Курсовая работа (т): Система управления как объект исследования

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе управления обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

.6 Основные направления совершенствования систем управления

В качестве основных направлений совершенствования систем управления организацией можно выделить следующие:

. Совершенствование непосредственно самого производственного процесса, рациональная организация которого определяет эффективность функционирования всей производственной системы в целом. Без четкой, научно-обоснованной организации процесса производства вряд ли можно добиться высоких показателей системы управления.

. Совершенствование организации управленческого труда. Это направление связано с эффективной организацией труда специалистов, деятельность которых весьма специфична, носит умственный и творческий характер, сопряжена с достаточно большой ответственностью. Главной задачей каждого специалиста является принятие управленческих решений, касающихся эффективной организации производственного процесса. Именно специалистам принадлежит ключевая роль в поддержании баланса между производственной деятельностью и поставленными целями в организации. Поэтому организация труда управленческого персонала во многом определяет эффективность всей системы управления организацией.

. Формирование рациональной организационной структуры управления организацией. Важным критерием определения эффективности системы управления является рациональность построения организационной структуры, определяющей количество и состав уровней управления. Основными направлениями изменений в структуре управления выступают децентрализация, сокращение уровней управления, переход от вертикальных к преимущественно горизонтальным связям, демократизация. В подобных условиях повышается уровень заинтересованности каждого специалиста в получении конечных результатов соответствующих поставленным целям и задачам, стимулируется инициатива, применяется творческий подход к решению проблем.

. Внедрение информационных систем управления - основное направление совершенствования. Функционирование организации сопряжено с огромными потоками информации, которые являются основанием для принятия тех или иных управленческих решений. Не владея четкой и оперативной информацией, специалисты организации не смогут эффективно выполнять свои функции и принимать рациональные решения. Информационные технологии генерируют все больше данных по мере выполнения организацией своей деятельности и позволяют собирать и получать информацию, которая была прежде недоступной. Эти технологии также позволяют проводить разносторонний анализ поступившей информации. Кроме того, информационные технологии позволяют обеспечивать специалистов организации полной и достоверной информацией, снабжать конечных исполнителей точными и конкретными инструкциями, осуществлять поддержку принятия решений на всех уровнях управления. Таким образом, все эти задачи решаются посредством создания корпоративных информационных систем.

ГЛАВА 2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1 Характеристика исследуемой организации и целей ее функционирования (на примере ЗАО «Обувная фирма «Юничел»)

управление служба подсистема организация

Объектом исследования в данной курсовой работе является Закрытое акционерное общество «Обувная фирма «Юничел» (далее - ЗАО «Юничел»).

ЗАО «Юничел» - единственное предприятие на территории Российской Федерации, выпускающее столь широкий ассортимент: мужская, женская, школьная и малодетская обувь для мальчиков и девочек, спортивная и домашняя обувь, модели для отдыха на природе. Для производства обуви ЗАО «Юничел» отбираются только лучшие материалы со всего мира. Кожа доставляется из Кореи, Турции, России. Клей и фурнитура - из Италии. Нитки - из Германии. Подошва - из Италии, Польши, Турции и России. Причем товар сертифицируется и получает свой санитарный паспорт. Для этого при ЗАО «Юничел» создана исследовательская лаборатория. В ней тестируются все материалы на соответствие стандартам ГОСТа. В феврале 2006 на фабрике внедрена чешская программная система CAD-Cobbler для конструирования и градирования деталей обуви. Новейшее оборудование позволило улучшить дизайн обуви, а также в кратчайшие сроки разрабатывать и внедрять технологически сложные модели. Кроме того, реализация политики ЗАО «Юничел» осуществляется через систему качества, ориентированную на своевременное предупреждение, выявление, устранение и сокращение причин, препятствующих разработке и выпуску высококачественной продукции.

