(невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии. К вариантам деловой беседы можно отнести и мимолетный разговор накоротке, и обстоятельную беседу “по душам”, и разъяснение своих требований, и спор по ряду вопросов, и попытку добиться согласия по какой-либо проблеме, и многое другое. Традиционно всякая деловая беседа проходит ряд этапов:
-
начало беседы и установление контакта;
-
передача информации;
-
аргументирование (высказывание своих аргументов, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов);
-
подведение итогов, принятие решения.
Началобеседы–этомостмеждунамиисобеседником.Наэтомэтаперешаютсяследующиезадачи:установление контакта с собеседниками;создание приятной (комфортной) атмосферы;привлечениевнимания;пробуждениеинтересакбеседе;иногда,еслинеобходимо,и“перехват”инициативы.Видыбесед.Принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседованиеприприеменаработу,собеседованиеприувольнениисработы,проблемныеидисциплинарныебеседы.
-
Беседа при приеме на работу носит характер "приемного" интервью", основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. Оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:
-
что представляет собой человек, обратившийся с заявлениемо приеме на работу;
-
почему он ищет работу;
-
каковы его сильные и слабые стороны;
-
каковы его взгляды на аффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);
-
что он считает наиболее весомыми своими достижениями;
-накакуюзарплатуонрассчитывает.В свою очередь от соискателя также ожидают вопросов. Более того, понимсудятотакихеголичностныхкачествах,каксамообладание,целеустремленность, коммуникативный стиль и др. Поступающим на работурекомендуетсявыяснитьследующее:
-
Является ли рабочее место новым или вакантным?
-
Почему возникла необходимость кадрового обновления?
-
Причины увольнения или перехода на другую работу предшественника?
-
Кто принимает решение о назначении на должность?
-
как примерно будет выглядеть рабочий день?
-
В чем конкретно будут заключаться обязанности?
-
Как и кем будет оцениваться работа?
-
Возможности для обучения, роста, продвижения?
-
Дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые
дни)?
-
Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.
В первом случае необходимо выявить истинную причину увольнения,егомотивы:вызваноононеудовлетворенностьюпроизводственнымпроцессом, невниманием, обидой, или какими-либо иными причинами. Дляэтогополезнозадаватьвопросы,связанныессодержанием,объемом,условиями выполнения работником производственных заданий, выяснениемего оценки таких заданий и
условий их выполнения.
-
Беседы с работником при увольнении. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения: прощальный разговор не назначается перед выходными днями или праздниками; не проводится на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель.
-
Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни
возникновением сбоев в деятельности сотрудника, необходимостьюкритической оценки его работы и фактами нарушения дисциплины.Приэтомруководительдолжензаранееответитьнавопросыосмысле,цели,результатах,средствахиметодахрешенияпроблемы,стремяськтому,чтобывходебеседыподчиненныйпринялпозициюруководства.Дляэтогонеобходимо:
-
получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;
-
построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера;
-
быть конкретным и избегать неясностей ("Вы сделали не то, что нужно", "Вы не выполнили задания" и т.п.); критиковать выполнение задания, а не личность. Соблюдение правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию.
Припроведениипроблемнойбеседыважновыяснить:
-
не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? (Например, провинившийся работник скрывает свое недовольство по какой- либо причине и не хочет или не может открыто сказать об этом.).
-
не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)?
-
не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть, работнику нужна 6ольшая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мероприятиях, которые необходимо осуществить в конкретный срок и которые могут стать, программой по преодолению возникшей ситуации.
Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику омерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует выражатьпросто,четко,делаяакцентнапониманиииправильнойоценкеслучившегося.Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов:подготовительныйэтап;началобеседы;обсуждениепроблемы;принятиерешения;завершениебеседы.Подготовительныйэтап.Впериодподготовкикпредстоящейбеседенеобходимопродуматьвопросыее целесообразности,условия ивремяеепроведения,подготовитьнеобходимыематериалыидокументы.Привыбореместапроведениябеседыполезноучестьследующиерекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать себяувереннее,еслиинициативаразговораисходит отвас.В кабинетесвоегособеседникавамбудетлегче
решатьвопросы,покоторымвызанимаетеобъективноболеевыгоднуюпозицию.Еслинеобходимовыработатьсовместноерешение,программусовместныхдействий,имеетсмыслназначить встречу "на нейтральной территории", где ни одна из сторон небудетиметьпреимуществ.Готовяськпредстоящейбеседе,необходимоизбежатьдвух крайностей:излишнейуверенностивсвоемумениибезподготовкипровестиэффективныйразговористремленияпродуматьвсеэтапыбудущейвстречи,вплотьдоиспользования пауз и жестов. В первом случае инициатива может перейти кпартнеру, во втором - отклонение от плана может привести к растерянности инеуверенности.Полезнееобдуматьиспрогнозироватьосновныелинииповедения.Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего сустановлениемконтактассобеседником,созданиематмосферывзаимопонимания,пробуждениеминтересакразговору.Отпервыхфразкаждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предметуразговораи своемусобеседникукак личности.Перечислимрядметодов,использованиекоторыхэффективновначалебеседы:
-
метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником;
-
метод "зацепки": использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;
-
метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы:
-
метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.