Дипломная работа: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации АО "Электронный архив"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
23
Данная модель нужна для наглядности результатов автоматизации процесса
систематизации документации архива, потому что бизнес в Московском регионе
достаточно развит для перехода на СЭД.
2. Необходимо подробно рассмотреть одну из систем, которая рассмотрена в
теоретической части работы. В качестве примера будет взята система «Архивное
дело». Данная система зарекомендовала себя как система с хорошей
функциональностью, также у нее низкая стоимость лицензии. Нужно будет разобрать
архитектуру системы «Архивное дело» и произвести необходимые настройки, еще
можно рассмотреть ее преимущества и недостатки при внедрении на предприятии.
3. Требуется рассчитать экономическую эффективность от перехода
организации на автоматизацию процесса систематизации документации архива
организации.
Деятельность АО «Электронный Архив» заключается в предоставлении услуг в
области информационных технологий. На рисунке 1.4 представлена контекстная
диаграмма деятельности организации.
Рис. 1.4 Контекстная диаграмма документооборота в организации АО
«Электронный Архив»
Отображение бизнес-процессов лучше оформлять согласно методологии IDEF0
24
Описание системы с помощью IDEFO называется функциональной моделью.
Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-
процессов, в котором используются как естественный, так и графический языки. Для
передачи информации о конкретной системе источником графического языка
является сама методология IDEF0.
На рисунке 1.5 представлена диаграмма первого уровня по нотации SADT. Она
отражает общую концепцию деятельности организации и протекающей в ней бизнес-
процессы.
Рис. 1.5 Декомпозиция документооборота в организации АО «Электронный
Архив»
Таким образом, можно выделить пять классов процессов, которые протекают в
организации АО «Электронный Архив»:
- регистрация входящих документов;
- подготовка внутренней документации;
- систематизация документации архива;
- исполнение и контроль;
- подготовка исходящих документов.
25
Входящая документация принимается менеджером организации. Документы,
которые поступают в организацию, проходят:
- регистрацию;
- рассмотрение руководителем;
- передачу на исполнение и контроль.
Обработка и передача документации исполнителям осуществляется в тот же
день их поступления. Перед принятием документации работник обязан проверить
правильность оформления документов и соответствие количества страниц. На всю
входящую документацию составляется опись, которая подписывается и датируется.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в
регистрационной форме.
В настоящее время, для ведения истории поступления документации, контроля
и их регистрации используют бумажные формы документов. Из-за большого объема
документации в организации сотрудник допускает ошибки при оформлении
документов, что приводит к сложностям поиска нужного документа. Появляются
проблемы с потерей информации, что приводит к замедлению деятельности
организации.
На обработку большого объема данных в организации затрачивается большое
количество времени и трудовых ресурсов. Для оптимизации деятельности
организации необходима автоматизация систематизации документации архива.
Внедрение информационной системы позволит оперативно и более точно
отслеживать конкретный документ в организации.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Основным документом в рассматриваемой задаче является заявка клиента.
Схема документооборота заявки приведена на рисунке 1.6.
26
Рис. 1.6. Схема документооборота в АО «Электронный архив»
Существующий способ приема заявок связан с большой трудоемкостью,
ошибках в сведениях, что приводит к их утере. Сейчас невозможно получить
сведения об общем количестве заявок и провести анализ основных причин
возникновения разных вопросов у клиентов.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2 Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время для
выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Регистрация заявки
10
15
140
Поиск
необходимой
информации
5
30
140
27
Продолжение таблицы 1.2
Анализ
информации за
период
0,5
60
20
ИТОГО, минут:
-
-
300
Таким образом, ежедневно, примерно 5 часов, сотрудник занят занесением
необходимых сведений в книги учета, а также поисками нужных сведений. Если
учесть, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, то, следовательно, на
выполнение остальных обязанностей сотрудника остается всего 3 часа рабочего
времени, что крайне неэффективно.
Для этого способа характерны следующие недостатки:
- Неточность выполнения расчетов;
- Небольшая скорость выполнения;
- Неэффективное использование рабочего времени;
- Отсутствует контроль за выполнением работы сотрудника;
- Большой поток бумажной работы.
Таким образом, необходима автоматизация процесса систематизации
документации. Данный процесс позволит иметь точные сведения о количестве заявок,
их видах, а также позволит сократить время на подготовку аналитических отчетов и
передачу документов за счет их электронной формы.
Для автоматизации процесса необходимы персональные компьютеры,
принтеры, а также специальное программное обеспечение.
Если начать использовать данную автоматизацию процесса, то экономия
рабочего времени составит примерно 6 часов ежедневно, что позволит увеличить
эффективность работы сотрудников АО «Электронный архив».
Также появятся новые преимущества автоматизации рассматриваемого
бизнес-процесса:
- централизованное хранение данных;
- структуризация данных;
- отсутствие потери данных;
- выдача результатов в удобной форме на экран и принтер;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2135