Дипломная работа: Совершенствование системы управления перевозками грузов с учетом временных окон

Так же между собой отделы группируются в проектные группы, что и характеризует организационную структуру компании матричной, как на рисунке 1.

Матричная организационная структура является примером гибкой структуры в организации.

Данная структуру построена по принципу двойного подчинения, со одной стороны - руководителю проекта, а с другой - начальнику отдела. Так же у каждого руководителя две группы подчиненных: сотрудники функционального отдела, и временные подчиненные в рамках проекта.

Рисунок 1 - Матричная организационная структура ООО «Инстар лоджистикс»

Данной организационной структуре свойственны штабные органы, координирующие горизонтальные связи для выполнения проекта, при всем при этом, сохраняются линейные свойства структуры: вертикальные отношения между отделами, выделенные желтым на рисунке 1.

Эксперты выделяют следующие положительные стороны данной организационной структуры:

а) высококачественные результаты деятельности относительно других организационный структур за счет интеграции специалистов в своих областях в рамках проекта;

б) активный нетврокинг;

в) синхронная управленческая деятельность за счет постоянной совместной работы управленческого аппарата и постоянной взаимосвязи;

г) высокая степень вовлеченности всех сотрудников и брейншторминг;

д) сокращение нагрузки на руководителей высшего звена, так как часть полномочий передается руководителям проекта;

е) гибкость структуры;

ж) отстутствие внутриорганиационных барьеров.

Однако существуют и недостатки данной структуры:

а) сложность внедрения;

б) дороговизна внедрения;

в) внутриорганизационные конфликты из-за подчинения двум руководителям;

г) наблюдается тенденция к анархии из-за нечеткого распределения прав и обязанностей;

д) дублирование функций;

е) тенденция к конформизму в принятии групповых решений;

ж) неэффективность в кризисные периоды.

В таблице 2 структурированы положительные и отрицательные стороны матричной организационной структуры для наглядности соотношения ее плюсов и минусов [7, 8, 9, 11, 39].

Не смотря на одинаковое наличие положительных и отрицательных сторон при данной организационной структуре, проектная деятельность, в любом случае, подразумевает проектные группы. По этой причине, возникновение данной организационной структуры неизбежна и оправдана. Особенно, когда речь идет о крупных проектах, в рамках которых дублирование функций и дополнительные накладные расходы несоизмеримы с прибылью благодаря данной организационной структуре.

Таким образом, данная организационная структура является оптимальной для ООО «Инстар лоджистикс».

Связь между отделами осуществляется с помощью общей корпоративной почты по домену instarlogistics.com и по средству специальной программы, разработанной специально для компании, где обсуждаются внутренние проекты и ведётся активное общение и курьерских служб. В основном, компания пользуется услугами DHL и Pony Express.

Таблица 2 - Сравнение плюсов и минусов матричной организационной структуры[7, c.45]

Документооборот осуществляется с помощью двух программ: 1C.

Программа 1С используется в InstarLogistics для ведения бухгалтерского и управленческого учета, благодаря данной программе оптимизируется деятельность InstarLogistics [10, 13, 20, 40, 49, 50].

Глава 2 Методы управления грузовыми перевозками

Существует большое количество систем управления грузовыми перевозками. Зачастую выбор той или иной системы зависит от размера компании, количества пунктов назначения, размера автопарка, количества собственных точек, удаленности пунктов назначения друг от друга и многого другого.

2.1 Сравнение систем управления перевозками грузов

В статье Вить М.Г. и Шутихиной Ю.В. «Оптимизация маршрутов в цепях поставок» в журнале «Логистика сегодня авторы делят способы маршрутизации по отраслям на ресурсную, ретейл иFMCG.

По мнению авторов, больше всего возможностей для маршрутизации именно у сегмента ретейла и FMCG. Так, каждый магазин, может осуществлять функцию склада, либо пункта для кросс-докинга.

Цепочка поставок FMCG, как правило, начинается с поставщиков сырья и материалов, после чего уже идут собственные заводы и склады. Далее авторы делят цепочку поставок на две ветви: первичную и вторичную транспортировку. Первая подразумевает под собой доставку со складов компании напрямую крупным и ключевым дистрибьюторам и клиентам. Вторичная же транспортировка -- это доставка мелким и розничным клиентам со склада, либо же напрямую с завода. В данном случае, как показывает практика, используется собственный транспорт.

Вить М.Г. и Шутхина Ю.В. в своей статье выделяют следующие моменты, на которые следует обратить особое внимание при формировании маршрутов:

а) местоположение заводов, клиентов, дистрибьюторов, складов, концентрацию точек доставки. в России на практике самая большая концентрация находится в центральной части, снижаясь по направлению к дальнему востоку;

б) максимальное количество рейсов и точек доставок, которое может обслужить одно транспортное средство. по мнению авторов, в разные городах данные показатели разнятся;

в) характер и особенности продукции. всегда стоит учитывает габаритность, физические характеристики, срок годность и условия хранения товара;

г) часы работы складов, клиентов и всех участников цепи поставок;

д) уровень запасов и периодичность пополнения.

В данной статье Вить М.Г. и Шутхиной Ю.В. предлагаются три подхода для построения оптимальной системы транспортировки.

