Дипломная работа: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации АО "Электронный архив"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
78
Рис. 2.16 Поиск документов
Также в системе есть возможность работы с общими и личными папками.
Папки можно просматривать и редактировать.
Рис. 2.17 Общие и личные папки
Еще в системе имеется опция «Читальный зал», которая обеспечивает доступ
пользователей к информации, которая хранится в Электронном архиве, также она
позволяет создавать общие и личные папки пользователей. Основным средством
организации документов в «Читальном зале» являются каталоги. Они создаются в
процессе установки «Читального зала» и не подлежат изменению.
79
Таким образом, применение автоматизированной системы повысит
производительность труда и облегчит работу с документами. Сегодня без
автоматизации процесса систематизации документации и создания специального ПО
для автоматизации системы уже не обойтись.
Перевод ручной технологии работы с документацией архива на
автоматизированный процесс систематизации позволит не только снизить издержки
без создания дополнительных рабочих мест в организации, но и сделать работу более
эффективной, а также ускорить процесс получения и обработки информации.
80
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
Экономической эффективностью является оценка результатов, а также
выполнение действий, которые изменяют скорость и качество обслуживания
клиентов.
Метод сравнения является распространенным методом определения
экономической эффективности. Он заключается в сопоставлении трудоемкости и
себестоимости выполненных работ с похожими показателями предыдущих периодов.
Экономическая эффективность определяется по совершенствованию способов
обработки информации и по совокупности высвобожденного времени [8, С. 336].
Существуют два вида показателей эффективности: прямая и косвенная.
Показатель прямой эффективности снижает стоимостные и трудовые затраты
на информационные работы.
Рассмотрим показатели прямой экономической эффективности:
- снижение стоимостных затрат;
- снижение трудовых затрат;
- индекс роста производительности труда.
Косвенная эффективность проявляется в улучшении качества управления
объектом, она позволяет оценивать влияние задачи на разные стороны деятельности
через факторы.
Косвенной эффективностью автоматизации процесса систематизации
документации архива является:
- экономия времени за счёт автоматизации процесса;
- уменьшение затрат времени на редактирование необходимой информации;
- повышение производительности труда сотрудников;
- расширение архивной базы;
- снижение вероятности появления дублированных данных;
- повышение надежности хранения данных.
Таким образом, при небольших затратах времени и труда, осуществляется
быстрый и безошибочный учет информации. Поэтому целесообразно внедрить
данную систему в деятельность АО «Электронный архив».
81
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта
Теперь рассчитаем затраты, которые связанны с разработкой, внедрением и
экономической эффективностью проекта, для обоснования необходимости внедрения
автоматизированной системы для систематизации документации в организацию АО
«Электронный архив».
Расходы на разработку проекта включают в себя: основную заработную плату,
прямые затраты, социальные начисления, затраты на ПО, накладные расходы и
другие.
Затраты на разработку ПС (
ПС
) определяются по формуле (3.1):
ПС
ОК
СН
ПР
????руб.????
(3.1)
где – стоимость материалов;
ОК
– стоимость комплектующих;
– основная зарплата;
– дополнительная зарплата;
СН
– отчисления на социальные нужды;
ПР
– прочие прямые расходы;
– накладные расходы.
Расходы стоимости вспомогательных материалов для документирования
системы ииина предприятии в виде бумаги, канцелярских папок и других
вспомогательных материалов, которые необходимы для проекта, рассчитаем по
формуле (3.2):
Ti
????руб.????
(3.2)
где i – наименование материалов;
n – количество материалов;
– расход на разработку материалов i-го наименования;
– цена приобретения i-го наименования;
Ti
– коэффициент, который учитывает транспортно-заготовительные
расходы при приобретении материалов i-го наименования.
Транспортно-заготовительных расходов на приобретение не было, поэтому
примем К
тi
= 1.
Расчет стоимости материалов представляется в таблице 3.1.
82
Таблица 3.1 Расчет стоимости материалов
№
п/п
Наименование
материалов
Единица
измерения
Цена за
единицу в
рублях
Расход на
разработку
Коэффициент
Сумма
в
рублях
1
Тетрадь 48 л.
шт
56
0,5
1
28
2
Бумага для
принтера
пачка
225
0,75
1
168,75
Картриджи
шт
550
0,4
1
220
3
Папка
канцелярская
шт
75
1
1
75
ИТОГО
491,75
Теперь рассчитаем стоимость покупки комплектующих. Сюда входит
стоимость комплектующих и полуфабрикатов, которые необходимы для
автоматизации [17, С. 320].
Для внедрения автоматизированной системы в организацию использовалось
следующее ПО:
- Автоматизированная система "Архивное дело" от компании "Электронные
Офисные Системы".
- Adobe Photoshop СС – графический редактор.
- Microsoft Word 2010 – текстовый редактор.
Рассчитаем стоимость покупки комплектующих формуле (3.3):
Пок
Ti
????руб.????
(3.3)
где i – наименование изделий;
n – количество видов комплектующих;
– расход на изделие комплектующих i-го наименования, шт.;
– цена покупки комплектующих, руб.;
Ti
– коэффициент, который учитывает транспортно-заготовительные
расходы при приобретении материалов i-го наименования.
Расчет стоимости покупки комплектующих, необходимых для внедрения
информационной системы, показан в таблице 3.2.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2135