Материал: Автоматизация торговых операций в автосалоне

Введение

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. БД и СУБД являются составными частями информационной системы (ИС). Для управления БД используются системы управления базами данных (СУБД) - программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.

Современный мир информационных технологий трудно представить себе без использования баз данных (БД). Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Увеличение информационных потоков и повышение требований к скорости обработки данных требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий, поэтому наличие БД играет важную роль в функционировании любой организации. БД представляют собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов, и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области. Большинство предприятий, фирм используют именно такой метод хранения информации.

В настоящее время процесс автоматизации затрагивает все сферы деятельности человека: производственную, техническую, технологическую, а также информационное пространство.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Целью курсовой работы является разработка автоматизированной информационной системы (АИС) учета торговых операций в автосалоне.

Основная задача курсовой работы -- разработать базу данных для накопления необходимой информации и приложение, позволяющее вести учет и контроль за базой данных. Произведем декомпозицию основной задачи курсовой работы на подзадачи:

- Проведение анализа деятельности автосалона;

- Анализ и описание предметной области (построение IDEF0-модели, DFD-диаграмм);

- Разработка информационной базы данных;

- Разработка технологической архитектуры системы;

- Разработка пользовательского интерфейса приложения;

- Осуществление программной реализации приложения;

- Тестирование и отладка разработанного приложения.

В качестве СУБД выступает Microsoft Office Access 2010. Средой разработки приложения является программный продукт Borland C++ Builder, позволяющий создавать приложения на языке С++. Разработка информационной системы «Автоматизация учета торговых операций в автомобильном салоне» позволит оперативно предоставлять запрашиваемую пользователями информацию, обеспечит удобный доступ к ней, снизит объем бумажного документооборота.

Анализ деятельности автосалона

запрос отчет диаграмма данные

Общие сведения об объекте автоматизации

Объект автоматизации автосалон «Along the road» - один из самых амбициозных игроков автомобильного рынка. Основным видом деятельности автосалона является реализация автомобилей. Автосалон - юридическое лицо, имеет зарегистрированный товарный знак, фирменный знак, расчетный и иные счета в рублях и иностранной валюте в учреждениях банков. Автосалон имеет в своем составе юридический отдел, бухгалтерию, отдел сбыта, отдел рекламы, отдел закупки. Общее руководство предприятием осуществляет директор. Организационная структура представлена на рисунке 1.1

Рисунок 1.1 - Организационная структура

Функции юридического отдела:

- Проверка соответствия закону представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера;

- Организация систематизированного учета и хранения поступающих на предприятие нормативных актов;

- Оказание юридической помощи в заключении договоров (например, договора купли-продажи).

Отдел сбыта выполняет следующие функции:

- Организация принятия заказа от клиента;

- Сервисное обслуживание клиентов;

- Отслеживание состояния заказов;

- Составление отчета о заказах и оплатах этого заказа.

Основные функции отдела бухгалтерии:

- Осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;

- Начисление и выплата заработной платы рабочим и служащим;

- Своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе реализации автомобилей;

- Хранение бухгалтерских документов, смет расходов, других документов, а также сдача их в архив в установленном порядке;

- Оформление приказов, связанных с деятельностью учреждения.

Отдел рекламы и PR занимается организацией работ по рекламе, продвижению товара. Основные функции отдела закупок связаны с определением потребности компании в заказе автомобилей, поиске и отборе надежных поставщиков, заключением договоров или контрактов, а также с контролем за точным исполнением этих договоров, получением поставок, проверкой купленных автомобилей на предмет количественного и качественного соответствия условиям договора поставки.

Основная стратегическая цель компании заключается в организации эффективных продаж автомобилей, которые существенно увеличат доходность компании.

Миссия: обеспечение доступности автомобилей для каждого клиента, показание конкурентных преимуществ бренда, предоставление широкого спектра качественных, комфортных, технически совершенных автомобилей.

Перед компанией стоят следующие стратегические цели (рис.1.2):

- Поиск новых рынков сбыта;

- Укрепление позиций на рынке;

- Увеличение уровня продаж;

- Обеспечение конкурентоспособности компании.

Для достижения этих стратегических целей необходимо:

- Расширение ассортимента;

- Привлечение клиентов путем доступности и качества услуг;

- Привлечение новых сотрудников;

- Постоянное улучшение оказываемых услуг.

Рисунок 1.2 - Стратегические цели и задачи автосалона

Таким образом, укрепление лидирующих позиций на рынке достигается за счет реализации автомобилей, востребованных сегодня и дающих импульс к развитию в будущем.

Описание учета реализации автомобилей

Основные функции отдела сбыта заключаются в реализации автомобилей и ведении их учета. Деятельность отдела сбыта регулирует начальник отдела сбыта, который осуществляет руководство по развитию и функционированию, организовывает подготовку и проводит внутренние проверки, анализирует их результаты, контролирует выполнение корректирующих мероприятий.

Менеджер по продажам осуществляет связь между покупателем и производителем товаров или услуг. Главная задача менеджера по продажам - реализация товара. Продавцы-консультанты - это специалисты по консультационным продажа. Консультационные продажи предполагают информационное сопровождение клиента, ведение переговоров с клиентами всех уровней, обслуживание покупателей в соответствии с технологиями продаж, оказание консультационной помощи покупателям относительно свойств, характеристик товаров, расчет итоговой стоимости покупки.

Описание бизнес-процессов учета реализации автомобилей

Организация учета реализации автомобилей в автосалоне предполагает следующие бизнес-процессы:

1. Заказ автомобиля - после выбора автомобиля оформляется заказ на выбранную модель, подготавливается и отправляется запрос на завод - изготовитель, принимается предоплата и выдается квитанция о предоплате;

2. Прием автомобиля - принятие автомобиля на внутренний учет, проведение предпродажной подготовки и диагностики автомобиля, оповещение покупателя;

3. Реализация автомобиля - осмотр автомобиля покупателем, оформление договора купли-продажи;

4. Регистрация оплаты;

5. Формирование отчетных документов:

- Формирование отчета «Прайс-лист»;

- Формирование отчета «Анализ продаж»;

- Формирование отчета «Заказы автомобилей»;

- Формирование отчета «Состояние заказов».

Для формализованного описания вышеописанных бизнес-процессов построим функциональную модель IDEF0. Основной структурной единицей IDEF0-модели является диаграмма, представляющая собой графическое описание модели предметной области или ее части. Главными компонентами IDEF0-диаграммы являются блоки. Каждый блок диаграммы соответствует некоторой функции, для которой необходимо определить исходные данные, результат, управляющую функцию и механизм ее реализации. Взаимодействие функций с внешним миром и между собой описывается с помощью дуг (связей). В IDEF0 различают пять типов дуг:

1) Вход - материал или информация, которые используются или преобразуются блоком для получения результата (выхода);