Дипломная (вкр): Проблемы при оформлении на работу и варианты их решения

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству".

Записи в трудовой книжке (в том числе и о приеме) вносятся только после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока.

Вместе с тем, наряду с документами, обязательными при оформлении на работу, как показывают исследования, проведенные М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксеновым, С.П. Кобук [7], большинство работодателей оформляют ряд других документов. Их перечень приведен ниже.

Анкета

М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, С.П. Кобук [7] приводят данные проведенных исследований, которые показывают, что большинство Работодателей, при поступлении Работника на работу, дают ему на заполнение Анкету, которую Работник заполняет собственноручно. В данной Анкете заполняются контактные данные работника, такие как фамилия, имя, отчество, адрес проживания, контактный телефон, дата рождения, место рождения, гражданство, уровень образования, информация о профессиональной деятельности и т.д.

Трудовой Кодекс Российской Федерации не обязывает Работодателя к наличию и ведению данных анкет, а Работника к заполнению. Наличие данного документа, на наш взгляд, облегчает деятельность Работодателя, когда ему необходимо оперативно найти, например, контактную информацию о своем Работнике.

Автобиография

Вместо анкеты, Работником при поступлении на работу может быть заполнена Автобиография.

"Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография), фамилия имя отчество заполняющего автобиографию человека, число, месяц и год рождения, место рождения, сведения о родителях (фамилия имя отчество, место работы), образование и специальность по образованию, вид трудовой деятельности, последнее место работы и должность, награды и поощрения, семейное положение и состав семьи, домашний адрес и телефон, дата, личная подпись". [7]

Заявление о приеме на работу

В Трудовом Кодексе Российской Федерации нет прямого указания на необходимость писать заявление при приеме на работу. Однако, в большинстве организаций принято оформлять прием после получения заявления о приеме на работу. Данная традиция сохранилась у работодателя со времен Советского Союза. Предполагается, что работодатель оставляет для себя право брать у работника заявление о приеме на работу для целей, чтобы оформить приказ на работу, который составляется после ознакомления руководителем с заявлением о приеме на работу и одобрением данного приема.

Обычно, Заявление о приеме на работу пишется в произвольной форме от руки, ибо на заранее заготовленном бланке Работодателя. В заявлении о приеме на работу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя организации, которому оно адресовано, а также волеизъявление работника о приеме его на определенную должность. Кроме этого работником ставится дата, и его личная подпись. Образец заявления о приеме на работу - Приложение №3.

Личная карточка

С 01 января 2013 года, согласно Письму Роструда от 14.02.2013 №ПГ/1487-6-1 [8], ведение и оформление личных карточек может быть разработано самостоятельно. Необязательным является ведение унифицированных форм данных карточек, утвержденных ранее.

Однако большинство работодатели продолжают использовать унифицированную форму "Личная карточка работника" (форма №Т-2) утвержденную и введенную в действие Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г [9].

Также работодатели продолжают пользоваться правилами заполнения личных карточек, определенных в "Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", прилагаемой к "Альбому унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (Постановление Госкомстата РФ №26 от 06.04.2001).

Личные карточки заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-la), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Пример заполнения личной карточки сотрудника представлен в Приложении №4.

Личное дело

Трудовой Кодекс Российской Федерации также не обязывает работодателя заводить на вновь принимаемого в организацию сотрудника личное дело.

Решение о заведении личного дела принимает руководитель организации. Как показывает практика, практически каждая организация заводит личное дело на своих сотрудников.

С.В. Андреев в пособии "Кадровое делопроизводство" [10] говорит о том, что заведение личного дела на работника не является обязательным, о том, что нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя. Однако следует отметить, что, согласно Федеральному закону "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№119-ФЗ от 31 июля 1995 г.), кадровая служба государственной организации обязана вести личные дела на государственных служащих.

Состав документов личного дела работника также не регламентирован законодательством, действующим на территории Российской Федерации. Как пишет С.В. Андреев, составляя личное дело работника, кадровые службы отталкиваются от традиций, сложившихся в советские времена. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов и С.П. Кобук пишут: "Предприятие вправе само решить вопрос, какие документы - личные карточки или личные дела - заводить на сотрудников".

