Дипломная работа: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации АО "Электронный архив"

Скачать

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
28
- быстрая обработка данных;
- легкое изменение данных;
- сокращение времени оформления документов.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В АО «Электронный Архив» действуют следующие нормативно-правовые
документы в области защиты информационной безопасности и защиты информации:
- Положение о конфиденциальной информации;
- Положение об использовании ПО, сети Интернет и электронной почты;
- Правила внутреннего трудового распорядка.
За исполнение данных документов отвечает начальник службы безопасности.
В трудовых договорах сотрудников существует пункт о неразглашении
конфиденциальной информации. Сотрудники должны выполнять инструкции и
положения по обеспечению сохранности конфиденциальной информации
предприятия [9, С. 472].
При использовании сотрудниками электронной почты запрещено:
1) Использование в личных целях.
2) Передача сообщений, в которых содержится:
- информация о коммерческой тайне;
- конфиденциальная информация;
- информация, которая способна нарушить функциональность программных
средств внутренней сети.
- информация, которая защищена авторскими правами.
3) Публиковать электронный адрес компании на общедоступных Интернет-
ресурсах.
4) Переходить по ссылкам от неизвестных отправителей.
5) Шифровать электронные сообщения.
6) Осуществлять рассылку электронных сообщений.
7) Предоставлять третьим лицам доступ к своей электронной почте.
При использовании сети Интернет запрещено:
- Использование программных средств, которые позволяют получить
29
несанкционированный доступ к сети Интернет.
- Использование доступа в сеть Интернет в личных целях.
- Использование информации, которая защищена авторскими правами.
- Публикация материалов, содержащую конфиденциальную информацию и
коммерческую тайну.
В АО «Электронный Архив» допускается использование только разрешенных
носителей информации. На предоставленных компанией носителях информации
допускается использование коммерческого ПО.
На программном уровне служба Microsoft Active Directory осуществляет
управление паролями пользователей. Они необходимы для защиты от
несанкционированного доступа к системе.
Для защиты компьютеров от внешних угроз используется антивирус Kaspersky,
который выполняет следующие функции:
- защита от фишинга;
- защита от хакерских атак.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
процесса систематизации документации архива предприятия
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день существует множество программных продуктов, которые
предназначены для автоматизации процесса систематизации документации
предприятия.
При выборе СЭД нужно выбирать систему с возможностью установки связи
между документами, а также классификации этих связей [6, С. 388].
Можно выделить следующие решения от существующих компаний-
разработчиков:
- Система «CompanyMedia», компания ИнтерТраст;
- Система «LanDocs», компания Ланит;
- Система «Optima Workflow», компания Оптима;
- Система «БОСС-Референт», компания АйТи;
- Система «Архивное дело», компания Электронные Офисные Системы;
- Система «Евфрат-Документооборот», компания Cognitive Technologies;
30
- Система «PayDox», компания PayBot LLC.
Характеристика системы «CompanyMedia» от компании «ИнтерТраст» [20].
Данная система предназначена для крупных государственных и коммерческих
организаций. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций,
которые стремятся создать для сотрудников всех офисов единое информационное
пространство и при этом снизить затраты на управление.
Особенности системы:
- полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации
и возможность независимости подразделений компании;
- корпоративность - система используется как в одной организации, так и в
группе связанных компаний;
- перекрестные связи документов - система устанавливает «цепочки»
перекрестных ссылок документов друг на друга и реализует переход в обе стороны по
данным ссылкам;
- надежный механизм доставки информации - используется в системе передачи
документов, позволяет гарантировать доставку информации адресату с высокой
точностью;
- организация «сквозного документооборота» - позволяет организовывать
передачу и контроль документов внутри независимых компаний, совмещая его с
обычным документооборотом.
Система решает следующие задачи:
- документационное обеспечение управления;
- управление документацией;
- управление деловыми процессами;
- доставка управленческой информации, принятие управленческих решений,
поддержка исполнения и контроля за принятыми решениями;
- управление потоками работ и документов в рамках произвольных деловых
процессов.
Характеристика системы «LanDocs» от компании ЛАНИТ.
Компания предоставляет услуги по созданию автоматизированной системы: от
обследования состояния документационного обеспечения управления на предприятии
до гарантийного сервиса технической поддержки.
31
Система решает следующие задачи:
- увеличение темпа документооборота на предприятии;
- повышение качества управленческих решений;
- достижение необходимого уровня исполнительской дисциплины;
- организация эффективного доступа сотрудников к знаниям, которые
накоплены в виде документов;
- организация документооборота;
- достижение необходимого уровня автоматизма при работе с документами;
- выстраивание системы защиты документов от несанкционированного
доступа.
Основные функции системы:
- Регистрация документов;
- Обмен документами;
- Организация совместной работы с документами;
- Контроль исполнения поручений;
- Интеграция с приложениями;
- Интеграция с электронной почтой;
- Работа через Интернет;
- Обеспечение информационной безопасности.
Данная система обеспечивает поддержку офисных процессов, используя
навыки персонала и сложившуюся сетевую инфраструктуру. В системе сочетается
функциональность с гибкостью, которая позволяет тонко настраивать продукт в
соответствии с нормативной базой организации [22].
Характеристика системы «Optima-Workflow».
Система ориентирована на процессы, а не на документы. Владелец может
настраивать работу системы так, как ему нужно. Система способна полностью
адаптироваться к специфике предприятия.
С помощью данной системы можно создавать маршруты движения документов
и отслеживать их обработку на всех этапах. Для создания отчетов сотрудники могут
использовать средства проектирования макетов различных документов.
Достоинства данной системы:
32
1) Простота и гибкость. Система содержит все необходимое для внедрения
документооборота, быстро адаптируется к специфике любой организации.
2) Открытость. Система основана на принципах открытой архитектуры, что
обеспечивает ее взаимодействие с любыми другими средствами обработки данных.
3) Масштабируемость и управляемость. Система может обслуживать как всю
сферу управления документами, так и внедряться поэтапно.
Характеристика системы «БОСС-Референт» от компании «АйТи».
Система представляет собой средство проектирования систем поддержки
групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в данной области.
Система обеспечивает поддержку следующих процессов:
- подготовка документов;
- обработка корреспонденции;
- подготовка поручений;
- хранение данных о структуре предприятия;
- управление прохождением внутренних документов;
- поддержка обмена информацией между центральным офисом организации и
ее подчиненными структурами;
- поддержка технологического документооборота.
Преимущества системы:
- Средства создания единого информационно-управленческого пространства
любой сложности;
- Автоматизация бизнес-процессов при помощи наличия встроенных процессов
обработки документов;
- Поддержка разных маршрутов согласования документов;
- Наличие средств защиты информации;
- Надежная работа, высокие показатели производительности;
- Web-доступ;
- Использование системы компаниями России;
- Простота освоения пользователями.
Характеристика системы «Архивное дело» от компании «Электронные
Офисные Системы».
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2135

Смотрите также:

ЦЕНОВАЯ ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ДНС РИТЕЙЛ»
_archivetempпротивовоспалительные
- Обратный порядок следования фаз 4
- Сопротивление изоляции 25
!Контрольная работа (задание)
!Фармакология препаратов для терапии заболеваний дыхательных путей
'Новая экономика': российская специфика
'Свадьба'. Керамика
"Волонтерство и его роль в системе социокультурных институтов"