Первый - несистемный подход, который опирается на анализ существующих бизнес-процессов. В основе данного подхода лежит анализ «лучших практик», наиболее подходящих под ситуацию.

Авторы предлагают «мозговой штурм» и бенчмаркинг. По мнению Вить М.Г. и Шутихиной Ю.В., такой подход наиболее оптимален для компаний, которые имеют статистику по ключевым показателям эффективности за определенный период и имеют четкое представление о самом процессе.

Данный подход часто применяется в бизнесе, так как, если у кого-то уже налажен бизнес-процесс и он эффективно работает, то это уже готовое клеще, которое является «рабочим» инструментом.

Второй подход - системный, который предлагает построение маршрута в программном продукте, выбранном самой организацией. Для этого компании нужно иметь информацию относительно маршрутов, тарифов, ограничений, запасов и потребностей. Сама программа формирует оптимальный маршрут, и руководством уже принимается решение о его целесообразности.

Говоря о программных продуктах, то их можно разделить на 3 большие группы:

а)локальные решения - к ним относятся программные продукты, которые оптимизируют транспортные задачи в непрерывном процессе. С помощью таких программных продуктов возможно оптимизировать загрузку транспорта, разработать путь, рассчитать стоимость маршрута и осуществить диспетчеризацию. К таким решения так же относят такую группу программных продуктов, как системы маршрутизации и диспетчеризации транспорта (RDS - RoutingAndDispatchingSistems). Механизм контроля завязан на датчиках, оборудовании для навигации и связи. Контроль может производится как в онлайн, так и офлайн режиме маршрут, движение, скорость, пробег, расход топлива, техническое состояние автомобильного средства и многое другое.

Совокупность маршрутизации и диспетчеризации транспорта позволяет на расстоянии следить за соблюдением и выполнением заданного маршрута, менять маршруты по ходу выполнения, следить за состоянием транспортного средства, создавать отчеты и другое.

б)система управления парком транспортных средств (Fleet Management). Данная система позволяет контролировать и планировать перевозки. Отличительная черта данной системы управления заключается в том, что перевозки осуществляются своим автопарком. Данная система позволяет управлять перевозками, создать план перевозок, на основе данных о заказах выбрать вид транспорта. Все это делает возможным минимизировать затраты на перевозку, контролировать загрузку транспортных средств, сократить простои и другое.

в) системы управления транспортировкой (TMS - Transport Management System). Данная группа систем представляет комплексное решение, включающее не только управление привозками, но планирование закупок, осуществление доставки, календарное планирование, контроль за исполнением, управление затратами, принятие решений с опорой на выбранную стратегию, взаимодействие с участниками перевозки и другое. По своей сути, Transport Management System - это модуль, функционал которого может быть расширен по желанию заказчика; так же он может быть интегрирован с такими системами как SCMи ERP [34, 35, 37].

Для большей наглядности, программные продукты сравнены в таблице 3

Таблица 3 - Три большие группы программных продуктов, используемых для управления грузовыми перевозками[34, c.46]

Нельзя с уверенностью сказать, что какая-либо из вышеперечисленных систем, лучше другой, ведь все напрямую зависит от масштаба компании. Однако ключевое свойство системы - это ее адаптивность под потребности организации. Именно по этому принципу и подбирается система, так как она должна закрывать потребности заказчика. Так же следует обратить на второстепенные, но не менее важные критерии при выборе системы управления:

а) стоимость системы управления;

б) затраты на внедрение;

в) затраты на пользование системой.

Важно понимать, что не всегда система с самым широким функционалом (и самой высокой стоимостью, соответственно) является лучшим вариантом для внедрения, если все ее возможности попросту не используются.

Самой распространенной и универсальной системой управления перевозками является система управления перевозками на базе 1С. Чаще всего ее используют маленькие компании. Это объясняется рядом ее преимуществ:

а) доступность;

б) универсальность;

в) высокая скорость ввода показателей;

г) возможность интеграции с сайтом и другое.

Авторы заявляют, что рациональным данный подход становится тогда, когда точек отгрузки больше 10, а конечных точек доставки больше 1000.

Третий подход - смешанный, который является комбинацией двух предыдущих. Однако, в данном случае, программа является не отдельным инструментом, а лишь подтверждает или опровергает гипотезу, которая была получена в результате бенчмаркинга.

Выбор метода зависит от сложности транспортной сети.

Авторы заявляют, что системный подход не является панацеей и его использование - это не лекарство от всех болезней, платный инструмент не избавит от транспортных издержек и не во всех случает даже сможет их сократить. По этой причине, нужно всегда здраво оценивать ситуацию исходя из качества и количества исходной информации.

Так же авторами предлагаются следующие способы сокращения транспортных издержек, которые подтверждаются лучшими практиками:

а) использование рейсов и кругорейсов. Данный инструмент сокращения издержек очень популярен среди зарубежных FMCG компаний. Как показывает западный опыт, крупным FMCG компаниям за один рейс удается объединить в рейсы до 10% от общего количества транспортировок. При условии компании сотрудничества с перевозчиком, добавление в рейс дополнительных транспортировок дает право компании требовать скидки от преревозчика, так как это сокращает пустой пробег транспортного средства (ТС). Такая скидка колеблется от 10-15% за пробег;