Отправка письма не тому адресату
Отсутствие конкретики
Лаконичность и точность
Забывчивость
Переписка по электронной почте сродни диалогу. Представьте, что вы задаете собеседнику вопрос, на который он не отвечает и продолжает игнорировать долгое время. Что вы почувствуете в этот момент? Своевременный ответ на письмо — это не только знак уважения, но и значимая часть бизнес-процесса. Не подводите своих коллег, если от вашего сообщения зависит реализация того или иного проекта.
Большие абзацы в тексте
«Один абзац — одна мысль» — по такому принципу необходимо составлять деловое письмо. Этот подход особенно актуален в нашу эпоху коротких сообщений, которыми наполнены социальные сети. Сегодня никто не любит длинные тексты, поэтому в лучшем случае ваше послание просмотрят, но не уделят ему достаточно внимания. Если вы хотите добиться от адресата вдумчивого чтения, то разбейте текст на небольшие абзацы и не перегружайте каждый из них информацией.
Грамматические и орфографические ошибки
Синтаксические
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. (инверсия)
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.
Структурные ошибки
Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
Морфологические (сокращения)
Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. (женат, разведен – женатый, разведенный, холостой)
Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Лексические (неуместное использование жаргонных слов)
Неправильное использование слов и терминов.
Практика
Автобиография
Я (1) родилась 15 ноября 1995 года в самом лучшем городе нашей страны (2) — Вологде (3). С 2002 года (4) обучалась в школе (5) указанного города. (6) Была старостой класса, оформляла стенгазеты. (6) Впоследствии (7) я поступила в Университет г. Вологды, юридический факультет. (8) В настоящее время студентка 4 курса. (9) (6) Семейное положение — не замужем. (10)
Нет выделения на абзацы, мало информации. ВООБЩЕ, НЕТ НОРМ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К АВТОБИОГРАФИИ (ГОСТов). НЕОБХОДИМЫЕ РЕКВИЗИТЫ, СВЕДЕНИЯ УСТАНАВЛИВАЮТСЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ, ТРЕБУЮЩЕЙ АВТОБИОГРАФИЮ.
Ошибка 1: нет ФИО
Ошибка 2: «в самом лучшем городе нашей страны» - неверный стиль
Ошибка 3: не указаны страна, регион
Ошибка 4: не указан конкретный период обучения
Ошибка 5: не указано название школы
Ошибка 6: нет абзацев
Ошибка 7: лучше указать год поступления
Ошибка 8: часто указывается форма обучения
Ошибка 9: логические ошибки в предложении. Нет подлежащего, сказуемого.
Ошибка 10: эту информацию лучше в начало для обозначения статуса (также добавить гражданство, регистрацию по месту жительства/пребывания)
Ошибка 11: в автобиографии указывается информация о родителях, братьях, сестрах; наличие/отсутствие судимости
Текст жалобы составляется следующим образом:
В правом верхнем углу указываются реквизиты организации (адрес и название) или должностного лица (должность, Ф. И. О), которым подается жалоба. Последовательность написания реквизитов в различных регламентирующих документах указывается неоднозначно, поэтому рекомендуется использовать правила, изложенные на страницах: "Требования к оформлению реквизитов документа" и "Заявление". Ниже указывается, от кого следует жалоба (Ф. И. О. и адрес), например: 191011, Санкт-Петербург, пл. Островского, д. 11 Председателю Комитета по содержанию жилищного фонда А.А. Смирнову от Петрова Владимира Ивановича, проживающего по адресу: 199970, Санкт-Петербург, пр. Лермонтова, д. 23, кв. 15
Слово ЖАЛОБА размещается в середине строки. Ниже кратко излагается суть жалобы, например:
ЖАЛОБА на неправомерные действия должностного лица
Собственно текст жалобы состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, связанные с обжалуемыми нарушениями прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина, общественной организации, предприятия). Здесь целесообразно указать конкретные факты, подтверждающие нарушения прав или неправомерные действия (с указанием конкретных лиц, организаций, дат происшедших событий), связав нарушения с конкретными требованиями законов, постановлений, других нормативных актов (с указанием наименования и даты вступления документа в силу), указать мотивы, по которым заявитель считает действия организаций или должностных лиц неправомерными, ущемляющими его интересы. Во второй части излагается список предъявляемых требований, например: В связи с вышеизложенным мы требуем (просим): 1. Выявить лиц, виновных в (нарушении, невыполнении, ненадлежащей эксплуатации и т. п.). 2. Проконтролировать (действия, качество, выполнение и т. п.). 3. Возместить (убытки, потери и т. п.). Текстовую часть жалобы целесообразно завершить фразой: На основании ст. 4 Закона РФ "Об обжаловании в суд решений, нарушающих права и свободы граждан" прошу в месячный срок дать ответ о принятых мерах по устранению нарушений наших прав.
Если жалоба сопровождается документами, то они указываются в приложении, например: Приложение: копии обращений (жалоб, заявок и т. п.) в ... на 6 листах. или Приложение: 1. Копия заявления ... на 2-х листах. 2. Копия акта ... на 3-х листах.
