1.Прием и первоначальная обработка поступающих в организацию доку ментов производится работниками канцелярии, которые проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность упаковки секретной корреспонденции, а также целостность вложений.
2.Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в организации, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота. Зарегистрированные документы передаются начальнику отдела делопроизводства, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа.
3.Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости производятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем организации.
- регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции;
-проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки;
-написание на конверте адреса;
-вложение документа в конверт;
5. Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования.
Практика
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, АРТЕМ СЕРГЕЕВИЧ Фамилия,паспортные данные, адрес регистрации, СТУДЕНТ 1 КУРСА ИНСТИТУТА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА, ДОВЕРЯЮ ЮЛИИ СЕРГЕЕВНЕ фамилия, адрес, паспортные данные , СТУДЕНТКЕ 3 КУРСА ИНСТИТУТА ЭКОНОМИКИ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА, ПОЛУЧИТЬ МОЮ СТИПЕНДИЮ ЗА ОКТЯБРЬ, НОЯБРЬ И ДЕКАБРЬ 2020 ГОДА В СУММЕ 1500 РУБЛЕЙ место, где получить надо .
АРТЕМ СЕРГЕЕВИЧ фамилия подпись
подпись Юльки, дата
Согласно ст. 2 Федерального закона № 123-ФЗ «О персональных данных и защите информации» (последняя редакция от 28.06.2010 № 123-ФЗ) документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.
Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства.
Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ПАО, и т.д.
(Федеральные законы от «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах»).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») [5].
Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.
Практика
РАСПИСКА о получении вещи
дата
Я, ИГНАТОВА МАРИЯ ВИКТОРОВНА данные паспорта, регистрация, ПОЛУЧИЛА СО СКЛАДА 1 МИКРОВОЛНОВУЮ ПЕЧЬ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПО МЕСТУ СВОЕГО ЖИТЕЛЬСТВА В ТЕЧЕНИЕ ГОДА от кого, данные, должностное лицо, уполномоченное на это .
подпись
подпись дл, который был уполномочен отдавать печь
Общие требования, предъявляемые к качеству юридических документов(см схему) законность, достоверность, своевременность и оперативность их создания, доступность, полнота, связанность и последовательность изложения, точность, ясность, лаконичность, грамотность, обоснованность и некоторые другие.
Наиболее важным требованием к юридическому документу выступает 1законность, в соответствии с которым документ должен соответствовать положениям законов и других нормативных правовых актов.
Юридический документ должен быть 2достоверным .Это требование предполагает, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности. Действительность сведений может проверяться практикой.
Требованием, которое нередко не исполняется самими участниками юридической практики, разрабатывающими юридические документы, является 3доступность. Под ней понимается правило, в соответствии которым юридический документ, его терминология должны быть понятны с позиции содержания.
Важным требованием, предъявляем к юридическому документу, выступает 4его полнота. Документ должен отражать все необходимые факты и обстоятельства. Отсутствие в форме и в содержании юридического документа каких-либо сведений делают юридический документ неполноценным. Это также общее требование юридической техники, о котором речь шла выше.
И здесь ученые называют различное число специальных требований по отношению к тем или иным юридическим документам.
Так, к нотариальному акту предъявляются такие требования, как аутентичность, доказательственная и обязательная сила (Романовская О.В.),
к административным актам - целесообразность, научная обоснованность, своевременность принятия, законность, а также лаконичность и соблюдение правил грамматики (Бахрах Д.Н. и др.).
К нормативному правовому тексту предъявляют такие требования, как отсутствие экспрессивности (модальности), связанность, последовательность, точность и ясность, лаконичность, компактность и простота изложения (Власенко Н.А.).
К содержательным относятся правила, позволяющие соотнести выполнение юридических действий с реальной обстановкой, в которой юристу приходится трудиться. Это связано с тем, что профессия юриста в высшей мере социальная: она обращена к людям и выполняется посредством (с привлечением) людей. Одним словом, любая юридическая деятельность должна быть социально адекватной.
Юридический документ должен иметь четкую, упорядоченную, логичную структуру, которая может включать в себя заголовок, преамбулу, разбивку текста на разделы, главы, параграфы, статьи, пункты, части, подписи специально уполномоченных лип.
Элементы структуры конкретного юридического документа диктуются видом этого документа (письмо, исковое заявление, жалоба, претензия, договор, нормативный акт и т.д.).
Язык, опосредующий любую юридическую работу, крайне важен: юридическая деятельность осуществляется для людей, и любой юридический акт им должен быть понятен. Особенно это касается правотворчества. Но не менее важно соблюдение языковых правил и в процессе реализации норм права, например при составлении договора, написании судебных решений и приговоров. Точность и ясность, доступность для понимания — непременные условия их эффективности.
Логичность юридического документа предполагает связанное, последовательное, внутренне непротиворечивое изложение, когда каждое последующее положение вытекает из предыдущего, дополняя и развивая его. В юридических документах недопустимы разрывы мыслей, перескакивания, бессвязные фразы, смысловая незавершенность.
