Дипломная работа: Автоматизация процесса введения документации и отчетности в ООО "Аэрофильтр"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
31
сотрудниками проводятся профилактические беседы. В трудовом договоре
прописана обязанность сотрудника содержать сведения, составляющие
коммерческую тайну, от третьих лиц.
Все сотрудники должны придерживаться установленных процедур
поддержания безопасности при выборе использовании паролей. Они обязаны
соблюдать следующие инструкции:
пароль должен быть уникальным. Для разных сервисов или
программ не стоит использовать один и тот же пароль;
пароли следует оберегать не менее тщательно, чем обычное
материальное имущество компании;
создаваемый пароль должен быть одновременно трудным для
угадывания и легким для запоминания;
запрещается указывать в качестве пароля фамилию, имя, отчество,
дату рождения, имена детей, номера телефонов, автомобилей и пр.,
а также всевозможные их комбинации и модификации;
запрещается использовать в качестве пароля слова, хранящиеся в
электронных орфографических словарях;
длина пароля должна быть не меньше шести символов;
запрещается записывать пароль открытым текстом;
запрещается передавать пароль третьим лицам, включая
сотрудников компании;
необходимо менять пароль хотя бы 2 раза в год.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день существует огромное множество программных
средств, позволяющих автоматизировать процесс ведения документации и
отчетности. В рамках дипломной работы были проанализированы наиболее
популярные из них, а именно: ДЕЛО, Docsvision, 1С:Документооборот, Этлас,
Е1 Евфрат. [20]. Результат анализа представлен в таблице 1.5. Цена указана за
32
установку на 1 рабочее место. Простота освоения построена на опросе
сотрудников-потенциальных пользователей информационной системой.
Таблица 1.5
Сравнительный анализ существующих разработок для автоматизации
задачи.
Наименование
продукта
Цена,
руб.
Простота
освоения
Функциональность
Дело
12900
Средняя
Клиентское приложение с серверной
БД
Docsvision
12000
Высокая
Клиент-серверное приложение
Мобильное приложение
Веб-приложение
1С:Документооборот
6300
Низкая
Клиентское приложение с серверной
БД
Этлас
5800
Средняя
Клиентское приложение с серверной
БД
Е1 Евфрат
6800
Высокая
Клиентское приложение с серверной
БД
Каждое из существующих решений обладает всеми функциональными
возможностями, необходимыми для полноценной автоматизации процесса
ведения документации и отчетности. Однако, каждое из представленных
решений обладает и избыточным функционалом, который, безусловно, заложен
в конечную стоимость продукта.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Определим стратегические и функциональные свойства ИС.
Внедряемая система должна обладать хорошей масштабируемостью и
высокой надежностью хранения данных. Так же система должна легко
адаптироваться под программную среду предприятия. Система не должна быть
загружена большим количеством ненужных функций. Основными функциями
системы должны быть: работа как web-приложение, понятный интерфейс
пользователя, функциональный интерфейс администратора и широкую систему
отчетов.
33
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация. Кусочная автоматизация
предполагает под собой приобретение предприятием без конкретного
стратегического плана отдельных фрагментов информационной системы,
которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом.
Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми,
значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки,
где применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например за счет сокращения численности персонала.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. В этом случае компания
получает полную автоматизацию работы.
Хаотичная, она же кусочная стратегия не подходит, так как будет
автоматизироваться одно целое направление, при этом используется несколько
составляющих ИС, такие как веб-сервер, СУБД, клиент-серверное приложение,
нельзя автоматизировать только часть из них, эффекта от этого будет нуль.
Полная стратегия автоматизации тоже не подходит в нашем случае, так как
мы автоматизируем лишь одно из направлений.
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит для
автоматизации процесса ведения документации и отчётности.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС — это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента внедрения ИС на
предприятие.
34
Существуют следующие способы приобретения ИС:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение,
которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса. Это очень
сложно, так как производители систем автоматизации пытаются угодить всем
потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним
функционалом, за который приходится платить, либо система представляет
собой каркас для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти
варианта не подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение
готовой информационной системы для автоматизации по направлениям является
невыгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить
информационную систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании в
настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов возможно
потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты на реинжененринг
и модернизацию имеющейся ИС.
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки,
данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает
затруднения из-за отсутствия подробной документации.
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности компании за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня,
имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый опыт;
обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений:
проще и дешевле найти новых поставщиков с необходимыми
возможностями и ресурсами, чем перестраивать внутреннюю
деятельность компании, ликвидируя одни мощности и ресурсы и
создавая новые;
35
убыстряет получение необходимых ресурсов и знаний;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически
целесообразно сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слишком
многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях предприятие утратит виды деятельности,
которые в течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому ООО «АэроФильтр» будет разрабатывать информационную
систему собственными силами, так как предприятие обладает
квалифицированными работниками для разработки и внедрения подобной
информационной структуры. Процедура разработки собственных систем
предполагает наличие у компании работников, которые могут проводить анализ
бизнес-процессов, разрабатывать и внедрять систему их автоматизации. Так как
автоматизируют одно довольно небольшое направление работы, то имеющиеся
сотрудники могут легко выполнить весь объем работы по проектированию,
разработке и внедрению системы автоматизации.
Разрабатываемые информационные системы будут включать все
необходимые функционалы, и учитывать все особенности работы и пожелания
работников данного предприятия, так как будут представлять собой
индивидуальный продукт, что дает возможность быстро менять
функциональность согласно требованиям внутреннего заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Создание информационного обеспечения является непременным условием
построения и работы как автоматизированной системы управления, так и
автоматизированного рабочего места.
Обоснование проектных решений по информационному решению включает
следующие пункты:
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2029