Основные принципы работы:

− качество к требованиям продукции - это то, что желает потребитель;

− проблема качества на предприятии касается всех. Каждый работник несет ответственность за качество своего труда;

− предотвращение ошибок дешевле их устранения;

− стремление работать с поставщиками, которые убедительно доказали стабильное качество своей продукции;

Цель предприятия - выпуск отечественной обуви, не уступающей по своим характеристикам продукции ведущих мировых производителей. Для ее достижения на предприятии определены основные направления деятельности, а именно:

− модернизация производства;

− совершенствование организации производства;

− непрерывная профессиональная подготовка персонала, в том числе с привлечением специалистов ведущих мировых производителей;

− мотивация персонала на совершенствование профессиональных навыков;

− 100% контроль качества поступающих материалов и выпускаемой продукции;

− расширение рынков сбыта.

Для ЗАО «Юничел» характерна линейно-функциональная структура управления. Во главе организации стоит директор, в подчинении которого находятся все структурные подразделения:

. Начальник ОПП

. Технический директор

. Начальник производства

. Заместитель директора по финансам

. Начальник отдела маркетинга

. Служба материально-технического снабжения

. Начальник юридического отдела

. Отдел кадров

Организационно-функциональная структура ЗАО «Юничел» представлена на рисунке 2.1.

Рис. 2.1 Организационно-функциональная структура ЗАО «Юничел»

2.2 Действующая схема управления организации

В ЗАО «Юничел» управление осуществляется на основе централизованного руководства, объединяющего всех работников. Непосредственное управление организацией осуществляет директор.

Как указано на рисунке 2.1, руководитель верхнего уровня (директор ЗАО «Юничел» управляет деятельностью руководителей среднего уровня. Вертикальная дифференциация связана с иерархией организации вглубь. Вертикальная структура состоит из нескольких уровней, построенных в иерархическом порядке: директор - начальники отделов и участков - мастера, специалисты. Власть распределяется по должностям и руководителям, занимающим эти должности. Руководителю организации в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат управления, состоящий из функциональных подразделений (юридический отдел, производство, маркетинг, финансы, кадры и т.д.).

Функциональная структуризация представляет собой процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Функциональные службы осуществляют всю техническую и технологическую подготовку производства; подготавливают варианты решения вопросов, связанных с руководством процесса производства; освобождают линейных руководителей от планирования финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и других вопросов. Создание функциональной структуры сводится к группировке персонала по тем широким задачам, которые они выполняют. Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации.

Руководство организацией сбыта, финансовыми вопросами, материально-техническим снабжением и другими функциями, свойственными данной организации, осуществляется начальником отдела по конкретному виду вопросов.

Уровни управления подразумевают выделение руководителей низового звена или операционных управляющих. Руководители низового звена - это большая часть руководителей, они осуществляют контроль выполнения производственных заданий и обеспечение непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Руководители этого звена отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование. К этой категории руководителей относятся мастера, мастера смен. Работа их контролируется и координируется руководителями среднего звена. Руководители среднего звена являются буфером между руководителями высшего и низового звена. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена и передают эти решения после трансформации их в технологически удобной форме, в виде спецификаций и конкретных заданий низовым линейным руководителям.

Иерархия управления в ЗАО «Юничел» выглядит следующим образом (рисунок 2.2).

Рис. 2.2 Иерархия управления в ЗАО «Юничел»

На верхнем уровне иерархии управления ЗАО «Юничел» находится директор, выдающий управленческие решения и команды на средний уровень управления - технический директор, заместитель директора и др.). После определенной переработки управленческой информации на среднем уровне информация поступает на нижний уровень иерархии управления - отделы, службы. Результаты переработки информации на нижнем уровне по каналам обратной связи передаются на верхний уровень управления. В случае отклонения хода процесса производства от заранее запланированных величин объемов реализуемой продукции, производительности труда и т.п. с помощью действий на верхнем уровне иерархии управления осуществляется регулирование хода процесса производства продукции.

В общем случае управление с иерархической структурой основано на том, что каждая из подсистем решает некоторую частную задачу в условиях относительной самостоятельности. Управленческие решения, в частности, прогнозные и оперативные планы, разработанные на верхнем уровне управления, постоянно координируются этим уровнем.

Анализ существующей организационной структуры ЗАО «Юничел» позволяет сделать выводы о сильной вертикали управления, все управленческие решения принимаются на высшем уровне управления, а потом по вертикали доносятся до последующих уровней управления организацией. В ЗАО «Юничел» слабо развиты горизонтальные связи (развиты только на уровне руководителей структурных подразделений).

