Эта тенденция свидетельствует о том, что есть дни, когда сотрудники работают в неполную силу, а есть - когда они вынуждены перерабатывать из-за неравномерного распределения заявок на обслуживания.
В силу конфиденциальности предоставленных компанией данных, все использованные цифры умножены на специальный коэффициент, который не меняет общей картины и не влияет на репрезентативность данных.
InstarLogistics применят одинаковые тарифы для всех клиентов, что не позволяет им распределить нагрузку в течение недели равномерно. Это хорошо видно на рисунке 4.
По этой причине, компании следует рассмотреть систему бронирования окон с учетом спроса.
Это позволит ООО «Инстар Лоджистикс» сбалансировать нагрузку и распределить ее равномерно в течение недели.
Рисунок 4 - Среднестатистические данные приема заявок по дням недели компанией
Предлагается следующий алгоритм внедрения изменений, который иллюстрирован на рисунке 5.
Изменения являются неотъемлемой частью любой организации, так как любое предприятие существует внутри динамичной среды, которая перманентно претерпевает изменения. Кроме того, любая организация постоянно оказывается под воздействием «угроз» и «вызовов» из вне. По этой причине, для того чтобы оставаться конкурентноспобоной, организация должна постоянно идти в ногу со временем и контролировать свои бизнес-процессы на эффективность.
Именно умение постоянно держать «руку на пульсе» и является отличительной чертой современной успешной организации.
Рисунок 5 - Алгоритм внедрения изменений в ООО «Инстар Лоджистикс»
Для этих целей существует управление изменениями в организации. По сути, это управление переходами компании из одного состояния в другое.
Именно управление этими процессами является важным действием, потому что бесконтрольные изменения приводят, как правильно, к ухудшению положения компании.
Организационное изменение - это изменение какого-либо элемента организационной системы, внедрение новой идеи, технологии, процесса и любого действа, которое влияет на деятельность организации.
Изменения в организации можно разделить на два типа: на операционные изменения, которые связаны с улучшением управленческих, производственных или организационных процессов, и на стратегические изменения, которые направлены на кардинальное изменение приоритетов в компании, на ее задачи, цели и миссию.
Другие авторы выделяют так же стихийные и плановые изменения. Первые - это быстрые, реактивные изменения, как правило, реакция на «угрозы» из вне и неблагоприятные факторы. Такие изменения, так как происходят локально, не изменяют смежные процессы, в большинстве случаев приводят к плачевным последствиям. Плановые же изменения являются взвешенными, продуманными и системными. До внедрения изменений осуществляется ряд исследований, индификация и локализация проблемы, выявление возможных сценариев и возможных угроз, выявление сильных и слабых сторон организации (SWOT- анализ). Осуществление данных этапов необходимо для того, чтобы подготовить организацию к изменениям и мобилизировать ресурсы, которые могут понадобиться в срочном порядке при необходимости в минимизирующих действиях [19, 36, 41, 42, 43].
Именно поэтому для ООО «Инстар Лоджистикс» был составлен алгоритм внедрения изменений, представленный на рисунке 5 длятого, чтобы изменения не были стихийными, а - взвешенными.
Говоря о терминологии, изменение в организации - это намерение внедрения корректирующих мер в стратегию, положения, стандарты, инструкцию, документацию, инфраструктуру компании, бизнес-процессы, отдельные элементы организации.
В начале внедрения любых изменений в организации лежит инициатива, которая может исходит от любого сотрудника. Как правило, данная инициатива появляется, когда сотрудник видит постоянные, систематичные проблемы в работе какого-либо бизнес-процесса или операции.
Так, первый элемент алгоритма внедрения изменений в компании ООО «Инстар Лоджистикс» является инициация изменений.
На следующем этапе происходит анализ инициируемого изменения. В данном случае, это анализ существующей системы распределения заявок на обслуживание. Как было выявлено ранее, ООО «Инстар Лоджистикс» систематически сталкивается с проблемой, что из-за неравномерного распределения заявок и, соответственно, неравномерной загруженности сотрудников, в середине недели, сотрудникам приходится перерабатывать. А компании, в свою очередь, нести дополнительные издержки в виде сверхурочных. Это наглядно видно из собранных среднестатистических данных. По этой причине, были инициированы изменения системы обслуживания заявок компании для того, чтобы плавно перераспределить нагрузку.
