Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО "АРСтрой"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Юрист
1. Создание
документа
2. Отправка
документа юристу на
согласование
4. Согласование
правок с клиентом
5. Отправка договора
на подпись
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Менеджер по
работе с клиентами
3. Отправка договора
с правками
Договор на
оказание услуг
6. Подписание
договора
Договор на
оказание услуг
7. Отправка договора
в отдел для оказания
услуг
Договор на
оказание услуг
Секретарь Директор
8. Отправка договора
в архив
Договор на
оказание услуг
Рисунок 10 – Текущая организация документооборота
После проведения переговоров и утверждения нюансов сделки, менеджер
создает документ договора и отправляет его юристу на согласование. Юрист вносит
правки (если они требуются) и отправляет договор менеджеру назад. Иногда правки
необходимо объяснить, тогда юрист встречается с менеджером лично для передачи
документов и объяснения каких-либо правок, либо они решают эти вопросы с
помощью телефонного разговора. Если юрист внес какие-то правки, то эти изменения
необходимо согласовать с клиентом.
Иногда бывает так, что клиент не согласен с каким-то правками и просить либо
их изменить, либо убрать совсем. Тогда менеджер опять отправляет юристу договор на
согласование с комментариями клиента. Эти этапы продолжаются до тех пор, пока
клиент не будет удовлетворен договором, а юрист не даст разрешение на заключение
23
этого договора. Тогда менеджер отправляет договор на подпись (секретарю), правом
подписи договоров в компании обладает только директор, поэтому директор
подписывает договор, а секретарь передает его в соответствующий предмету договора
отдел оказания услуг. По завершению договора (вышел срок действия, или были
исполнены все обязательства в полном объеме) он передается секретарю для
оформления его в архив.
Трудовые затраты приведены в таблице 2.
Таблица 2
Трудовые затраты
Документ
Частота возникновения, в
мес
Трудовые затраты, час в
мес
Договор на оказание услуг
4
62
Внутреннее перемещение
20
14
Акт приема-выдачи
15
18
Проектная документация
4
61
Дополнительные
соглашения
14
23
Помимо договоров на оказание услуг, внутри компании имеются и другие
документы, которые также передаются между отделами в процессы выполнения их
работы. Общая схема документооборота для других документов имеет аналогичную
структуру.
Основной недостаток текущей организации процесса документооборота –
разрозненность способов передачи информации между сотрудниками и документами.
Кому-то из сотрудников удобнее электронная почта, кто-то предпочитает работать
только с бумажными копиями документов, а кто-то из сотрудников обменивается
документами с помощью общих папок на сервере организации. Такое разнообразие
способов обмена информацией значительно усложняет не только контроль за
информационными потоками (необходимый в первую очередь для соблюдения
требований информационной безопасности), но и создают дополнительную путаницу
между самими сотрудниками.
Автоматизация данного процесса предполагает разработку и внедрение
информационной системы, которая бы позволила в удобном виде отправлять
документы между сотрудниками и отделами, оставлять комментарии к документам,
вести их версионный контроль. Такой подход позволит не только стандартизировать
24
процесс документооборота и строго регламентировать взаимодействие отделов и их
сотрудников между собой, но также поможет увеличить производительность
сотрудников, чья работа заключается в просмотре, редактировании и утверждении
большого числа документов. Удобная организация работы с документами поможет
сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного документа (ведь
иногда клиенты могут задерживать утверждение документа на несколько недель, по
прошествии которых сотрудникам очень сложно вспомнить особенности данного
документа).
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На предприятии особое внимание уделено вопросам информационной
безопасности и защиты информации. Для обеспечения информационной безопасности
имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы такие
как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое настроено и
сконфигурировано специально под требования предприятия.
2. Регламенты использования ресурсами локальной вычислительной сети, сети
Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на двух
уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройка политики безопасности
Microsoft Windows Server 2016:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
25
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в закрытом
сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника, а также
периодические резервные копирования данных, хранимых на сервера организации.
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на доступ
к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на пользовательских
ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и защиту
информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Первое место в иерархии опасностей информационного обеспечения
предприятия занимает утечка данных, а именно нарушается конфиденциальность
следующих информационных блоков: персональные данные; финансовые отчеты,
детали конкретных сделок, интеллектуальная собственность организации. Поэтому в
обязанности системного администратора также входят контроль прав доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, мониторинг электронной почты
сотрудников, контроль интернет-канала путем закрытия доступа к социальным сетям.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) принудительно-«добровольное» увольнение из учреждения;
5) увольнение из учреждения согласно статье и с заведением уголовного дела.
26
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В качестве возможных видов программных продуктов, которые могут подойти
для решения поставленной задачи рассмотрим информационные системы для
организации электронного документооборота (СЭД).
Первый программный продукт – система Directum от одноименной компании.
К функциональным преимуществам системы Directum относится не только
расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в
работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов
и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов,
файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой
конфигурации, интерактивные мастера создания документов.
Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в
опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных
стилей в описи документа.
Архитектура системы – клиент-серверная. Отдельно приобретаются серверная
часть и необходимое количество клиентских лицензий. Стоимость пакета из 100
лицензий – 624 000 рублей.
Пример интерфейса системы Directium приведен на рисунке 11.
Рисунок 11 – Скриншот интерфейса системы Diectium
Следующий программный продукт – система ELMA
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1738