Процесс организации деятельности организации четко структурирован.

Деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется положениями об отделах, а деятельность каждого сотрудника - должностными инструкциями, разработанными отделом кадров ЗАО «Юничел».

Таким образом, структуру управления ЗАО «Юничел» характеризуется:

− высокой централизацией стратегических решений и децентрализацией оперативных;

− организацией директивных связей по однолинейному принципу;

− преобладающим применением инструментов координации с технической поддержкой.

Как правило, структурные подразделения организации (отдел ОПП, финансовый отдел, отдел маркетинга, служба материально-технического снабжения, служба ОТК, юридический отдел, отдел кадров) только лишь участвуют в подготовке решений для руководителя организации и консультируют его по всем вопросам, а не выдают конкретных указаний. Однако на практике сотрудники отделов, обладая высоким профессионализмом и необходимыми знаниями в своей области, часто оказывают влияние на линейных руководителей. Если же они выполняют только рекомендательную функцию, то возникает риск, что их работа слабо влияет на ход производственных процессов.

Данная структура имеет следующие преимущества:

− обеспечивает высокую профессиональную специализацию сотрудников,

− позволяет точно определить места принятия решений и необходимые ресурсы (кадровые),

− способствует стандартизации, формализации и программированию процессов управления.

К недостаткам данной организационной структуры относятся:

− образование специфических для функциональных подразделений целей;

− затрудняет горизонтальное согласование;

− структура жестка и с трудом реагирует на изменения.

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ЮНИЧЕЛ»)

Как отмечалось в п. 1.6 данной курсовой работы внедрение информационных технологий в систему управления - основное направление совершенствования любой организации и, в частности, ЗАО «Юничел». Это обусловлено тем, что в рассматриваемой организации существует большое количество структурных подразделений, специалисты которых очень часто не владеют четкой и оперативной информацией. Информационные технологии позволяют обеспечивать специалистов организации полной и достоверной информацией, снабжать конечных исполнителей точными и конкретными инструкциями, осуществлять поддержку принятия решений на всех уровнях управления.

Следует отметить, что в настоящее время роль информационно-коммуникационных технологий (далее − ИКТ) для деятельности организаций подчёркивается во всё большем количестве как российских, так и зарубежных исследований. На предприятиях в результате внедрения ИКТ и основанных на них информационных систем управления (далее − ИСУ), как утверждают специалисты, происходит улучшение практически по всем аспектам деятельности, среди них можно выделить следующие:

− снижение транспортно-заготовительных расходов - в среднем на 60%;

− сокращение производственного цикла - на 50%;

− снижение задержек с отгрузкой готовой продукции - на 45%;

− уменьшение уровня неснижаемых остатков на складах - на 40%;

− снижение производственного брака - на 35%;

− сокращение затрат на административно-управленческий аппарат - на 30%;

− сокращение производственного цикла по базовым изделиям - на 30%;

− уменьшение складских площадей - на 25%;

− увеличение оборачиваемости средств в расчётах - на 30%;

− рост оборачиваемости товарно-материальных запасов - на 65%;

− увеличение количества поставок «точно в срок» - на 80%.

Анализ зарубежного и отечественного опыта разработки и внедрения ИСУ на предприятиях позволил сформулировать ключевые организационные требования проектирования и внедрения таких систем, учёт которых позволит успешно провести информатизацию в ЗАО «Юничел», а также определить и измерить эффективность использования ИСУ.

Можно выделить семь таких требований.

. Существование стратегии информатизации предприятия. Наличие стратегии информатизации позволяет определить перспективу и стратегические цели фирмы в сфере информатизации её деятельности. Стратегия, представляя собой документ, содержащий описание мер и действий по достижению перспективных целей организации, не должна ограничиваться двумя проектами по разработке и внедрению ИКТ. Она должна представлять собой раскрытие и анализ основных направлений развития предприятия, совершенствования его деятельности с помощью современных информационных и коммуникационных технологий, включать перечисление проектов ИКТ, целей, последовательности и сроков их реализации, необходимых ресурсов, рисков и прочих параметров.