В ООО «Инстар Лоджистикс» выделяется один сотрудник, который едет на контейнерный терминал и контролирует погрузо-разгрузочные работы на контейнерном терминале. Как правило, это делает один человек из отдела.
Следующий элемент данного алгоритма -- это принятие решения на вопрос, является ли существующая система распределения заявок оптимальной для компании. Как показывает гистограмма на рисунке 4, два дня в неделю сотрудник на контейнерном терминале перерабатывают, поэтому имеется необходимость в дальнейшем анализе существующей системы и, по возможности, ее улучшение.
На следующем этапе происходит предварительный анализ эффективности внедрения изменения, в данном случае,это - анализ эффективности системы бронирования временных окон с учетом спроса.
Если данный анализ покажет, что новая система распределения заявок на обслуживание компанией на контейнерном терминале эффективнее уже существующей, то рекомендуется произвести имитационное моделирование данной системы, как еще один этап проверки новой системы.Данный этап состоит из 3 подэтапов (рисунок 6):
а) моделирование системы распределение заявок с т-слотами. На данном подэтапе осуществляется моделирование заявок в Excel балансированного распределения заявок за счет тарифной сетки;
б) экономическое обоснование внедрения. На данном подэтапе рассчитывается экономическая выгода от внедрения системы распределения заявок с тайм-слотированием;
в) имитационное моделирование в Anylgic позволяет спроецировать модель реального времени: спрос и реакцию на тарифную сетку.
Рисунок 6 - Этапы предварительной оценки эффективности внедрения сбалансированной системы распределения заявок
Последовательность 2 и 3 этапе обуславливается больше трудо- и времязатратностью 3 этапа над 2, поэтому в случае экономической необоснованности, 3 этап не производится [36].
Последним этапом в алгоритме внедрения изменений перед решением об имплементации изменений является имитационное моделирование в программе Anylogic.
Моделирование в среде Anylogic способно решить проблемы, возникающие в реальном мире, а для бизнеса - проверить модель перед ее реализацией. Это удобный инструмент анализа, так как он прост в использовании и нагляден. Даже сложные системы в среде Anylogic могут быть наглядными.
Моделирование в данной программе - это эксперимент над целесообразностью любой системы.
От физического моделирования имитационное отличается тем, что оно основано на алгоритмах и уравнениях - компьютерных технологиях.
Anylogic позволяет просматривать результаты моделирований в 2D и 3D анимации, так же и просто анализировать модель в динамике.
Так, имитационное моделирование позволяет сэкономить бизнесу деньги и время, ведь отпадает необходимость в физическом моделировании.
Еще одним преимуществом данной программы является то, что иммется возможность анализа модели в действии. Пользователь имеет возможность изучать процессы и, при необходимости, вносить изменения в модель по ходу работы на ней, что свидетельствует о гибкости данного подхода.
Производители выделяют следующие плюсы данной программы:
а) безрисковая среда - моделирование в Anylogic позволяет сравнить и проанализировать различные и всевозможные сценарии «что, если», не подвергая риску сам бизнес-процесс. Так, такой подход дает возможность принять правильно решение, прежде чем внести его в систему;
б) экономия время и денег - имитационное моделирование помогает экономить время и деньги, ведь создать систему в программе гораздо дешевле и быстрее, чем построить, например, завод;
в) визуализация - 2D и 3D анимация позволяет сделать модели более наглядными, что облегчает их проверку;
г) понимание динамики - имитационное моделирование наблюдать реальное поведение системы во времени с необходимой детализацией в любой момент времени;
д) повышенная точность - имитационное моделирование позволяет отразить больше деталей, чем это делает аналитическое. По этой причине, имитационная модель считается точнее, чем аналитическая, а на ее основе прогнозы - более определенными. В некоторых областях, именно прогнозирование является целью моделирования, нежели сама модель и ее функционирование;
е) управление неопределенностью - благодаря имитационному моделированию можно легко увидеть неопределенность вовремя, благодаря чему оценить степень риска и найти другие решения [6, 22, 25, 52].
