Дипломная работа: Автоматизация расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Городской супермаркет»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Рисунок 5. Структурно-функциональная диаграмма
технологии рассылки актов сверок
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
В данном разделе показана целесообразность автоматизации задачи,
исходя из анализа текущих затрат времени на обработку информации на основе
определения показателей трудоемкости ввода, обработки и подготовки
соответствующих документов. На рисунке 6 представлена схема
документооборота для документа акт сверки. В таблице 2 представлена оценка
потока информации до внедрения автоматизации.
23
1. Формирование акта
сверки в 1С. Предприятие
8.3
2. Сохранение в
согласованном формате и
печать акта
3. Подписание акта сверки
4. Сканирование и отправка
контрагенту
Бухгалтер
Акт сверки
Ответственное лицо
Сформированный
акт сверки
Зарегистрированный
и заверенный акт
сверки
Контрагент
Подписанный акт
сверки
5. Проверка контрагентом
Отправленный
акт сверки
Действие
Исполнитель
Рисунок 6. Схема документооборота
Таблица 2
Оценка потока информации
Документ
Количество
документов
за год
Трудовые
затраты на
1
документ,
мин
Трудовые
затраты за
год, час
Количество
занятых людей
на
формирование
актов
Акт сверки
4000
5
334
5
Итого:
4000
5
334
5
Основными недостатками является большие затраты времени и людей на
формирование и рассылку актов сверок.
24
После автоматизации трудозатраты сократятся до 1 человека, который
будет запускать обработку формирования и рассылки сверок, а количество
затрачиваемого времени сократится до 4 часов в год. Таким образом
человеческий ресурс сократится в 5 раз, а временной – в 83,5 раза.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из важных частей успешной деятельности организации является
наличие системы обеспечения безопасности. В противном случае
пренебрежение этой системой поведет за собой утечку, потерю или
повреждению информации, вследствие чего компания может понести
значительные убытки. [11] Чтобы этого не произошло компания имеет ряд
методов обеспечения информационной безопасности:
1.) При приеме на работу сотрудник подписывает договор о
неразглашении конфиденциальной информации, все сервера компании
стоят в отдельном запертом помещении, к которому доступ имеется
только у определенного круга лиц, в организации присутствует служба
безопасности, контролирующая вход и выход по пропускам для
нежелательного вторжения посторонних лиц, для использования
интернета стоит ряд ограничений прав доступа на нежелательные
сайты, использование электронной почты осуществляется в
специальной программе MS Outlook, в которой ведется мониторинг
всех переписок, так же, как и с MS Outlook по таким же правилам в
компании ведется общение через ПО Skype for business. Доступ к
информации контролируется за счет назначения ролей, каждый месяц
пароль на ПК и на некоторых ПО меняется для дополнительной
информационной безопасности. USB-порты отключены.
2.) На отдельном сервере в компании стоит Microsoft Total Security. Он
обеспечивает базовую защиту, защиту от изменения операционных
25
систем и приложений, режим безопасных программ, сетевую и
интернет-безопасность, защиту персональных данных, мониторинг
активности, резервное копирование, шифрование данных и использует
менеджер паролей. Также на каждый ПК установлен Remote
Administrator, который позволяет удаленно контролировать работу
сотрудников организации.
3.) Контролем за безопасностью занимается отдел информационных
технологий (ИТ) и отдел безопасности. В отделе ИТ сидят системные
администраторы, которые могут назначать роли сотрудников, для
использования, чтения или исправления той или иной информации.
Также есть сотрудники, которые следят за исправностью работы
антивируса, делают соответствующие поправки и надстройки.
Контролем сотрудников занимается отдел безопасности. Он
предотвращает кражу и несанкционированный доступ на предприятие.
4.) Для осуществления безопасности для интернет-магазина компания
пользуется услугами надежного хостинга, который следит за
обновлением всех модулей и баз данных и имеет программно-
аппаратные решения против различного рода DDOS-атак, выполняет
резервное копирование данных, контролирует права доступа и каждый
месяц меняет пароли.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При существующей технологии решения задачи, для составления акта
сверок используется 1С. Предприятие 8.3. В данной программе существует
шаблон, который заполняют данными, по которым стоит свериться. По каждому
контрагенту формируется отдельный акт, подписывается и посылается по
26
электронной почте. Программным решением моей задачи также будет являться
1С. Предприятие 8.3.
1С. Предприятие 8.3 является подходящим решением в первую очередь из-
за экономичности данного продукта. Также оно включает широкий спектр
готовых проработанных решений, широкие функциональные возможности и
разнообразие программных продуктов. Данная программа легко осваиваема
персоналом компании. Присутствует высокая оперативность обновления,
высокая результативность внедрения. 1С. Предприятие 8.3 имеет различное
множество конфигураций, в том числе и конфигурацию, которая подходит для
решения рассматриваемой задачи в работе – конфигурацию «Бухгалтерия». Эту
конфигурацию можно связать с другими, что приведет к увеличению
функционала. Таким образом программные продукты 1С изначально являются
многофункциональными с возможностью расширения. Благодаря собственному
встроенному языку можно смоделировать практически неограниченное
количество решений вплоть до индивидуальных. Надежность программы
обеспечивает разделение прав пользователей. Могут назначаться роли каждому
сотруднику, что обеспечивает полный контроль за информацией, находящейся
внутри предприятия. Все конфигурации 1С оснащены необходимыми отчетами
и обработками для полной аналитики деятельности всего хозяйственного
спектра. Дополнительно можно использовать отчетности, написанные под заказ,
расширяя таким образом аналитику. В 1С функциональные области программы
объединены между собой, обеспечивая тем самым удобство и качество доступа
информации. [15]
Таким образом, 1С. Предприятие 8.3 является оптимальным выбором для
организации, так как организация уже пользуется данным программным
продуктом, он имеет большой функционал, высокую надежность, нет
необходимости в обучении персонала, в следствие чего внедрение
автоматизации произойдет максимально эффективно.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/581