Материал: Менеджмент. практикум. Каблашова И.В., Логунова И.В

Задание 2. Сформировать индивидуальный фонд времени, ориентируясь на следующую структуру:

Общее время

1. Рабочее время

1.1.Время фактической работы.

1.2.Регламентированные перерывы в работе (например, обеденный).

1.3.Нерегламентированные перерывы в работе:

а) по вине сотрудника, в т. ч. время переключений;

б) в силу внешних обстоятельств.

2. Внерабочее время

2.1.Связанное с работой: а) дорога; б) подготовка;

в) доделывание дел.

2.2.Домашний труд:

а) покупки; б) уборка квартиры; в) ремонт;

г) забота, уход, воспитание; д) прочее (например, дача).

2.3. Самообслуживание:

а) пассивный отдых (сон); б) питание; в) уход за собой.

2.4. Свободное время: а) общение;

б) активный отдых (спорт, хобби); в) познание творчества.

Необходимо распределить свое время по указанным элементам структуры времени, при этом общее время должно составлять 100 %. Кроме того, в рамках рабочего и внерабочего времени также необходимо определить удельный вес составляющих их элементов, принимая рабочее и внерабочее

96

время за 100 %. По результатам формирования структуры провести анализ, сделать выводы, предложить мероприятия оптимизации использования личного времени.

Задание 3. Разработать предложения по устранению помех рабочего времени, используя алгоритм «помеха – причина – действие».

Задание выполняется по вариантам, соответствующим порядковому номеру в списке помех.

Список помех времени:

1.Попытка слишком много сделать за один раз.

2.Суета, нетерпение, излишняя суетливость.

3.Случайные телефонные звонки.

4.Отсутствие дисциплины.

5.Нечеткая постановка целей.

6.Незапланированные посетители.

7.Затяжные совещания.

8.Привычка откладывать «на потом».

9.Студенты могут предложить свои помехи, мешающие

учебному процессу.

Для каждой помехи необходимо указать минимум 3 причины и 3 направления ее устранения.

Задание 4. Требуется определить приоритетность задач, порядок их выполнения и принять решение по делегированию отдельных задач другим исполнителям. Исходные данные приведены в табл. 3.9.

Методические указания

Принятие решения по приоритетам выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

1)работу только над действительно важными и необходимыми задачами;

2)решение задач в соответствии с их неотложностью;

3)достижение поставленных целей наилучшим образом

вусловиях сложившихся обстоятельств;

97

4) исключение задач, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

98

Своевременно принять правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, руководителю могут помочь предложенные Дуайтом Эйзенхауэром правила, согласно которым приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность работы.

Взависимости от срочности и важности задачи могут быть подразделены на 4 группы:

А – срочные/важные; Б – срочные/менее важные;

В– менее срочные/важные;

Г – менее срочные/менее важные.

Распределение задач руководителя по указанным группам приведено на рис. 3.8.

Важность

Срочность

Рис. 3.8. Распределение задач по группам

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель подпадает под «тиранию» требований срочности их решения. Необходимость делегирования этой группы задач другим исполнителям объясняется тем, что для их успешного решения не требуется специальных знаний и особых качеств. Руководитель должен оставить за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

99

Задачи группы В. По данной группе задач руководителю рекомендуется определить возможность их делегирования другим исполнителям. Если такая возможность имеется, руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества делегируемых задач. Делегируя их другим исполнителям, руководитель разгружает свое рабочее время и способствует повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных (поскольку им доверяется выполнение ответственных дел). Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за решение сам.

Основная опасность задач данной группы состоит в том, что, не будучи вовремя решены, они рано или поздно превращаются в задачи срочные, и в таком случае должны будут решаться лично руководителем в кратчайшие сроки.

Задачи группы Г. Данная группа задач включает задачи несущественные и несрочные, решение которых не входит в компетенцию руководителя.

100