Дипломная работа: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации АО "Электронный архив"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
58
- применение программно-аппаратных комплексов;
- применение антивирусных средств;
- охрана важных помещений.
Таблица 2.3 Характеристика используемых средств от внешних угроз
Способ
Описание
Программно-аппаратные комплексы
защиты информации
Устройство шифрования «КРИПТОН»
является программно-аппаратным
комплексом, который обеспечивает
шифрование и дешифрование
информации в ПЭВМ и информационно-
вычислительных сетях.
Разработка и соблюдение политик
безопасности
- ограничение доступа к информации;
- мониторинг информации;
- распределение ответственности между
сотрудниками организации по
обеспечению информационной
безопасности.
Защита каналов связи
протокол SSH
Антивирусная защита
Kaspersky Total Space Security
Физическая защита помещений
- система контроля за доступом
информации;
- установка решеток на окнах;
- охрана помещений.
Также для обеспечения защиты от вредоносного программного обеспечения,
необходимо соблюдать следующие правила:
- использовать лицензионное ПО;
- анализировать содержимое ПО;
- устанавливать обновления ПО;
- проверять электронную почту;
- проверять скачиваемую информацию на наличие вредоносного ПО;
59
- использовать только проверенное программное обеспечение на персональных
компьютерах на предприятии, приобретая его только у проверенных официальных
поставщиков.
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и ее описание
Информационной моделью является схема движения входных и
результативных потоков. Данная модель объясняет то, на основе каких входных
документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение
функций по обработке данных [13, С. 256].
Информационная модель представлена на рис. 2.1.
Рис. 2.1 Информационная модель системы
Информационная модель имеет шесть логических уровней:
- Источники информации (администраторы заполняют справочники,
сотрудники доставляют документы);
- Таблицы с первичными документами («Форум» с информацией о наличии
документов, «Файлы» с информацией о параметрах файлов сотрудников);
- Первичные документы (информация, введенная менеджерами);
- Результатные документы (файлы базы данных, которые получены путем
выборки по запросам из базы данных, например, «Результат поиска»);
- Таблицы с промежуточной информацией (справочники базы данных,
например, справочники «Шаблоны», «Группы»).
- Получатели информации.
60
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Система документации является основой информационного обеспечения.
Документом являются сведения, которые применяются при решении различных
задач. Документы показывают процессы в материальной сфере и представляют собой
оперативную и постоянную информацию, которая нужна для решения разных
экономических задач [23, С. 304].
Входной информацией является информация, которая нужна для решения
разных задач. От способов сбора и состава входной информации зависит быстрота и
эффективность управления.
Для данного дипломного проекта входной информацией является:
- паспортные данные физ. лица;
- структура организации;
- накладные;
- данные по номенклатуре;
- расход по банку;
- приход по банку.
В качестве входной информации в системе используется информация, которая
импортируется из следующих документов, указанных в таблице 2.4.
Таблица 2.4 Описание входных документов
Название
Реквизиты
Ответствен
ный за
ведение
Средний
объём в
записях
Средняя
частота
актуализаци
и
Средний
объем
актуализаци
и, %
Договор
на
оказание
услуг
-
наименование
производителя
;
- адрес;
- контакты.
Бухгалтерия
50
1 раз в
месяц
10
Перечень
услуг
Наименование
услуг
Отдел
маркетинга
10
1 раз в год
10
61
Продолжение таблицы 2.4
Трудовая
книжка
- ФИО;
- должность;
- дата
рождения.
Сотрудник
15
1 раз в
месяц
10
Данные
клиента
-
наименование;
- ип (физ. лицо
или юр. лицо);
- контакты.
Клиент
150
1 раз в
месяц
10
Штатное
расписан
ие
организа
ции
-
Наименование
должности
Бухгалтерия
10
1 раз в
месяц
10
2.2.3 Характеристика результатной информации
Характеристикой результатной информации является обзор результатов
решения поставленных в аналитической части задач.
Результатами автоматизации отделов организации являются:
- поиск по справочникам;
- заполнение справочников;
- поиск по документам;
- введение внешних и внутренних документов;
- печать отчетов.
Описание результатной информации приведено в таблице 2.5.
Таблица 2.5 Описание выходных документов
Наименование
Реквизиты
Таблицы, на
основе которых
формируются
Частота
формирования
средний
объём
62
Продолжение таблицы 2.5
Акт приема
· номер акта
· клиент
· дата
формирования
· менеджер
· Заявки
· Клиенты
· менеджеры
По запросу
20
Журнал приема
· дата
· номер заявки
· менеджер
· Заявки
· Клиенты
· Менеджеры
По запросу
15
Список
клиентов
· Наименование
· Контактные
данные
· Тип (физ. лицо
или юр. лицо)
· Клиенты
По запросу
15
Список
менеджеров
· ФИО
· Дата рождения
· Пароль
· логин
· Сотрудники
По запросу
10
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Дерево функций показывает иерархию обработки данных и функций
управления. Выделяют функции, которые реализуют основные функции управления и
обработки данных. Выявление состава функций и иерархии позволяет разработать
структуру сценария диалога, которая дает возможность определить состав кадров
диалога [1, С. 463].
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2135