Дипломная работа: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации АО "Электронный архив"

Скачать

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
38
Информационным обеспечением является совокупность проектных решений
по объемам, формам организации информации, существующей в организации, а
также методология построения баз данных [12, С. 424].
Системой информационного обеспечения является совокупность данных о
направлении развития объекта, которая организована в связанных потоках сведений.
В этой системе есть методы хранения, получения, поиска и обработки данных.
Основной целью информационного обеспечения является удовлетворение
потребности местных органов управления в информации, которые позволят
разработать, принять и реализовать выполнение решений, обеспечивающих
достижение целей местного управления.
В зависимости от информационных технологий, которые применяются и
используемых носителей информации информационное обеспечение можно
подразделить на традиционное и автоматизированное.
Традиционное информационное обеспечение основывается на ручных
методах работы с информацией, основным носителем и каналом передачи ее
выступает документ, а сама управленческая информационная система представляет
совокупность узкофункциональных локальных подсистем, которые выполняют
самостоятельные задачи, которые, в зависимости от содержания информационных
массивов и организации поиска, могут быть подразделены на документальные и
фактографические.
Документальные системы решают задачи поиска документов, их описаний и
адресов. Фактографические системы предназначены для хранения и поиска
определенных сведений об объектах реального мира.
В традиционном информационном обеспечении можно выделить три
основных подсистемы:
- информационно-справочные фонды;
- обеспечение управления документацией;
- устный обмен информацией.
Информационная управленческая система, которая функционирует как
автоматизированная система управления (АСУ), отличается от системы обработки
данных. Система обработки данных поддерживает операционные решения, которые
39
поддаются программированию и принимаются на низких организационных уровнях
управления.
Автоматизированные системы управления представляют определенную сеть,
которую используют компьютеры, для того чтобы поставлять руководству
информацию, которая необходима для принятия непрограммируемых решений.
Например, непрограммируемые решения — это решения, связанные с текучестью
кадров в организации или с недоплаты налогов в государственную казну.
По мере продвижения вверх по ступеням организационно-управленческой
иерархии процесс принятия решений становится все более непрограммируемым, а
потому нуждается в использовании АСУ. Нельзя при этом забывать, что люди,
являющиеся специалистами - неотъемлемая часть АСУ, потому что они привносят в
нее большой объем знаний и опыта, которые необходимы для принятия
непрограммируемых управленческих решений.
В реестре современных информационных технологий большое значение
имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет
собой пакет программ, которые предназначены для обеспечения системного и
гибкого подхода к организации данных и доступа к ним.
Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе
микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность
менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным
системам, электронной почте. Они очень сокращают объем повторяющихся и
утомительных операций, оставляя часть времени руководителя, для других дел.
Квалифицированное применение современных информационных технологий
дает возможность обеспечить качественную эффективность, количественную
эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности.
Если говорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение
наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности.
Количественная эффективность достигается в достижении наилучших
конечных показателей, которые содействуют достижению наиболее высокой
производительности труда или способствуют снижению темпов роста инфляции.
Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе и
выходе системы, например, соотношение между затратами и полученными
40
результатами. Экономичность означает минимальную затрату ресурсов для
принятия и осуществления управленческого решения.
Применение современных информационных технологий дает большое
пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой
деятельности. Одной из наиболее важных среди них является компьютерная
грамотность в области современных информационных технологий.
Компьютерная грамотность включает в себя понимание того, как пользоваться
информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной
организации или системы - финансовыми, материально-техническими.
Базой данных является совокупность данных, которая отражает совокупность
объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.
Создание централизованных и распределенных баз данных является основным
способом организации базы данных.
Для выбора способа организации базы необходимо достижение минимальных
денежных и трудовых затрат на программное обеспечения системы. На основании
данных критериев и необходимостью обеспечения надежности хранения данных
выбран централизованный способ организации базы данных.
По способу установления связей между данными существуют следующие
модели:
- иерархическая;
- реляционная;
- сетевая.
В иерархической модели данных есть графовая модель с вершинами-
таблицами. В моделях есть один файл, который является входом в структуру.
Основной тип отношений - 1:М.
В сетевой модели любой файл может быть точкой входа в систему, а также
может быть связан с произвольным числом других файлов отношениями типа 1:1,
1:М и М:М.
В реляционной модели данных вся информация представлена в виде таблиц.
Существуют связи между таблицами типа 1:М, М:М.
Каждое отношение имеет поле записи, которое исключает дублирование
информации и ускоряет доступ к информации.
41
Таким образом, при внедрении информационной системы нужно использовать
следующие входные документы:
- заявки на обработку информации;
- договор на оказание услуг.
Также формируются следующие выходные документы:
- журнал учета полученной документации;
- перечень документации по видам.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программным обеспечением является совокупность программ системы
программных документов и обработки информации, которые необходимы для
пользования этими программами [2, С. 150].
Чтобы определить требования к ПО, нужно выбрать средства разработки базы
данных и клиентского приложения.
Выбор СУБД
Системой управления базами данных является комплекс программных и
языковых средств, которые необходимы для создания базы данных, а также поиска
информации и разграничения прав доступа к ней.
Выбранный программный продукт должен удовлетворять всем потребностям
предприятия, учитывая финансовые затраты на приобретение необходимого
оборудования, затраты на приобретение информационной системы, а также затраты
на обучение персонала. Также нужно знать, что новая СУБД способна принести
предприятию доход.
Наиболее простой подход при выборе СУБД основан на оценке того, в какой
мере существующие системы удовлетворяют основным требованиям создаваемого
проекта информационной системы.
Более сложным и дорогим вариантом является создание испытательного
проекта на основе нескольких СУБД и выбор подходящего кандидата. Здесь
необходимо ограничивать круг возможных систем, которые опираются на какие-то
критерии отбора.
42
Таким образом, перечень требований к СУБД, которые используются при
анализе информационной системы, может изменяться в зависимости от поставленных
задач.
Можно выделить несколько групп критериев:
- тип основной модели;
- платформа;
- стоимость;
- инструментальные средства и возможности;
- область применения;
- требование к оборудованию.
Для выбора СУБД по данным критерием для начала следует изучить
представленное ПО на рынке в этой области.
СУБД Microsoft Access [21].
Microsoft Access является реляционной системой управления базами данных,
относится к СУБД, которая ориентирована на рядовых потребителей. Она позволяет
не использовать программирование, быстро выполняет основные операции с базой
данных.
Данная система работает в ОС Windows на автономных ПК или в локальной
сети. С помощью MS Access создаются и эксплуатируются личные базы данных, базы
данных организаций, которые имеют маленький объем данных.
Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект
его поставки.
Access имеет интерфейс для приложений Windows, который состоит из
следующих компонентов: главного меню, титульной строки, панели инструментов и
строки состояния.
СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую
последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:
- таблицы - являются главным типом объекта, так как все остальные вариации
объектов являются производными от таблицы;
- запросы - являются результаты обращения пользователя к базе данных с
целью поиска данных, добавления и обновления записей;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2135

Смотрите также:

ЦЕНОВАЯ ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ДНС РИТЕЙЛ»
_archivetempпротивовоспалительные
- Обратный порядок следования фаз 4
- Сопротивление изоляции 25
!Контрольная работа (задание)
!Фармакология препаратов для терапии заболеваний дыхательных путей
'Новая экономика': российская специфика
'Свадьба'. Керамика
"Волонтерство и его роль в системе социокультурных институтов"