Дипломная работа: Автоматизация процесса введения документации и отчетности в ООО "Аэрофильтр"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
16
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность, но не приносят прибыль.
К обеспечивающим бизнес-процессам относятся:
Административно-хозяйственное обеспечение;
Обеспечение безопасности;
Юридическое обеспечение;
ИТ-обеспечение и связь;
Бухгалтерский учет и отчетность;
Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью общества и основными
объектами.
К бизнес-процессам управления относятся:
Стратегическое управление;
Управление маркетингом;
Управление рисками;
Управление персоналом;
Управление бизнес-процессами и развитием;
Региональное управление;
Другие (более 10).
К основным бизнес-процессам также относят:
Стратегическое управление;
Управление персоналом;
Управление маркетингом;
Управление финансами;
Управление бизнес-процессами;
Внутренний контроль и аудит;
Технический надзор;
Выполнение функций заказчика;
Юридическое обеспечение.
17
Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается
удовлетворением этого спроса. Разные предприятия стараются устранять
различные препятствия и задержки, возникающие при взаимодействии
различных подразделений одной организации при выполнении одного бизнес-
процесса.
Бизнес-процесс можно разложить на небольшие самостоятельные
процессы, которые обладают своими собственными характеристиками, но также
способствуют достижению целей основного бизнес-процесса. В проведение
подобного анализа бизнес-процессов обычно составляют карту бизнес-процесса
и его подпроцессов, которые разделены между различными уровнями
активности.
Бизнес-процессы следует построить так, чтобы создать стоимость и
ценность для потребителя и исключить все нежелательные, а часто и совсем
лишнюю активность. На выходе правильно построенного бизнес-процесса
растет ценность для потребителей и рентабельность (снижается цена, которая
затрачивается на выпуск продукции или услуги) и, как следствие, растут объёмы
чистой прибыли.
На фоне растущей экономики в нашей стране в последнее время все
большее число предприятий начинает переходить на автоматизацию своих
производственных и складских процессов, и причиной этому становится
всевозрастающий оборот, с которым перестает справляться существующая схема
работы компаний, созданная несколько лет, а, обычно, и несколько десятков лет,
назад и применяющая, как правило, ручной труд. На работников сваливается
огромный поток данных, надо многое сохранять в памяти. Как следствие, растет
количество ошибок, а работе требуется повышенное внимание.
Процесс автоматизации систем управления компаний должен в первую
очередь снизить психологическую нагрузку на человека, так как стабильно в
течение рабочего времени уделять повышенное внимание к одной и той же
операции могут далеко не все. Поэтому процессы, которые требуют постоянной
концентрации внимания, как правило стараются перекладывать на
вычислительную технику. Работая в пределах набора некоторых
последовательностей, компьютеры прекрасно справляются с ними, а
18
вмешательство человека или принятие решений необходимо только в тех
случаях, когда ситуация переходит в нештатную или нужен ручной выбор одной
из обычных схем.
В связи с этим для автоматизации был выбран процесс ведения
документации и отчётности.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В настоящее время процесс ведения документации и отчётности построен
следующим образом.
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка
осуществляется специалистом службы делопроизводства.
На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны
проставляют регистрационные штампы, в которых содержатся учетные номера и
дата поступления. Документацию с грифом «лично» специалисты не вскрывают
и передают адресату. Документы, которые поступают на имя руководителя,
передаются его секретарю.
Первичная обработка документации заканчивается делением их на
нерегистрируемые и регистрируемые. В компании должен быть перечень
нерегистрируемых документов.
Предварительное рассмотрение документации проводят для распределения
поступившей документации на те, которые требуют рассмотрения
руководителем и другие, которые направляют исполнителю (адресату).
Обрабатывать и передавать документацию исполнителю следует в день
получения этой документации в общий отдел или же в первый рабочий день, при
условии, что документация поступила в выходной или праздничный день.
Корреспонденцию, которая поступила на имя руководителя, рассматривает
его секретарь. Он регистрирует документацию, а потом передает директору на
рассмотрение. Обычно секретарь имеет дополнительное право самостоятельно
распределять входящие документы по основным вопросам. Для этого
необходимо составить классификатор вопросов работы и указать исполнителя по
каждому вопросу. Это делают для того, чтобы одну операцию не повторяли
19
дважды, а также, чтобы освободить директора от рассмотрения второстепенных
вопросов. Другими словами, директора освобождают от ряда рутинных
действий.
После рассмотрения документации руководитель наносит резолюции —
распределяет поручения между своими заместителями. Если документы требуют
контролировать выполнения, то секретарь ставит их на контроль и заносит
информацию в «Учетно-контрольный реестр документации, требующей
исполнения и ответа».
Регистрация документации – это важнейший этап работы с документацией
и считается «записью учетных данных о документации по установленной форме,
которая фиксирует факт его создания, отправления или получения».
Регистрация не исчерпывается только учетом документации. Так как в
регистрационную форму вносят основные сведения о документации,
формируется база данных всей зарегистрированной документации. Для работы с
массивами документации создают информационно-поисковую систему по всей
документации компании, которую используют для контроля за выполнением
документации и справочно-аналитических задач.
В настоящее время деятельность специалиста службы делопроизводства
связана с большим объемом обрабатываемой информации. На практике
ежедневно приходится формировать несколько десятков документов. Это
приводит к высокой загрузке работника и требует больших временных затрат на
ручную обработку информации. Следовательно, в службе делопроизводства
существует реальная потребность автоматизации деятельности сотрудника по
обработке документации.
Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы
делопроизводства, объясняется:
сокращением временных затрат на формирование первичных
документов;
сокращением временных затрат на обработку информации и
подготовку выходных документов;
облегчением труда специалистов службы делопроизводства;
20
сокращением текущих материальных затрат, связанных с
приобретением канцтоваров и других расходных материалов;
снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и
оперативности оформления документов.
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр
документов, исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних
документов.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов,
требующих исполнения и ответа представлена на рисунках 1.4-1.12.
Рис. 1.4. Контекстная диаграмма процесса ведения документации и
отчетности в ООО «АэроФильтр»
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2029