Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО "АРСтрой"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе
модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ -
стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA
CRM+ - реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных
процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.
Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями,
документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну
можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на
карточку документа.
Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля
исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у
пользователя под рукой. Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он
автоматически сохраняется после сканирования.
Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с
исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы
формировать результаты так, как они считают нужным.
Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям
отдельного предприятия и его организационной структуры.
Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно
для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.
Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для
моментального распознавания в системе.
Стоимость системы ELMA – 7 200 рублей за одну лицензию (стоимость покупки
на 100 пользователей – 720 000 рублей).
Скриншот интерфейса системы ELMA приведен на рисунке 12.
28
Рисунок 12 – Скриншот системы ELMA
Следующий программный продукт, который будет рассмотрен - Optima-
WorkFlow.
OPTIMA-WorkFlow – программная платформа для создания систем управления
документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих
организациях любого масштаба. Система обеспечивает комплексную автоматизацию
процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии
работы с электронными документами.
Функционал системы позволяет автоматизировать следующие виды
деятельности по обработке документов:
делопроизводство и канцелярия;
управление бизнес-процессами и административными регламентами;
контроль исполнительской дисциплины;
мониторинг эффективности деятельности, формирование отчетности и
поддержка процессов принятия управленческих решений;
архивное хранение бумажных и электронных документов;
электронные библиотеки, управление знаниями;
преобразование бумажных документов в электронный вид;
29
межтерриториальный и межведомственный обмен документами;
информационная безопасность, защита информации от
несанкционированного доступа, применение ЭЦП и обеспечение юридической
значимости документов.
Стоимость лицензии на 1 пользователя начинается от 6000 рублей (для 100
пользователей стоимость составит около 600 тыс. рублей).
Скриншот интерфейса системы Optima-WorkFlow приведен на рисунке 13.
Рисунок 13 – Скриншот системы Optima-WorkFlow
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При осуществлении автоматизации какого-либо бизнес-процесса, или его части,
принято выделять несколько последовательных этапов, по мере прохождения которых
решается задача автоматизации.
Первый этап – это анализ стратегии развития как всего предприятия, так и
рассматриваемого бизнес-процесса. Цель данного этапа – изучить необходимость
автоматизации какой-либо задачи, а также проанализировать возможные изменения
протекания данной задачи с течением времени (например, изменения входных или
выходных данных).
30
Второй этап решения задачи автоматизации – это поиск и обработка всей
информации, которая даже косвенным образом касается автоматизируемой задачи.
Главной целью данного этапа является выявление перечня данных, которые
необходимы для протекания автоматизируемого бизнес-процесса (или задачи).
Далее выдвигаются конкретные предложения для каждой задачи, выделенной
для автоматизации, которые помогут достигнут поставленной цели: снизить нагрузку
на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
Система должна быть оптимизирована для использования её пользователями с
определенной квалификацией, и иметь элементы, которые выполняют следующие
функции:
получение данных;
обработка, анализ, сохранение и вывод (например, печать) данных.
Вообще, выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации
предприятия [6]:
кусочная (или хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизации.
Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии
автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются
хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и
программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам для
корректировки результатов хаотичной автоматизации.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
производственных участков организации, имеющих общее функциональное значение,
или выполняющих сходный набор функций. Данный вариант автоматизации выбирают
если внедрение информационных технологий на каком-то участке производства даст
значительный экономический эффект (устранение потерь при производстве,
сокращение количество сотрудников и т.д.).
Автоматизация по направления предполагает автоматизировать отдельные
направления деятельности предприятия.
31
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех
подразделений и всех направлений деятельности организации.
Для данного дипломного проекта была выбрана стратегия автоматизации по
участкам. Данная стратегия включает в себя следующие этапы [6]:
анализ области деятельности предприятия;
анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
определения стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности системы;
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
определение архитектуры;
формирование бизнес-плана решения задачи.
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнес-процессы
организации, либо создание нового программного продукта под конкретные условия
выбранного учреждения.
В данном дипломном проекте был выбран второй вариант – создание нового
программного продукта под конкретные условия компании ООО «АРСтрой».
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Под способами приобретения информационных систем понимают действия от
момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи с помощью ИС до
момента, пока информационная система не будет внедрена в компании. Существует
несколько способов приобретения информационных систем [7]:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка готовой информационной системы;
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Ниже будут рассмотрены все четыре выделенных способа на предмет их
применения к автоматизации документооборота в компании «АРСтрой».
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1738