Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО "АРСтрой"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
32
Для того, чтобы купить готовое решение, необходимо его выбрать. Выбранное
решение должно полностью соответствовать не только требованиям, диктуемыми
организацией автоматизированной задачи, но и общей структуре бизнес-процессов
всей компании. Данный вариант возможен, однако в большинстве случаев будет
выбран программный продукт, который будет перегружен ненужным функционалом
(который тоже будет включен в стоимость покупки).
Заказ разработки программного продута автоматизации выбранной задачи у
сторонних разработчиков позволит устранить проблему, описанную выше, и будет
приобретена информационная система, полностью удовлетворяющая структуре
бизнес-процессов компании. Однако, при изменении и реинжиниринге бизнес-
процессов в будущем возможно потребуется ее переработка, что выльется в итоговое
увеличение стоимости приобретения ИС.
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки,
данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает
затруднения из-за отсутствия развернутой документации. У варианта аренды ИС
можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности компании за счет взаимодействия
и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой
интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного изменения
рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и дешевле найти
новых поставщиков с необходимыми возможностями и ресурсами, чем перестраивать
внутреннюю деятельность компании, ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая
новые;
ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слишком
многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и возможностей. В
таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в течение длительного
времени обеспечивали ей успех на рынке.
33
Поэтому в рамках данного дипломного проекта информационная система для
автоматизации документооборота будет разрабатываться в компании собственными
силами, т.к. компания располагает квалифицированными сотрудниками для
проектирования, разработки, внедрения и сопровождения ИС (в штате компании
имеются программисты).
Разрабатываемая информационная система будет включать весь необходимый
функционал и учитывать все особенности работы и пожелания сотрудников данной
компании, так как будет являться индивидуальным (уникальным) продуктом, что
позволяет быстро изменить функциональность в соответствии с требованием
внутреннего заказчика.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены перед
дипломным проектом организовано в виде реляционной базы данных, в которой
хранится вся информация, необходимая для автоматизации процесса
документооборота в организации.
Реляционная модель хранения данных представляет объекты предметной
области и взаимосвязи между ними в виде таблиц. При этом все операции над
информацией, хранимой в базе данных, сводится к манипулированию таблицами, а
точнее, записями в них.
На этой модели данных базируются почти все современные СУБД для ПЭВМ.
Существенными преимуществами реляционной модели данных являются простота
представления данных, так как таблицы являются для этого привычной формой,
естественный характер формирования запросов, так как они не привязаны жестко к
заранее определенной структуре и высокая степень независимости данных, так как
интерфейс пользователя не связан с деталями физической структуры памяти и
стратегий доступа.
Достоинствами реляционной модели являются:
процесс проектирования баз данных наиболее формализован,
вследствие этого реляционная модель имеет более широкие возможности
для проектирования баз данных.
34
Недостатки данной модели:
низкая производительность при больших объемах баз данных;
высокая избыточность данных и связанная с этим проблема обеспечения
непротиворечивости данных при их обновлении.
более высокий уровень независимости данных.
По сравнению с другими моделями данных можно выделить следующие
преимущества реляционной модели:
простота, за счет использования двумерных таблиц;
гибкость, за счет возможности использования отношений, которые
позволяют получать проекции таблиц в разных плоскостях;
ясная взаимосвязь атрибутов из различных отношений и файлов;
независимость данных от прикладной программы;
простой язык манипулирования данными, основанный на реляционной
алгебре, который более доступен для пользователя.
Разработанная система с использованием базы данных, позволяет:
централизовать информационный фонд системы;
произвести структурирование данных в виде удобном для
проектировщика или разработчика;
рассчитывать показатели.
Входными данными для проектируемой информационной системы
автоматизации документооборота выступают данные о документах, которые
необходимо создавать и передавать между сотрудниками, при чем с точки зрения
разработчика совсем не важна внутренняя структура и наполнение документа, гораздо
важнее внешние данные документа:
название;
тип документа;
дата создания;
описание документа;
файлы документа (в формате pdf, docx, pptx или xlsx);
срок выполнения требуемой операции с документом («дедлайн»).
35
Кроме того, к каждому документу необходимо сохранять комментарии
сотрудников, которые также являются входными данными. Комментарии
характеризуются следующими атрибутами:
документ, к которому относится комментарий;
текст комментария;
автор комментария;
дата и время отправки комментария;
Всего в информационной системе используется шесть справочников:
сотрудники (они же пользователи ИС);
должности;
отделы;
типы документов;
статусы документов.
Выходными данными информационной системы автоматизации
документооборота являются данные о работе с документами.
Для каждого документа, комментария и справочных данных используются
кодификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи в таблице БД.
Описание используемых классификаторов приведено в таблице 3.
Таблица 3
Используемые идентификаторы
№ пп
Наименование кодируемого
множества объектов
Значность
кода
Мощность
кода
Система
кодирования
1
Идентификационный номер
документа
4
9999
Порядковая
2
Идентификационный номер
файла
4
9999
Порядковая
3
Идентификационный номер
сотрудника
4
9999
Порядковая
4
Идентификационный номер
должности
4
9999
Порядковая
5
Идентификационный номер
отдела
4
9999
Порядковая
6
Идентификационный номер
типа документа
4
9999
Порядковая
7.
Идентификационный номер
статуса документа
4
9999
Порядковая
8
Идентификационный номер
файла
4
9999
Порядковая
36
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение – это совокупность программ для реализации целей и
задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса
технических средств.
В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные
программные продукты, в том числе: операционная система, системы
программирования, инструментальные средства программиста, тестовые и
диагностические программы, программные средства телекоммуникации, защиты
информации, функциональное программное обеспечение (автоматизированные
рабочие места, системы управления базами данных и т. п.).
Для реализации информационной системы автоматизации документооборота
необходимо выбрать язык программирования для создания пользовательского
интерфейса и систему управления базой данных для организации хранения
информации в виде базы данных.
В качестве языка программирования был выбран язык php.
PHP (PersonalHomePageTools – «Инструмент для создания персональных веб-
страниц») – является скриптовым языком программирования общего пользования,
используемый для создания Web-приложений. В данный момент времени его
поддерживают подавляющие большинство хостинг-провайдеров, и он стал одним из
ведущих языком программирования, использующих для разработки динамических
Web-сайтов [10].
Популярность языка в создании web-сайтов определяется наличием большого
набора средств предназначенных на разработку web-приложений. Основные из них:
автоматическое извлечение GET и POST-параметров, а также переменных
окружения веб-сервера в предопределённые массивы;
взаимодействует с очень большим количеством разных СУБД (MySQL,
SQLite, Oracle (OCI8), PostgreSQL, Microsoft SQL Server и пр.);
автоматическая отправка HTTP-заголовков;
работает с HTTP-авторизацией;
работает с сессиями и cookies;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1738