Дипломная работа: Автоматизация документооборота в ООО "ЭОС"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
33
Рисунок 12 – Интерфейс ПО «Зарплата и Управление персоналом»
Таблица сравнения программ аналогов приведена в приложении (Приложение
1).
В результате сравнения программных продуктов для отделов кадров, можно
сделать вывод, что в настоящее время на рынке не существует программы, которая
бы использовалась только для документооборота. Во всех описанных программах
присутствует излишний функционал, за который руководству компании нужно будет
платить, хотя он и не будет использоваться. Необходимая программа для ООО «ЭОС»
должна учитывать недостатки вышеперечисленных программных продуктов, а
именно, должна быть недорогой, с удобным и понятным пользователю интерфейсом,
легко интегрироваться в программное обеспечение ООО «ЭОС».
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Прежде всего, стратегия автоматизации должна соответствовать приоритетам
и задачам ООО «ЭОС». Концепция стратегии должна также включать способы
достижения такого соответствия.
34
Реализация стратегии по автоматизации документооборота проходит в
несколько стадий (рисунок 13):
Рисунок 13 – Стратегия автоматизации документооборота
Анализ деятельности - понятие достаточно общее. В данном случае, под
анализом деятельности, понимается сбор и представление информации о
деятельности отдела кадров для правильного выбора и дальнейшего внедрения
автоматизированной системы.
Реорганизация деятельности направлена на повышение эффективности
деятельности отдела кадров и в целом - ООО «ЭОС».
Выбор системы – это многоуровневая задача. Установление обьективных
критериев отбора той или иной системы напрямую связано с качеством и полнотой
всех предыдущих этапов цепочки отбора. Действительно, практически все
объективные факторы (функциональность, стоимость, перспективы развития,
поддержка и интеграция) выводятся на предыдущих стадиях. При внимательном
рассмотрении всех предыдущих этапов, выбор перестает быть проблемой.
Существуют следующие основные стратегии внедрения системы:
- Параллельное использование – когда старые и новые технологии решения
задач выполняются параллельно, и их результаты сравниваются. Достоинство
данного метода - минимальный риск ошибок, недостаток – двойная загрузка
персонала, необходимость постоянной проверки результатов двух технологий.
- Стратегия «скачок» – когда старая технология работает до определенного
момента, затем внедряется новая, а после внедрения, внедряется только новая
технология. Достоинство такого метода – минимальная продолжительность
переходного периода, отсутствие двойных затрат. Недостатки – высокие риски
Стратегия автоматизации документооборота
анализ деятельности отдела кадров
реорганизация деятельности
выбор системы
внедрение системы
35
несоответствия качества ИС требованиям, высокие требования к процессу
планирования перехода на новую технологию.
- Стратегия "узкого места". Узкое место - автоматизация небольшой части
производственного процесса, которая обычно выбирается по критериям
эффективности, приводящим к повышению качества процессов только в
определенном узком месте. Достоинство стратегии – после автоматизации каждого
узкого места, можно прервать автоматизацию, возможность выполнения полного
цикла автоматизации по каждому участку отдельно. Недостатки - самостоятельная
автоматизация узких мест может привести к формированию избыточного набора
программных и аппаратных решений.
Среди нескольких вариантов определения стратегии выполнения
автоматизации, будет выбрана последняя, а именно автоматизация только отдельного
участка отдела кадров.
При этом нельзя исключать также автоматизацию полностью всего отдела
кадров ООО «ЭОС», так как при определяемых показателях автоматизации будет
крайне целесообразным применение рассматриваемой системы полностью ко всей
структуре отдела.
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существуют следующие методы приобретения ИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка ИС (покупка зарубежной или отечественной ИС);
– покупка и доработка;
– аренда ИС.
При покупке готового решения надо выбрать такое решение, которое
полностью будет соответствовать разнообразным схемам ведения бизнеса.
Заметим, что это очень сложно, поскольку производители систем
автоматизации могут не всегда угодить всем клиентам и их ИС получаются
перегруженными функционалом, за который надо платить.
36
Также готовая ИС может не подойти из-за перечня недостатков, нехватки
функциональности, плохо продуманного направления будущего развития ИС,
длительный срок адаптации под требования предприятий.
Заказ разработки ИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, подходящую к бизнес-правилам ООО «ЭОС» в настоящий
момент. Но при изменении бизнес-процессов, возможно потребуется ее частичная
переработка, что также выльется в излишние затраты на процесс реинжененринга
имеющейся ИС.
Покупка и доработка ИС возможна, если нужен небольшой объем доработки,
а данная доработка часто применяется в рамках модели ИС, что не редко вызывает
затруднения из-за полного отсутствия развернутой документации.
При взятии ИС в аренду ООО «ЭОС» рискует вывести непосредственно за
свои пределы многие виды деятельности, а также лишиться части собственных
информационных ресурсов и возможностей.
В связи с этим, автоматизированная система будет разрабатываться на базе
компании собственными силами. Разрабатываемая ИС будет включать в себя весь
необходимый функционал, а также учитывать все особенности работы и пожелания
сотрудников отдела кадров, так как это будет индивидуальный (уникальный) продукт,
позволяющий быстро изменять функционал, в соответствии с требованиями
заказчика.
1.4.Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) - это совокупность данных,
представленных в определенной форме для компьютерной обработки, и представляет
собой совокупность унифицированных систем классификации и кодирования
информации, унифицированных систем документирования и информационных
массивов. [12]
ИО включает два комплекса: компоненты внетранспортного ИО
(классификаторы технико-экономической информации и документов) и
внутримашинного ИО (макеты и экранные формы ввода первичных данных в ЭВМ
37
или вывода результирующей информации, структура информационной базы:
входные, выходные файлы, базы данных).
Для того чтобы адаптировать информацию для эффективного поиска,
обработки и передачи по каналам связи, она должна быть представлена в цифровом
виде, который должен быть сначала упорядочен (классифицирован), а затем
формализован (закодирован) с помощью классификатора.
Классификатор-это документ, обеспечивающий закодированное описание
экономической информации в ЭИС, содержащий наименования объектов,
наименования классификационных групп и их кодовые обозначения.[13]
По области применения различают следующие типы классификаторов:
международные, национальные (общесистемные), отраслевые и локальные
классификаторы.
Документ - это определенный набор информации, используемой при решении
задач, расположенный на материальном носителе, в соответствии с установленной
формой.
Для упрощения системы документирования, используем следующие подходы:
— унификация и стандартизация документов;
— внедрение безбумажных технологий, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Для решения задачи, желательно получать входные документы через сеть, они
должны быть в файлах заранее согласованной структуры.
Машинная информационная поддержка включает описание экранных форм.
При построении структуры экранных форм и ввода данных документов с
оперативной информацией, целесообразно использовать комбинированную форму,
приближенную к той, которая использовалась для построения самого документа.
Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей
логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, что
облегчает загрузку информации в информационную БД.
При построении экранных форм для документов с постоянной информацией
целесообразно использовать анкетную форму для размещения реквизитов.
Выбор экранных форм основан на принципах минимальной сложности и
стоимости ввода информации в компьютер и максимальной степени читаемости
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/612
Смотрите также:
| !Контрольная работа (задание) |
| 1 Понятие |
| 1112 |
| 1119 |
| 1131 |
| 1302 |
| 2 |
| 2 |
| 2.ОМК.6112.Апарина О. А. |
| 2392 |