Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО "АРСтрой"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
17
Рисунок 6 – Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Работа с клиентами»
Данный бизнес-процесс состоит из трех этапов:
поиск клиентов;
заключение договора;
реализация проекта по договору.
Результатом бизнес-процесса «Работа с клиентами» являются следующие
документы: договоры с клиентами, отчет о реализации проекта, а также потребности в
дополнительных кадрах для реализации проекта и материалах, либо оборудовании.
Аналогично был декомпозирован бизнес-процесс «Работа с поставщиками»,
диаграмма декомпозиции которого приведена на рисунке 7.
USED AT: AUTHOR: Бессилина С. DATE:
REV:PROJECT: ООО "АРСтрой"
07.11.2018
07.11.2018
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Работа с клиентами
A1
Перечень
оказываемых
услуг
Потребност и в оборудовании материалах
Отдел по работе
с клиентами
Юридический
отдел
Отдел
проектирования
Законы РФ
Потребност и в кадрах
Договоры с клиентами
Данные клиента
Отчет о реализации проекта
Заявки от клиентов
Документы по проекту
Строительный
отдел
10 р.
Поиск клиентов
20 р.
Заключение договора
30 р.
Реализация проекта
18
Рисунок 7 – Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Работа с поставщиками»
Бизнес-процесс «Работа с поставщиками» имеет аналогичную структуру и
состоит из трех этапов:
поиск поставщика (на основе потребностей)
заключение контакта на поставку;
прием поставки.
Результат бизнес-процесса «Работа с поставщиками» - заключенный контакт и
товарная накладная.
Бизнес-процесс работы с сотрудниками также был подвергнут декомпозиции.
Диаграмма декомпозиции приведена на рисунке 8.
USED AT: AUTHOR: Бессилина С. DATE:
REV:PROJECT: ООО "АРСтрой"
07.11.2018
07.11.2018
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Работа с поставщиками
A2
Потребности в
оборудовании
материалах
Отдел закупок
Данные поставщика
Юридический отдел
Контакт с поставщиком
Накладная
Законы РФ
10 р.
Поиск поставщика
20 р.
Заключение контакта
30 р.
Прием поставки
19
Рисунок 8 – Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Работа с сотрудниками»
Работа с сотрудниками состоит из трех этапов:
прием на работу;
ведение кадрового учета;
увольнение сотрудника или его выход на пенсию.
Последний бизнес-процесс «Формирование отчетов» не был подвергнут
декомпозиции, т.к. он не носит составной характер. Выполняется данный процесс на
основании результатов выполнения предыдущих. Результат – сформированные
отчеты.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
В рамках данного дипломного проекта рассматривается автоматизация процесса
документооборота внутри компании.
Под документооборотом в данном случае понимается процесс внутреннего
обмена документами между отделами компании и их сотрудниками.
Модель жизненного цикла документов в компании является спиральной и
включает в себя следующие этапы: создание/редактирование, утверждение,
USED AT: AUTHOR: Бессилина С. DATE:
REV:PROJECT: ООО "АРСтрой"
07.11.2018
07.11.2018
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Работа с сотрудниками
A3
Отдел кадров
Юридический отдел
Законы РФ
Потребности в
кадрах
Трудовые договоры
Расчетные листы
10 р.
Прием на работу
20 р.
Ведение кадрового
учета
30 р.
Увольнение/пенсия
20
исполнение, контроль исполнения, архивация (жизненный цикл документа иногда
может не включать в себя все перечисленные этапы в явном виде):
Создание/редактирование. Под созданием понимается либо
непосредственное создание документа и хранение его в БД документов, либо
регистрация документа, хранящегося во «внешней» системе, например, в архиве.
После того, как документ создан на следующем витке документ на этом этапе будет
редактироваться.
Утверждение. Документ после своего создания может быть отправлен
другим сотрудникам для выполнения над ним определенных регламентом работ,
например, согласование, подпись, редактирование, ознакомление и др. Такое
состояние документа определяется правилами работы с типом документа.
Исполнение. Активные документы могут порождать задачи, которые
необходимо выполнить для того, чтобы отразить назначение (вид) документа. Такими
задачами могут быть: поручение; контроль за выполнением предписания,
содержащегося в документе и т.д.
Контроль исполнения. Под данным этапом понимается набор действий,
обеспечивающих контроль над состоянием документа. Пользователь с
соответствующими привилегиями должен в любой момент времени знать, в каком
состоянии находится документ: редактируется, на подписи, на утверждении и т.д.
Архивация. «Отработанный» документ может быть сдан в архив, где
обеспечиваются функции хранения, поиска и доступа к документу в том случае, если
он «может понадобиться» в дальнейшем.
Графическая схема модели жизненного цикла документов в компании
изображена на рисунке 9.
21
Рисунок 9 – Схема модели жизненного цикла документа
В данном дипломном проекте особое внимание уделяется процессу внутреннего
обмена документами между сотрудниками и отделами, который выполняется на этапах
создания и утверждения документов. В настоящее время, такой процесс выполняется
либо посредством электронной почты, либо с помощью общих папок на сервере
компании, либо обычной передачей бумажных копий документов.
Первый способ весьма неудобен, т.к. в электронной почте очень тяжело искать
нужную копию и версию документа, особенно при ведении интенсивной переписки с
несколькими сотрудниками (как например у сотрудников юридического отдела),
второй способ также неудобен тем, что в общедоступных папках постепенно
скапливается огромное количество непонятных большинству пользователей файлов,
третий же способ влечет за собой перерасход бумаги, а также необходимость каждый
раз печатать заново весь документ при внесении в него даже незначительных правок.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Задача автоматизации документооборота в компании предполагает
использование вычислительной техники для своего решения. Рассмотрим текущую
схему документооборота на примере договора на оказание услуг, который заключают
в отделе по работе с клиентами (Рисунок 10).
Создание
Утверждение
Исполнение
Контроль
исполнения
Архивация
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1738