Далее происходит принятие решения о внедрении изменений или отказ от них.
3.2 Система бронирования временных окон с учетом спроса
Согласно алгоритму внедрения изменений в компании ООО «Инстар Лоджистикс» необходимо произвести анализ эффективности предлагаемой системы.
Данный анализ осуществляется методом наименьших квдаратов (МНК). Данный математический метод прогнозирования применяется для определения параметров задачи на основе наблюдений.
С помощью данного метода осуществляется поиск параметров модели, при которых обеспечивается наилучшее приближенное сглаживание моделируемого ряда к исходному. Данный метод позволяет достичь полного удовлетворения спроса клиентов, при этом максимально соблюдая их предпочтения.
Существует большое множество различных модификаций МНК, преследующий разные цели.
В случае компании ООО «Инстар Лоджистикс», необходимо сбалансировать нагрузку сотрудников в течение недели на контейнерном терминале, не увеличивая денежный оборот, по причине того, что не ставится цели увеличения тарифа и, за счет этого, прибыли, а лишь балансирование нагрузки и избавление от дополнительных издержек в виде сверхурочных. Так как на сегодняшний день в компании имеется единый тариф, который не меняется в зависимости от клиента, дня недели, месяца или времени суток, планируется сделать это с помощью внедрения тарифной сетки.
Для этого необходимо произвести оптимизацию распределения заявок на обслуживание контейнерных грузов по тайм слотам (т-слот). Под тайм слотом или временных окном понимается период обслуживания заявки, это может быть любой интервал времени в пару часов или даже день. В рамках данной задачи под тайм слотом подразумевается интервал времени в один день недели: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница, суббота и воскресенье. Такие временные окна выбраны в силу специфики имеющихся для анализа данных.
Недельное время работы компании на терминале разбивается на временные отрезки, продолжительность которых составляет один день. В эти тайм слоты клиенты размещают свои заявки.
Как показывает практика, заявки распределяются неравномерно по времени. При всем при этом, в самые загруженные дни периодически происходит перегрузка, проявляющаяся в переработках со стороны сотрудников компании.
Имеется необходимость сбалансировать загрузки временных слотов путем регулирования тарифов.
Принцип регулирования заключается в полном удовлетворении спроса клиентов и их предпочтений по времени с учетом ограничений мощностных
Задача преследует две цели: нахождение оптимального плана обслуживания заявок и тарифного плана, которой бы обеспечивал баланс денежного оборота. Баланс денежного оборота является важным элементом задачи и важным условием, так как целью задачи является не увеличение прибыли компании, а равномерное распределение загрузки и избежание перегрузки.
Данная задача состоит за 2 этапов.
На первом этапе осуществляется поиск оптимальной загрузки тайм - слотов по дням недели, базируясь на принципе клиент ориентированности, который заключается в максимально возможном удовлетворении спроса клиентов;
На втором этапе осуществляется поиск выравнивающего тарифного плана, сохраняя баланс денежных средств.
Данное неравенство является важным условием задачи, так как означает соблюдение условия нахождения в рамках ограниченных мощностей.
На первом этапе осуществляется оптимизирование плана загрузки временных окон по формуле (15), где
, (15)
где S - функция МНК;
;
Применяются следующие ограничения по формуле (16):
, (16)
где - предельное количество заявок в временном окне.
На втором этапе задачи оптимизируется тарифных план при условии баланса оборота денежных средств, что соблюдается благодаря формуле (17).
, (17)
где - функция МНК;
- выравнивающий тариф на обслуживание заявки в i-м временном окне.
Соблюдаются следующие ограничения, выраженные в формуле (18):
, (18)
где -- это базовый тариф на обслуживание одной заявки;
- минимальный тариф;
- выравнивающий тариф на обслуживание заявки в i-м временном окне [15, 16].
3.3 Тайм-слотирование заявок в ООО «Инстар Лоджистикс»
Задачи подобного рода удобнее всего решать в Excel, поэтому данная задача так же была решена с помощью данного инструмента.
Для решения задачи были необходимы следующие исходные данные: