Дипломная работа: Автоматизация процесса введения документации и отчетности в ООО "Аэрофильтр"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
Рис. 1.5. Функциональная диаграмма процесса обработки документов
Используются следующие активные объекты (механизмы)
ответственный за делопроизводство (получатель);
руководитель;
исполнители.
Рис. 1.6. Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступивших документов»
22
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, формировании вывода о необходимости его
регистрации или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа.
Регистрация документа представляет собой занесение сведений документа в
книгу учета, а также проставлении штампа на самом документе.
Предварительное рассмотрение документов — это распределение
поступивших документов, передача их руководителю, который, рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом требуется донесение резолюции до исполнителей
документа.
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции, затем происходит передача
документа получателю, если его имя указано на документе. В противном случае
документы передаются руководителю.
Рис. 1.7. Декомпозиция функции «Предварительное рассмотрение
документов»
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных
о документе в журнал исходящей корреспонденции и последующей ее отправке.
23
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в
реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте — отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а
обработка исполненных документов заключается в их учете. Декомпозиция
этого процесса представлена на рисунке 1.8.
Рис. 1.8. Декомпозиция функции «Обработка входящей корреспонденции»
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчёта об исполнении документа и его снятии с контроля путем
внесения отметки.
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчёте) об исполнении документа.
24
Рис. 1.9. Декомпозиция функции «Обработка исходящей корреспонденции»
Рис. 1.10. Занесение документа в реестр
25
Рис. 1.11. Исполнение документов
Рис. 1.12. Обработка исполненных документов
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих
документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
На основе проведенного выше анализа предметной области и
информационных потребностей пользователя, можно выделить следующие
автоматизируемые функции:
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2029