Дипломная работа: Автоматизация приема заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО "СЕРВИС ПК"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
23
- определение необходимого количества запчастей для ремонта ПК или
оргтехники и передача данного перечня на склад;
- проверка наличие запчастей на складе с учетом имеющихся аналогов;
- согласование взаимозаменяемых запчастей с исполнителем заявки;
- выдача запасных частей со склада;
- ремонт ПК и оргтехники инженером сервис центра.
Рисунок 7 - Декомпозиция диаграммы бизнес - процесса
"Обработка заявок сервисного центра"
Назначение и цели создания системы по автоматизации
рассматриваемого процесса учета заявок следующие:
— получать ежедневные и ежемесячные отчетные документы;
— вести ежедневный учет состояния запчастей в количественном
выражении, получать справки о движении запчастей, поставщиках,
покупателях;
— контролировать и отслеживать порядок исполнения заявок клиента;
— организовать распределение запчастей клиентам согласно заявкам,
остаткам на складах и аналогам запасных частей ПК и оргтехники.
24
Рисунок 8 - Декомпозиция процесса «Исполнение заявки»
Создание АИС по учету заявок предназначена для:
— ведения данных о поставщиках предприятия в системе;
— ведения данных о товаре – запасных частей, оргтехники и
компьютерного оборудования, учет существующих аналогов;
— приема запчастей и товара от поставщика и списание запчастей на
ремонт или реализация покупателю;
— подготовки данных о наличии товара в отделах склада;
— ведения заявок клиентов на ремонт ПК и оргтехники;
— расчета списания (отгрузки со склада) согласно заявкам и наличию
запчастей и товара на складах в двух режимах: с учетом и без
взаимозаменяемых (аналогов);
— выписки складских документов: приходные и расходные ордера;
— ведения отчетности по закупу, реализации, движению запчастей и
товара;
— формирования исполнения заявок клиента по ремонту ПК и
оргтехники;
— составления акта выполненных работ.
25
Функции системы: хранение, обработка, ввод и редактирование данных.
Технико-экономические задачи:
ведение электронных архивных данных о исполненных заявках на
ремонт и модернизацию ПК;
создание информационной системы с удобным и
многофункциональным интерфейсом для быстрого, простого и эффективного
процесса поиска данных на конкретный запрос (отчет).
Существенным преимуществом создаваемой системы является ее
уникальность, а также преимуществами являются простота, надежность и
ускорение обработки данных при создании отчетов.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Объектом автоматизации в рамках АИС является сервисный центр
ООО «СЕРВИС ПК».
В настоящее время наибольшую сложность вызывает процесс приема
заявок от клиентов на ремонт и модернизацию ПК. Это возникает из-за
большого объема деятельности сотрудников сервисного центра, в результате
чего возникает путаница по очередности исполнения заявок и простое рабочего
времени и ремонтного оборудования. В тоже время для сервисного центра
ООО «СЕРВИС ПК» даже малое время простоя по вине программного
обеспечения является критичным, так как предприятие теряет прибыль.
Также все обращения клиентов в сервисный центр регистрируются в
настоящее время в специальном журнале, что влечет за собой многие
неудобства при его заполнении, а также поиске и анализе необходимой
информации. Кроме того, по окончании рабочего дня, а также раз в месяц
необходимо составлять отчет, который содержит сведения о поступивших
заявках, причинах возникновения проблем, принятых мерах и их последствиях.
Отчет позволяет проводить мониторинг востребованности определенных услуг
организации, однако его составление является трудоемким занятием.
26
В настоящее время процесс исполнения заявки имеет значительные
недостатки:
– все первичные документы (складские ордера, акт приемки заявки на
ремонт ПК от клиента и акт выполненных работ) заполняются сотрудниками
вручную, что не исключает совершения ошибок;
– учет запасных частей на складе ведется с помощью электронной
таблицы, что увеличивает количество проводимых инвентаризаций на складе
для актуализации остатков запасных частей, а также трудоемкости при
составлении аналитических и оборотных отчетов для заинтересованных лиц;
– подбор аналогов осуществляет, как правило не столь компетентный
сотрудник склада, что может привезти к увеличению объема неликвидных
запчастей на складе.
На основе вышесказанного, а также в связи с ростом количества жалоб от
клиентов ООО «СЕРВИС ПК», руководством организации было принято
решение об автоматизации процесса приема заявок сервисного центра по
вопросам учета заявок на ремонт и обслуживание ПК и оргтехники.
Проектируемая АИС будет предназначена для поддержки процесса
обслуживания клиентов сервисного центра ООО «СЕРВИС ПК»
Целями создания АИС являются:
1. Исключение ошибок при создании первичных документов;
2. Оперативная выдача информации по состоянию исполнения заявок
сервисного центра за указанный период;
3. Исключение дублирования информации при оформлении и выдаче
заявки;
4. Сокращение затрачиваемого времени при обслуживании клиентов
сервисного центра.
Критериями достижения цели создания АИС являются:
1. создание инструмента для решения поставленных задач;
2. повышение эффективности работы менеджеров сервисного центра.
27
Анализ предметной области и поставленной задачи показал, что ее
решение традиционными средствами учета с использованием бумажных
документов и ведением журналов регистрации заявок стало невозможным.
Следовательно, главная стратегия решения задачи - это автоматизация всех
процессов, относящихся к ведению заявок на ремонт и обслуживание ПК и
оргтехники сервисного центра рассматриваемого предприятия.
Диаграммы бизнес-процессов предметной области «как должно быть»
представлена на рисунках 9-11.
Представленная диаграмма определяет взаимосвязи процессов в системе
обработки заявок с исходными данными, исполнителями, управляющими
командами и результатами выполнения.
Рисунок 9 – Функциональная диаграмма АИС "Обработка заявок сервис
центра"
Исходными данными в диаграмме является:
1. Заявки клиентов на ремонт ПК и оргтехнику;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1940