Дипломная работа: Автоматизация процесса введения документации и отчетности в ООО "Аэрофильтр"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
26
ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
создание контрольно-регистрационных карточек с указанием
необходимых атрибутов и краткого содержания документа;
формирование отчета «Просроченные документы»;
поиск документа по его реквизитам;
вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов,
требующих исполнения и ответа» и отчетов;
вывод на печать журналов входящей и исходящей
корреспонденции.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что
влечет за собой частое возникновение ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных
выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и
поиск информации по конкретному документу для определения его
местоположения. Это вызвано большим количеством поступающих и
формирующихся документов, что в итоге значительно затрудняет поиск
информации в них. Сравнение основных операций при учете документов без
применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и
стоимостным затратам приведено в таблице 1.3 и таблице 1.4. (с учетом средней
заработной платы сотрудника 23000 рублей в месяц).
27
Таблица 1.3
Временные и стоимостные затраты в день при существующем варианте
Наименование
операции
Количество
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка, рублей
Внесение записи в
журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных по
конкретному
документу
4
30
120
297,6
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов,
требующих
исполнения
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
Таблица 1.4
Временные и стоимостные затраты в день при планируемом варианте
Наименование операции
Количество
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в журнал
8
1
8
19,84
Поиск данных по
конкретному документу
4
1
4
9,92
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов, требующих
исполнения
4
10
40
99,2
Итого:
92
228,16
28
Схема существующего процесса ведения документации представлена на
рисунке 1.13.
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о
необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Исполнитель
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Занесение данных в
журнал
исходящей
корреспонденции
Исполнитель
Входящий
документ
Входящий
документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Исходящая
корреспонденция
Исходящая
корреспонденция
Отправка
корреспонденции
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированны
й документ
Зарегистрированны
й документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Проверка документа
на сответствие
требованиям
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Доклад о выполнении
сведения о
выполненном
документе
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
сведения о
выполненном
документе
Снятие документа
с контроля
Внутренняя
документация
Обработка
внутренней
корреспонденции
Реестр внутренних
документов
Рисунок 1.13. Схема существующего процесса ведения документации и
отчетности.
29
Как ожидается, в результате автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей, подготовку и поиск информации значительно
сократится, снизится также и количество неверных записей.
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной информационной системы ведения документации и
отчетности меняется само содержание работы специалиста службы
делопроизводства, в том числе и выполняемые операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-92=448 минуты,
что составляет примерно 7,5 часов и 1339-228,16=1111,04 рубля в сутки.
Следовательно, внедрение такой системы является однозначно выгодным с
точки зрения оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Конфиденциальная для бизнеса информация входит в сферу повышенного
интереса конкурирующих компаний. Для недобросовестных конкурентов,
коррупционеров и других злоумышленников особый интерес представляет
информация о составе менеджмента предприятий, их статусе и деятельности
фирмы. Доступ к конфиденциальной информации и ее изменение могут нанести
существенный урон финансовому положению компании. При этом,
информационная утечка может быть даже частичной. В некоторых случаях даже
обеспечение хищения шестой части конфиденциальной информации может
иметь критические последствия для финансовой безопасности. Причиной утечки
информации, если отсутствует должное обеспечение информационной
безопасности организации, также могут быть различные случайности,
вызванные неопытностью сотрудников.
При ведении бумажного учета в ООО «Аэрофильтр» ситуация с
обеспечением информационной безопасности и защиты информации обстоит
весьма посредственно. Данные о продажах, патенты, внутренние приказы
хранятся в виде бумажных документов в шкафах сотрудников, а отработанные
документы – в архиве. При этом ничто не мешает посторонним сотрудникам
ознакомиться с этими документами или скопировать их, а злоумышленнику
30
выкрасть их. Должностные инструкции о необходимости соблюдения порядка
хранения документов вряд ли остановят злоумышленника, поставившего перед
собой цель завладеть ими. При бумажном варианте ведения дел также велика
вероятность потери документов, а также намеренного или случайного
уничтожения документов.
При использовании компьютеризированного варианта работы уровень
информационной безопасности повышается на порядок. Сама система
автоматизированного документооборота заставляет пользователя быть более
ответственным в этом вопросе.
Технически информационная безопасность и защита информации
осуществляется при помощи системы паролей для доступа персональным
компьютерам сотрудников. Прежде всего, это пароль входа пользователя в
операционную систему его рабочего места. Ввод этого пароля открывает
сотруднику доступ к ресурсам данного компьютера и к документам, хранящимся
на нем. При этом политика безопасности настроена таким образом, чтобы
пользователь не имел права администратора, то есть не был полным «хозяином»
на своем рабочем месте и не мог, например, установить вредоносное
программное обеспечение или программы по копированию информации.
Ограничение прав несколько осложняет работу сотрудников, но при этом дает
гарантию защищенности данных. Необходимо всегда находить баланс между
удобством и комфортом работы пользователя и безопасностью хранения
корпоративной информации или информации о клиентах.
В качестве основного средства обеспечения защиты информации
используется комплексное программное обеспечение (ПО) Dr. Web Security
Space. ПО включает в себя антивирус, брандмауэр, веб-антивирус, антиспам,
родительский контроль, функцию резервного копирования данных. Антивирус
предоставляет защиту от вирусов, троянского, шпионского и рекламного ПО,
червей, руткитов, хакерских утилит, программ-шуток, а также неизвестных
угроз с помощью различных технологий реального времени и превентивной
защиты.
Помимо технической защиты на предприятии разработаны
организационные меры информационной безопасности. Периодически с
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2029