Практика
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, ВАЛЕНТИН ГЕННАДЬЕВИЧ, (1) (2) СТУДЕНТ 4 КУРСА УНИВЕРСИТЕТА ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ДОВЕРЯЮ МАРИИ ПАВЛОВНЕ (1) (2), СТУДЕНТКЕ 2 КУРСА УНИВЕРСИТЕТА ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ПОЛУЧИТЬ МОЮ СТИПЕНДИЮ ЗА ТРИ МЕСЯЦА 2020 ГОДА (3) В СУММЕ 4500 РУБЛЕЙ.
ВАЛЕНТИН ГЕННАДЬЕВИЧ (ПОДПИСЬ) (1) (4) (5)
Ошибка 1: нет фамилии
Ошибка 2: нет идентифицирующих данных (паспорт, регистрация по месту жительства/пребывания)
Ошибка 3: указать, где получить и конкретные месяцы (чтобы у доверенного не возникло проблем при получении)
Ошибка 4: нет даты (обязательный реквизит)
Ошибка 5: НЕТ ПОДПИСИ МАРИИ ПАВЛОВНЫ и тоже даты
Исковое заявление ЭТО — документ, внешняя форма выражения иска.
Иск — применительно к российскому законодательству — это требование, предъявляемое истцом в судебном (гражданско-правовом, арбитражно-правовом, третейском) порядке, и вытекающее из принадлежащего истцу права в силу договора или по иным основаниям, предусмотренным в законе.
ГПК РФ Статья 131. Форма и содержание искового заявления
1. Исковое заявление подается в суд в письменной форме.
1) наименование суда, в который подается заявление;
2) наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация, ее адрес, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;
3) сведения об ответчике: для гражданина - фамилия, имя, отчество (при наличии) и место жительства, а также дата и место рождения, место работы (если они известны) и один из идентификаторов (страховой номер индивидуального лицевого счета, идентификационный номер налогоплательщика, серия и номер паспорта, для организации - наименование и адрес, а также, если они известны, идентификационный номер налогоплательщика и основной государственный регистрационный номер.
4) в чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;
5) обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;
6) цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;
7) сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом;
7.1) сведения о предпринятых стороной (сторонами) действиях, направленных на примирение, если такие действия предпринимались;
8) перечень прилагаемых к заявлению документов.
В заявлении могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя, ответчика, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства истца.
По общему правилу, исковое заявление имеет свою структуру и состоит из четырех частей, а именно:
1. Вводная часть, которая включает в себя: наименование суда, куда непосредственно подается иск, наименование и местонахождение истца, ответчика и третьих лиц, их номера телефоном, адреса электронной почты, цена иска (если иск имущественного характера), размер уплачиваемой государственной пошлины;
В данной части необходимо указывать на требование истца к ответчику со ссылкой на законы и иные нормативно-правовые акты (т.е. тут будет вестись речь о предмете иска), которые подтверждают каждое утверждение истца.
В конце мотивировочной части необходимо указать на наличие материального и/или морального ущерба, дать обоснование его наличия и расчет суммы.
Как правило, резолютивная часть искового заявления начинается со ссылок на нормы права, которые являются основой для подачи иска.
К примеру, если наш договор, в силу его ненадлежащего исполнения должником, предусматривает неустойку и возможность применения статьи 395 ГК РФ, а также должником были причинены убытки, то истец просит суд о следующем:
взыскать убытки в определенной сумме, обосновывая их применение и расчет в мотивировочной части;
взыскать сумму за пользование чужими денежными средствами по статье 395 ГК РФ, обосновывая ее применение и размер в мотивировочной части иска, а также конкретный период времени, когда она подлежала применению.
4. Приложения: где к исковому заявлению прикладываются все необходимые документы, подтверждающие исковые требования, подпись истца или его представителя, с указанием даты его составления.
Официально-деловой стиль
Ошибки:
нарушение логических, структурных, языковых правил
указание несуществующего наименования или адреса ответчика
не указано какие права истца были нарушены
неточная формулировка исковых требований
и тд
практика
ПРИКАЗ (1) о снятии дисциплинарного взыскания с Примакова С.Р. (2)
г. Казань
В связи со значительным повышением профессионального уровня Примакова С.Р. (3) и в связи (4) с тем, что в последнее время он добросовестно выполняет свои трудовые обязанности,
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Досрочно снять с Примакова С.Р. дисциплинарное взыскание в виде выговора, наложенное приказом от 12.03. 2020 № 16-2.
2. Ответственному за ведение кадрового учета Варламовой В.В. довести настоящий приказ до сведения сотрудников ООО «МИРА» и ознакомить с настоящим приказом Примакова С.Р. под подпись.
Директор Воронин Ф.Ф. (5)
Ошибка 1: «приказ» отдельно, «о снятии …» на след строке
Ошибка 2: нет номера, даты приказа, названия организации
Ошибка 3: нужно полное ФИО Примакова (мало ли сколько их)
Ошибка 4: это не ошибка, но звучит не очень логично, присутствует тавтология
Ошибка 5: необходимо место для подписи Примакова