Дипломная работа: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации АО "Электронный архив"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
73
Рис. 2.8 Составление номенклатуры дел
Рис. 2.9 Составление номенклатурного заголовка дела
Попробуем сформировать и оформить дела в данной системе.
Формирование дел в системе можем осуществить несколькими способами:
- Создание регистрационные карточки документов вручную;
- Создание документов автоматически с помощью выгрузки из других систем
документооборота;
- Создание документов автоматически с помощью выгрузки дел из системы.
74
Рис. 2.10 Оформление документов
Рис. 2.11 Составление регистрационной карточки документов
75
Рис. 2.12 Список документов
Для реализации данной функции система обеспечивает:
- Формирование сдаточных описей на документы постоянного срока хранения;
- Пересчёт номеров документов по описи;
- Печать сдаточных описей;
- Импорт сдаточной описи из внешней системы.
Для того, чтобы в системе управлять архивом, необходимо иметь
полномочиями архивного сотрудника. В этом режиме сотрудники архивных служб
могут выполнять следующие функции:
- Ведение заголовков документов;
- Ведение файлов;
- Ведение единиц хранения;
- Принятие на хранение документы;
- Замена реквизитов в единицах хранения.
76
Рис. 2.13 Управление архивом
Также в данной системе можно выполнить реализацию следующих функций:
- Формирование описей;
- Учёт выданных документов;
- Контроль сроков хранения документов;
- Топографирование;
- Формирование отчётных документов.
Топографирование включает в себя:
- просмотр списка документов;
- указание места хранения регистрационной карточки;
- расчет вместимости архивного хранилища.
Рис. 2.14 Выбор топографического указателя
77
Сводная опись предназначена для учета документов. Система обеспечивает
формирование документов постоянного и временного хранения. Для обеспечения
контроля за движением документов в системе есть следующие функции:
- контроль движения документов;
- формирование листа использования документов;
- формирование карты документов.
Теперь откроем окно раздел «Сводная опись».
Рис. 2.15 Раздел «Сводная опись»
Также в системе есть контроль сроков хранения документов и возможность
учета актов об уничтожении документов.
Чтобы начать поиск документов по установленным критериям отбора,
необходимо выполнить следующие функции:
- поиск по значениям реквизитов документов;
- поиск документов по сформированным поисковым запросам;
- формирование поисковых запросов.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2135