1. Определение адресата документа.
2. Определение общей структуры документа, систематизация материала и аргументов по соответствующим разделам.
3. Написание текста документа.
4. Прогнозирование и анализ возможных последствий.
5. Редактирование материала.
Определение адресата документа. Адресат документа - широкое понятие. Для того чтобы представить себе адресата, нужно установить, кто будет его читать и в каких целях. К адресатам документа относятся все лица, которые когда-либо будут с ним знакомиться. Это может быть широкий круг читателей. Значит, необходимо выявить специфические особенности различных категорий адресатов с тем, чтобы подготовленный документ был доступен всем читателям. Особенности адресата предопределяют стиль документа, используемую лексику. Кроме того, важно определить отношение адресата - дружественное или враждебное, образовательный уровень и жизненный опыт, как будет использован документ.
Определение общей структуры документа, систематизация материала и аргументов по соответствующим разделам. Сбор всех относящихся к делу фактов также является решающим предварительным шагом для успешной подготовки документа. Иногда для выяснения требуемого факта достаточно позвонить клиенту. В других случаях может потребоваться дополнительное расследование или изучение вопроса. В любом случае нельзя подготовить точный документ, если не известны все относящиеся к делу факты.
Теперь необходимо систематизировать материал и подготовить общую структуру документа на основании полученной информации, прежде чем облекать документ в текстовую форму. Тем самым удается избежать непреднамеренных пропусков и обеспечить логическую последовательность изложения. При этом должна прослеживаться не только логическая связь между разделами документа, но и логическое развитие мысли в каждом разделе.
Написание текста документа. Следует соблюдать ясность изложения; использовать соответствующую тональность; соблюдать краткость повествования.
Прогнозирование и анализ возможных последствий. Следует еще раз рассмотреть адресатов документа и собранные факты, варьируя их один за другим, чтобы предсказать возможные последствия. Мысленно пройтись через все операции или события, чтобы убедиться, сохранит ли документ юридическое действие.
Редактирование материала. Необходимо внимательно прочитать написанный текст. Просмотреть расположение материала и формулировки, исправить ошибки. Рассмотреть документ в целом, несколько раз перечитав его для выявления и исправления ошибок, допущенных на различных этапах процесса подготовки.
Практика
КТО - КОМУ, ЗАГОЛОВОК, ДАТА ПОДПИСЬ
ЗАО «АБВ»
адрес
телефон
почта
Г-у А.М. Петрову
(если он кто то по должности, то должность и организацию)
О покупке акций
Уважаемый Антон Петрович!
В ответ на Ваше письмо от 23.03.2020 сообщаем, что мы рассмотрели вопрос о возможности покупки акций ЗАО «АБВ» и готовы встретиться с Вами в любое удобное для Вас время, чтобы обсудить условия сделки.
Мы подготовили проект договора купли-продажи акций, который направляем Вам вместе с этим письмом.
Приложение: проект договора
С Уважением, Директор ЗАО «АБВ» Буков А.М.
дата подпись
Реквизиты – "обязательные элементы оформления официального документа"
Для идентификации правового документа и его учета в целях принятия к обязательному исполнению необходимо у каждого правового акта найти признаки, отражающие его официальный характер и отличающие его от множества похожих документов.
Это смысловые элементы, присутствие которых в юридическом документе является обязательным в соответствии с требованиями правовых норм, форма (внешний вид) которых так же определяются правовыми предписаниями. Реквизиты служат формальным средством выражения информации, обязательность изложения которой в документе предусмотрена нормами права. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
Каждая конкретная категория юридических документов имеет свою особую форму. Мы можем выделить несколько общих требований к ней.
1. Логически первым элементом формы любого юридического документа является указание на его вид. В самом начале документа определяется, к какой из известных категорий он принадлежит. Это совершенно необходимо для определения статуса этого юридического документа и выполняемых им функций и, следовательно, характера юридических последствий.
2. Обязательным элементом формы любого юридического документа является информация о его составителях. Она может отображаться по-разному: определение составителей в тексте документа, во вступительной его части (как это делается, например, в договорах); особые реквизиты официальных бланков (в юридических документах, издаваемых органами государственной власти); специальные отметки, штампы и т.д.
3. Обязательным реквизитом для любого юридического документа является подпись лиц, составивших этот документ. Этот информационный блок необходим для того, чтобы сделать вывод о компетентности авторов документа составлять его и, следовательно, о наличии у этого документа юридической силы. Документ подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав подписи как реквизита юридического документа входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц. Подписи в документе, составленном от имени юридического лица, заверяются печатью этой организации. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ. Печатью не удостоверяются служебные письма на бланках организаций, предприятий.
4. Логически важнейшим элементом формы любого юридического документа является информация о его правовых последствиях, о правах и обязанностях участников правоотношений (индивидуально определенных, или определенной их категории, что также определяется в документе). Такая информация составляет смысловую основу любого юридического документа и занимает, как правило, бо́льшую часть его текста.
5. Дата и место составления документа. Эта информация является необходимой для определения даты начала юридической силы документа и, соответственно, возникновения (изменения, прекращения) связанных с этим прав и обязанностей лиц. Кроме того, такая информация может быть нужной для проверки подлинности документа, так как дата и место составления являются в соответствии с существующими повсеместно правилами регистрационными выходными данными для многих официальных документов.
