Дипломная работа: Автоматизация расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Городской супермаркет»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
17
соединен с маршрутизатором. Данный сервер обеспечивает безопасное
подключение к интернету. К маршрутизатору в свою очередь подключены
модем и главный коммутатор. Через модем осуществляется беспроводное
подключение к интернету через смартфоны сотрудников. Через главный
коммутатор осуществляется подключение к каждому отделу на другой
коммутатор, а через него подключаются принтеры и ПК отделов. Компания
имеет одну точку доступа, распространенную на всю её территорию.
Компания сотрудничает с производителями Lenovo и Cisco, что позволяет
им приобретать их технику по выгодной цене. В ходе выбора технического
оснащения, были выбраны ПК Lenovo V330-15IGM, сервера Lenovo ThinkSystem
ST50, коммутаторы Cisco WS-C3560-24TS-S и Cisco SB RV320, маршрутизатор
Cisco 2811, модем Cisco AIR-SAP702I и принтеры Kyocera Ecosys M2735dn.
Данные технические решения подходят для выполнения всех задач,
поставленных перед компанией.
Сервер 1С Server и Navision служит для хранения и обработки информации
и осуществляет управление учетом на предприятии. Сервер печати распределяет
ресурсы печати по рабочим станциям, почтовый сервер осуществляет отправку
данных от 1 компьютера к другому в рамках установленного ПО, сервер
администрирования осуществляет удаленный контроль доступа рабочих
станций к базам данных. На сервере хранения файлов осуществляется хранение
данных и доступа к ним, прокси-сервер служит для фильтрации и
маршрутизации информации, попадающей на предприятие через интернет. МФУ
осуществляет ввод и вывод документов с электронного носителя на физический
и наоборот. Рабочие ПК служат для работы с программами, установленными для
функционирования предприятия и взаимодействия с другой техникой. На
рисунке 3 представлена техническая архитектура предприятия.
18
Финансовый и бухгалтерский
отделы
Серверная
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Lenovo
ThinkSystem
ST50
Сервер
«1С Server»
Сервер
«Navision»
Сервер
печати
Почтовый
сервер
Сервер
Хранения
файлов
Сервер
администрирования
Прокси-сервер
Интернет
Cisco WS-C3560-24TS-S
Cisco 2811
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Отдел ИТ
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Коммерческий отдел
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Отдел кадров
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Юридический отдел
Kyocera Ecosys
M2735dn
LENOVO
V330-15IGM
Cisco SB RV320
Cisco AIR-SAP702I
Удалённый
доступ
Смартфоны
сотрудников
Рисунок 3. Техническая архитектура предприятия
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов является важным условием для
успешного функционирования предприятия. Автоматизация деятельности
становится ключевой задачей, которую необходимо решить организации для
максимально эффективной работы предприятия. [10] В данном дипломном
проекте рассматривается автоматизация расчетов с поставщиками и
подрядчиками. Учет ведется в программе 1С. Предприятие 8.3 и уже имеет ряд
решений по автоматизации. Своей задачей я выбрал автоматизацию рассылки
актов сверок.
Данный выбор обусловлен тем, что сверка с контрагентами является одним
из главных принципов бухгалтерского учета. Бухгалтерская сверка – сложная
задача для любой компании, так как занимает много трудовых и временных
19
ресурсов. В рассматриваемой компании, объем поставщиков составляет порядка
2000 контрагентов, автоматизация рассылки сократит временные и трудовые
затраты компании.
На данный момент рассылка делается вручную, акты формируются,
сохраняются и индивидуально рассылаются. Это значит, что каждый раз при
отправке нового акта создаются новое письмо, вкладывается файл и
отправляется контрагенту. Каждое действие требует определенных временных
затрат. Большое их количество значительно замедляет ход работы в бухгалтерии.
Автоматизация поможет ускорить данный процесс.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
её описание.
Первостепенное значение работы бухгалтерской службы имеет контроль
за ходом выполнения долговых обязательств сторон, возникающих при расчетах.
Состояние расчетов влияет на финансовое положение организации, а также на
использование денежных средств в обороте, величину прибыли и
платежеспособность фирмы.
Для будущей задачи входными информационными потоками являются:
почтовый сервер, справочник Контрагенты, данные учета взаиморасчетов,
справочник договоры, справочник Валюты, константа Руководитель.
Выходными информационными потоками являются: акт сверки и
рассылка документации поставщикам.
Объект автоматизации трансформируется от состояния формирования
акта путем внесения в него необходимой информации в уже существующие
формы до состояния готового оформленного документа, прикрепленного в
письме.
20
Акты сверок обеспечивают достоверность информации, отражаемой в
учете организации, поэтому они также используются при прохождении
аудиторских и налоговых проверок и судебных разбирательств.
Специалистами, задействованными в решении данной задачи, являются
бухгалтера.
Основными определениями и понятиями, свойственными
рассматриваемой области являются: счет, акт сверки, поставщик, покупатель,
товарная накладная, счет-фактура, дебет, кредит, сальдо.
Счет – документ с указанием причитающихся денег за отпущенный товар,
за выполненную работу и так далее.
Акт сверки – документ, в котором отражено состояние расчетов между
двумя контрагентами.
Поставщик – организация, предоставляющая материалы.
Покупатель – человек, который что-либо покупает.
Товарная накладная – документ, который применяется для оформления
продажи товаров.
Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку
товаров или оказание услуг и их стоимость.
Дебет – приход средств.
Кредит – расход средств.
Сальдо – разница между приходом и расходом.
В процессе формирования актов сверок расчет показателей не ведется. В
них отражены данные из документов расчетов. Общая модель системы
приведена на рисунке 4.
21
Технология рассылки актов сверки выполняется в несколько этапов: в
первом этапе ведется настройка учетной записи электронной почты для
пользователя, вторым этапом является открытие обработки, выбор периода и
заполнение таблицы контрагентов, третьим этапом является этап проверки, что
все заполнилось правильно и что все устраивает пользователя, четвертый этап –
это этап контроля, на данном этапе есть возможность исключить или добавить в
рассылку акты, поменять e-mail получателя, заключительным этапом является
рассылка актов по электронной почте. Задействованными людьми в этой
технологии являются бухгалтера, которые составляют и рассылают акты и
контрагенты, которые их получают. Данная технология представлена в виде
диаграммы на рисунке 5. [5]
Рисунок 4. Структурно-функциональная диаграмма
автоматизации рассылки актов сверок
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/581