Точность языка юридического документа должна исключать сомнения, возможность множественности толкования. Формулировки юридической речи не должны быть расплывчатыми. Юридический документ не должен нуждаться в дополнительных разъяснениях, его смысл должен быть четким, определенным и однозначным.
Лаконичность предполагает использование наиболее экономичных языковых средств. В юридических текстах не должны использоваться лишние, не несущие информационной нагрузки слова и фразы. Повторяющихся по всему тексту документа слов и фраз следует избегать посредством использования сокращений и введения терминов.
Подготовка и принятие юридических документов должны осуществляться согласно определенной процедуре. Последствия принятия юридических актов могут быть самыми разнообразными, в том числе неблагоприятными для субъектов права. Соблюдение правил юридической техники, касающихся юридической процедуры, помогает предотвратить злоупотребления при производстве юридически значимых действий, прежде всего со стороны государственных органов и должностных лиц.
Требование законности
Требование соответствия нормам морали
Требование целесообразности
Требование обоснованности
Требование эффективности
Требование своевременности
Требование стабильности
Практика
СТРУКТУРА, ЛОГИКА, ПОЛНОТА, ОФИЦ, СИНТАКИС, ГРАММАТИКА, РЕКВИЗИТЫ, ЯЗЫКОВЫЕ ОШИБКИ, жалоба от женс пола, а текст от лица м.п
кому – нет шапки
например, в прокуратуру
от кого: Нины Дмитриевной Петровой
по какому то адресу (псков)
телефон
Жалоба
01.01.2013 года между мной Петровой Ниной Дмитриевой и магазином ООО «Ареал-Плюс», расположенный по адресу Садово – кудринская 9 (конкретика и полнота) заключился договор купли-продажи бензопилы (копия кассового чека прилагается Приложение 1) (все предложение – офиц, деловой стиль, предложение переделано полностью). Данную пилу использовала аккуратно и по назначению, однако по истечению 8 дней (9.01.2013 ) пила перестала заводиться. Я обратилась в магазин, где мне отказали в возврате денег за бензопилу, так как, в соответствии с Законом «о защите прав потребителей» (конкретика закона) магазин не обязан возвращать деньги в случае поломки товара, вместо этого данный товар был отремонтирован за счет продавца ( все предложение было неправильно построено – синтаксис, предложение переделано) Продавцом были нарушены мои права (права потребителя неправильно, и так понятно какие права – избыточность) , а именно в документах ( документация неуместна – неправильное использование терминов) по бензопиле отсутствуют сведения о товаре и его изготовителе, коробки от товара не было, бензопила мне продана в пластиковом контейнере, имеются нарушения в содержание гарантийном талоне (копия гарантийного талона прилагается – приложение 2). Также до потребителей в данном магазине не доводятся сведения о правилах продажи отдельных видов товаров, вывеска магазина и ценники товаров оформлены ненадлежащим образом. Отсутствует книга отзывов и предложений граждан. Я обратилась к юристу для защиты своих прав. В настоящий момент мною подано исковое заявление о защите прав потребителя в мировой суд.
2) привлечь продавца к административной ответственности, наложить на него административный штраф, в размере … (неправильное употребление терминов – языковая)
Приложения:
1. Копия кассового чека
2. Копия гарантийного талона
ДАТА: 15.01.2013 ПОДПИСЬ С РАШИФР
Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги. При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и где расположен.
Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность которых позволяет получить полное представление, например, о том:
каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон);
к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ, акт, инструкция, программа работ, платежное поручение);
кто является исполнителем;
кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.
Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:
Постоянные, это те реквизиты, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений (наименование организации).
Переменные, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации (исполнитель).
Кроме того, бывают:
основные реквизиты документа, которые в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы (перечислены в гост 7.0.97-2016 герб, эмблема, товарный знак, наименование организации, дата, номер, гриф ограничения, адресат; всего 30)
Реквизиты первичных документов Термин «первичные документы» используют в отношении той финансовой документации, которая ведется при бухгалтерском учете. Эти документы выделены в особую категорию, что подчеркивает и важность их содержания, и важность правильного оформления и заполнения. Перечень основных реквизитов документов первичного учета устанавливается пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
К обязательным реквизитам первичных документов относятся:
наименование документа (унифицированной формы);
дата, когда бумага была составлена;
наименование юридического лица — составителя данного документа; содержание оформляемой хозяйственной операции;
единицы, в которых измеряется данная хозяйственная операция в натуральном или денежном выражении;
должности лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции и ответственных за правильность ее оформления;
поля для собственноручных подписей этих уполномоченных сотрудников.
дополнительные — это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.
Практика
структура, логика, языковые ( термины), офиц стиль, полнота
В какой суд (реквизиты)
Истец:ООО «Коза Ностра»