных систем

подробнее.

При покупке готовой ИС необходимо выбрать решение, которое будет

соответствовать запросам ведения текущего бизнеса. Такое решение выбрать сложно,

но возможно. На сегодняшний день на Российском рынке информационных

технологий есть множество информационных систем, предназначенных для

автоматизации систематизации документации, можно выбрать не только подходящую

по функционалу, но и по цене.

Также с данным вариантом не нужно тратить время и денежные вложения на

разработку новой или доработку текущей системы. Что является непременным

преимуществом от других способов приобретения ИС.

Если рассмотреть вариант покупки и доработки готовой ИС, то для нашей

организации это не подходит, так как потребуются финансовые затраты на поиск

программного обеспечения, необходимое для решения текущих задач учета. Даже

если мы найдем необходимый программный продукт, потребуются денежные

средства на изучение сотрудниками данной предметной области, а также на

приобретение средств для разработки, тестирования и оплату труда.

У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:

- возможность увеличения инновационных возможностей организации с

помощью взаимодействия с поставщиками мирового уровня, которые имеют большой

инновационный опыт;

- возможность увеличения приобретения навыков и ресурсов;

- возможность обеспечения гибкости организации в случае внезапного

изменения рыночной ситуации;

- позволит сосредоточиться на эффективно выполняющихся операциях

организации, и на стратегически целесообразных сохранить под ее контролем.

Но и этот вариант нам тоже не подходит, так как придется ежемесячно платить

арендную плату за пользование информационной системой.

Вариант разработки программного обеспечения не сможет существенно

уменьшить затраты на ее разработку, а также не сможет позволить удовлетворить все

необходимые требования к новой ИС компании. Данный вариант приведет к большим

денежным вложениям и увеличению времени разработки, а также придется увеличить

штат на пару разработчиков, и выделить из бюджета им заработную плату.

Наиболее актуальным способом приобретения информационной системы

является покупка готовой ИС, которая будет удовлетворять всем потребностям

организации и минимизировать затраты на ее внедрение.

1.4 Обоснование проектных решений

1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному

обеспечению

Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2135

Смотрите также:


ЦЕНОВАЯ ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ДНС РИТЕЙЛ»
_archivetempпротивовоспалительные
- Обратный порядок следования фаз 4
- Сопротивление изоляции 25
!Контрольная работа (задание)
!Фармакология препаратов для терапии заболеваний дыхательных путей
'Новая экономика': российская специфика
'Свадьба'. Керамика
"Волонтерство и его роль в системе социокультурных институтов"