С.В. Андреев формально разделяет документы, включаемые в состав личного дела на:

1. Документы, предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при приеме работника на работу. К таким документам относятся: анкета, автобиография, резюме; личное заявление о приеме на работу; копии документов об образовании; рекомендации и характеристики; медицинские справки; трудовой договор; выписка из приказа (копия приказа) о приеме на работу; выписки из протоколов об избрании на должность; выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность; личная карточка.

2. Документы, дополняемые в личное дело в ходе трудовой деятельности работника. К последним относятся: выписки из приказов, либо копии приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т.д.; копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.); копии документов об образовании, повышении квалификации; аттестационные листы; служебные записки, личные заявления и объяснительные записки; акты, уведомления и т. д.

. Документы о прекращении действия трудового договора.

Федеральным законом Российской Федерации от 05.04.2013 года №60-ФЗ [11] в Трудовой Кодекс Российской Федерации были внесены изменения: добавлена глава 49.1: "особенности регулирования труда дистанционных работников".

Согласно статье 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации, дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.

В соответствии со статьей 312.2 Трудового Кодекса Российской Федерации, трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

В случае если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство государственного пенсионного страхования самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 Трудового кодекса Российской Федерации, может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный в части второй настоящей статьи.

При отсутствии указанного в части шестой настоящей статьи соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

В трудовом договоре о дистанционной работе помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (часть четвертая статьи 57 настоящего Кодекса), может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

Возможно, введение данной главы может усложнить положение дел в трудовом законодательстве: может возникнуть путаница с контролирующими органами, такими как налоговая служба, фонд социального страхования, пенсионный фонд и т.д. Кроме того, часть четвертая статьи 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации значительно меняет Трудовой кодекс Российской Федерации, согласно которой, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования для сотрудника, принимаемого на работу впервые, оформляется работодателем. Согласно этой же статье, такая же ситуация обстоит и с трудовой книжкой сотрудника, впервые принимаемого на работу.

Предполагается, что, должен пройти достаточно длительный временной период, когда под введенные изменения подстроятся указанные выше контролирующие органы, и когда вся система будет работать слаженно и согласованно, что поможет исключить возможность злоупотреблений недобросовестных работодателей.

2. Анализ приема на работу в организации ООО "Компания"

Для исследования было принято решение рассмотреть на практике оформление приема на работу на примере конкретной организации. Поскольку проблемы, возникающие при оформлении приема на работу у работодателя и работника схожи во многих организациях, в настоящей работе был проведен анализ процесса приема на работу в одной из Новосибирских торговых организаций.

Далее, на основании проведенного анализа, планируется перейти от проблем при оформлении приема на работу в одной взятой организации к проблемам оформления приема на работу общероссийского характера, связанных с несовершенством закона с одной стороны, и некоторой недобросовестностью работодателя с другой стороны.

2.1 Описание организации, в которой проводился анализ приема на работу

Для анализа приема на работу, была взята информация, полученная в организации Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (название изменено).

Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (ООО "Компания") - Новосибирская организация, занимающаяся торговлей парфюмерией и косметикой. ООО "Компания" существует на рынке 20 лет. У компании имеется несколько торговых точек - отдельных магазинов и отделов, расположенных в крупных супермаркетах Новосибирской области а также в Алтайском крае.

Штат компании на 01.04.2013 года, в соответствии со штатным расписанием (см. приложение №5), состоит из 80 человек, и предусматривает следующие должности: директор, заместитель директора, советник директора, заместитель директора по правовым вопросам, юрист, консультант, главный бухгалтер, бухгалтер, секретарь-референт, начальник отдела логистики, инспектор отдела кадров, директор магазина, продавец-консультант (1, 2, 3 квалификационных категорий), кассир, заведующий отделом (1 и высшей категории), администратор и администратор высшей категории, консультант-косметолог, консультант-визажист и работник склада.

Хотя, согласно штатному расписанию ООО "Компания", структурных подразделении нет, все должности можно разделить на две группы: администрация (офис), магазины. Ниже, в Таблице 1 представлено разделение должностей по выделенным группам:

Таблица 1: Разделение должностей ООО "Компания" по выделенным группам: