Основнаячасть беседынацеленанасбориоценку информациипообсуждаемойпроблеме;выявлениемотивовицелейсобеседника;передачу
запланированной информации. Успешному проведению этой
фазыспособствует владение техникой постановки вопросов, методами активногослушания и восприятия сведений и фактов.Вопросы:
-
Перечислите этапы деловой беседы
-
Охарактеризуйте понятие деловой беседы.
-
Укажите основные преимущества деловой беседы.
Деловоеписьмо—этосообщение,содержащееспециальнуюин-формациюотносительноделовыхинтересовсторон.Этикетсоставленияписемпредусматривает следующиеправила:
-
ответ на письмо следует дать в течение недели;
-
благодарность за гостеприимство, выраженная в письме, от- правляется через неделю после отъезда;
-
при получении сведений о каком-либо приятном событии у партнера поздравление следует отправлять в течение недели со дня получения соответствующего письма об этом;
-
соболезнования выражают в течение 10 дней с момента получения сообщения о печальном происшествии. Отправлять их следует в траурных конвертах;
-
все перечисленное пишется всегда от руки и только ручкой (ни в коем случае карандашом).
Деловыеписьмаимеютопределенныеправиласоставленияиоформления,книмпредъявляютсятребования,обусловленныеихпринадлежностьюкинформационно-справочнымдокументам.Присоставлении письма автор должен детально продумать, с какой целью онсоставляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Ондолжен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма,начтоонможетоперетьсякакнаисходнуюточкуикаковановаяинформация,ещенеизвестнаяадресату,радисообщениякоторойисоставляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характераргументацииикомпозициятекста.Можновыделитьследующиеэтапыподготовкии составленияписем:
-
Изучение существующего вопроса
-
Подготовка и написание проекта текста письма
-
Согласование проекта письма
-
Подписание руководителем
-
Регистрация
-
Отправка.
Внешнийвидписьмаоказываетсильноевлияниенамнениеоегосоставителе.Деловыеписьмапишутсяналицевойстороне белойбумаги,формата от стандартного А4 до небольшого А8, не экономя бумаги. Лучше,еслиписьмобудетоформленонакомпьютере.Приветствуетсякраткостьписьма,отсутствиедвусмысленныхфраз,исправленийвтексте.Текстделовогописьмапечатается1,5-2интервала.Наконвертеуказываетсяполный,точныйадресполучателяписьма(заглавнымибуквами)-названиегорода,улицы,номердома,аеслинеобходимо—страна.Встроке"КОМУ"пишетсяфамилияадресата,должностьи точноеназваниепредприятия.Адрес отправителя на конверте не указывается, ноегоможнонаписатьнаоборотнойсторонеконверта.Точноенаписаниеадреса:имя,фамилия,дом,улица,город,страна.Бланк предприятия должен содержать эмблему, реквизиты предприятия(наименование,почтовый,телеграфный,электронныйадреса,номерателефона,телефакса,банковскиереквизиты).Важнаязадачаприсоставленииписьма—егоинформационноенасыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.Письмобываетодноаспектнымимногоаспектным.Одинаспектписьмаобычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, нетребующиеответа.Текстмногоаспектныхписемможетсостоятьизследующихаспектов:разделов,пунктов,подпунктов,абзацев.Изложениекаждогоаспектанеобходимо начинатьсабзаца.Дляделовойперепискихарактерна
тенденциясоставленияпреимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно посхеме:вступление,основнаячасть,заключение.Вступительнаячастьсодержит:ссылкунадокумент,егоотдельныепункты,послужившиеоснованием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель(причина)составленияписьма.Деловойстильобладаетсовокупностьюспецифическихпризнаков,отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического,разговорного, языка художественной литературы.Основнымитребованиями,предъявляемымикделовомустилю,являются:
-
стандартизация изложения;
-
нейтральный тон изложения;
-
точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;
-
лаконичность, краткость изложения текста;
-
использование языковых формул;
-
использование терминов;
-
применение лексических и графических сокращений;
-
преобладание страдательных конструкций над действительными;
-
употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
-
использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;
-
преобладание простых распространенных предложений.
При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он былпонятенадресату.Еслиуавтораписьмавозникаетсомнениепоэтомуповоду,тонеобходимопоступитьоднимизследующихобразов:
-
дать официальное определение термина;
-
расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;
-
убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.
Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное
или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знанийилипрофессиональнойдеятельностисоставляеттерминологию,илитерминосистему.Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечиваетоднозначностьпониманиятекста,чтооченьважно вделовомобщении.Термины,используемыевуправленческойдокументации, -этоотраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области,которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиесявсфередокументационного обеспечения.Письмо-извещениепосылаетсясцельюдоставитьопределенныесообщениялибоизвежливости.Здесьвполнедостаточноподписисекретаря.Когданеудалосьдостичьсогласияпокакому-либовопросувходепереговоровлиботелефоннойбеседы,аполучитьжеланныйрезультатнеобходимо,направляетсяписьмо-напоминание.Оносодержиттактичноесообщение,напоминающееонеобходимостивыполнитьвзятыенасебяобязательства. И только в крайнем случае можно намекнуть на последствияневыполненияобязательств.Письмо-подтверждениепосылаетсякакгарантияданныхранееобещаний.Оноподдерживаетпредложениеполучателяписьма,иногдаслужитподтверждениемполученияценностей,каких-либодокументовидр.В качестве официального предупреждения выступает письмо-претензия,котороесодержитследующиеданные:
-
основания, по которым предъявляются претензии;
-
сами претензии;
-
требования стороны, предъявляющей претензии (возмещение убытков).
Письмо-отказслужитответомнапретензиюсостороны