Практика
ПРЕАМБУЛА ДОГОВОРА ДОГОВОР ПОСТАВКИ (НОМЕР ДОГОВОРА РЕКЗВИЗИТ) Г. МОСКВА ДАТА ДОГОВОРА - РЕКВИЗИТ ЗАО «АГАТ» (ПОСТАВЩИК), ДЕЙСТВУЮЩЕЕ НА ОСНОВАНИИ ЛИЦЕНЗИИ НОМЕР ОТ, ВЫДАННОЙ …., ИМЕНУЕМОЕ В ДАЛЬНЕЙШЕМ «ПОСТАВЩИК», В ЛИЦЕ ГЕН ДИРЕКТОРА ИИ ПЕТОВА, ДЕЙСТВУЮЩЕГО НА ОСНОВАНИИ УСТАВА, С ОДНОЙ СТОРОНЫ И ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ что подтверждается свидетельством о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя от "23" января 2019г., выданным Инспекцией Федеральной налоговой службы России №29 В.П. ГУРИН (ПОКУПАТЕЛЬ), ИМЕНУЕМЫЕ В ДАЛЬнЕЙШЕМ «ПОКУПАТЕЛЬ» С ДРУГОЙ СТОРОНЫ, ВМЕСТЕ ИМЕНУЕМЫЕ «СТОРОНЫ», ЗАКЛЮЧИЛИ ДОГОВОР О НИЖЕСЛЕДУЮЩЕМ.
Форма документа может быть определена как система требований к внешнему виду текста документа. Форма определяется методом изложения его содержания (структура документа, стиль, используемая в нем терминология, необходимые для юридического документа реквизиты и т.д.). Форма документа легально может быть определена весьма приблизительно – только посредством определения правовых требований к содержанию документа и к его реквизитам.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Ст 67 ТК
Договор аренды имущества, предусматривающий переход в последующем права собственности на это имущество к арендатору (статья 624), заключается в форме, предусмотренной для договора купли-продажи такого имущества. (аренда зданий – письменный вид, форма свободная)
Форма документа может быть определена как система требований к внешнему виду текста документа. Форма определяется методом изложения его содержания (структура документа, стиль, используемая в нем терминология, необходимые для юридического документа реквизиты и т.д.). Форма документа легально может быть определена весьма приблизительно – только посредством определения правовых требований к содержанию документа и к его реквизитам.
Практика
НАЧАЛЬНИКУ ОТДЕЛА ОБРАЗОВАНИЯ Г. ОХА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ + ФИО кому от кого ФИО + адрес + телефон
ХОДАТАЙСТВО
ДАЙТЕ ПОЖАЛУЙСТА (ПРОШУ РАЗРЕШЕНИЕ) РАЗРЕШЕНИЕ НА ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНЕГО ИВАНОВА СЕРГЕЯ СЕРГЕЕВИЧА (УКАЗАТЬ ИНФОРМАЦИЮ БОЛЕЕ ПОДРОБНО, КЕМ ПРИХОДИТСЯ, МОТИВАЦИЯ, ДАННЫЕ, МЕСТО ОБУЧЕНИЯ И Т. Д.) В ПЕРИОД С 11.09.2020 ПО 11.10.2020 В КОЛИЧЕСТВЕ (РАЗМЕРЕ) 8 ЧАСОВ В НЕДЕЛЮ
12.08.2020 + ПОДПИСЬ
Doc.one
Система автоматизации договорной работы «ТурбоКонтракт»
Конструктор договоров «КонсультантПлюс»
Freshdoc
Юрайт: Конструктор документов и договоров
DOCZILLA
Конструктор договоров — Система Юрист
Конструктор документов «ProstoDocs»
Конструктор документов «LanDocs»
Конструктор правовых документов «Гарант»
Создание договоров онлайн dogovor-ka.ru
Онлайн-сервис оформления документов «Документовед»
Конструктор документов «QuickDoc»
Количество договоров, которые позволяет создать программа – не менее 50 шаблонов
Количество иных документов, которые позволяет создать программа – не менее 50 шаблонов
Наличие многовариантных шаблонов для создания документов
Предупреждения о рисках договора и рекомендации по их снижению
Предупреждения об изменениях законодательства и рекомендации по обновлению созданных договоров
Возможность получения дополнительной информации по договорам (почитать статьи и т.п.)
Содержит типовые договоры и шаблонные. Конструктор (Консультант Плюс, Гарант) создан для упрощения действий граждан, которые не обладают специальными юридическими знаниями по составлению договоров, Использование конструктора документов позволит сотрудникам компаний быстро создавать документы и не допускать ошибок, снизить трудозатраты на создание документов, сократить цикл согласования и количество визирующих лиц.
Очевидна экономическая эффективность решения: компании смогут оптимизировать затраты на персонал и исключить риск появления пеней и штрафов из-за ошибок в документах. Конструктор поможет также обеспечить сохранность опыта и наработок сотрудников.
Практика
Это пример из 19 билета подстроить под свой
ООО «Милена»
Место (город) дата
приказ (Приказ о…. и номер приказа)
На основании статьи 95 Трудового кодекса Российской Федерации приказываю: (в связи с предстоящим праздничным днем 8 марта...) ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Рабочее время в предпраздничный день 7 марта 2020 года сократить на один час.
2. Необходимо ознакомить руководителей подразделения с данным приказом.
3. Контроль исполнения приказа возложить на руководителя отдела кадров Саломатина С.С.
Генеральный директор Котов А.И.
Подписи руководителей подразделения об ознакомлении
Подпись руководителя кадров Саломатина С.С.