Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО "АРСтрой"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
52
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационной моделью называют схему движения входной,
промежуточной и результативной информации и функций предметной области.
Также с помощью информационной модели объясняется с помощью каких
входных данных (документов) и какой нормативно-справочной информации
происходит выполнение основных функций. Информационная модель
представлена на рисунке 14.
Спр
«Пользователи»
Администратор
Спр* «Пользователи»
Управление
справочниками
Спр «Статусы
документов»
ИС
Т «Документы»
Спр «Типы
документов»
Сотрудник компании
Спр «Отделы»
Спр* «Типы
документов»
Спр* «Отделы»
Создание
документа
Т «Комментарии»
Т* «Документы»
Т* «Комментарии»
Работа с
документом
Сотрудник компании
Спр «Роли
польз.»
Спр* «Роли польз.»
Спр «Должности»
Спр*
«Должности»
Ф «Итоговая версия
документа»
П «Письмо о новом
документе»
П «Письмо об
изменении статуса»
П «Письмо о новом
комментарии к
документу»
Т «Файлы»
Т* «Файлы»
Рисунок 14 – Информационная модель
В соответствии с составленной информационной моделью Администратор
может работать со всеми справочниками информационной системы.
Сотрудник компании может создавать документ с помощью отдельной
формы, либо работать с документом, с помощью другой формы
пользовательского интерфейса. При создании документа добавляется новая
запись в таблицу «Документы», а при работе с документом меняются записи как
в этой таблице, так и в таблице «Комментарии». Работа с документом заключается
в изменении статусов документов и добавлении к ним комментарием. При
53
выполнении этих операций сотрудникам компании приходят уведомления на
электронную почту в виде писем. Также приходит письмо-уведомление и при
создании нового документа. Помимо писем выходными данными ИС являются и
файлы итоговых версий документов.
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
В информационной системе используются шесть справочников,
характеристики которых приведены в таблице 6.
Таблица 6
Справочники информационной системы
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Среднюю
частоту
актуализа
ции
Средний
объем
актуализаци
и, %
1
Пользовател
и
Администратор
100
1 раз в
день
10
2
Должности
Администратор
50
1 раз в
месяц
10
3
Отделы
Администратор
10
1 раз в год
10
4
Статусы
документов
Администратор
4
нет
25
5
Роли
пользователе
й
Администратор
2
1 раз в год
30
6
Типы
документов
Администратор
50
1 раз в
месяц
10
Справочник «Статусы документов» носит нормативный характер и его
актуализировать не нужно. Справочник «Роли пользователей» достаточно
актуализировать раз в год. В остальных справочниках содержится информация,
которая актуализируется в среднем раз в месяц.
Реквизитный состав каждого справочника представлен в виде таблицы 7.
54
Таблица 7
Реквизитный состав справочников информационной системы
№ пп
Название
справочника
Перечень реквизитов
1
Пользователи
ФИО пользователя;
логин;
пароль;
электронная почта;
отдел;
должность;
роли пользователя
2
Должности
наименование должности
3
Отделы
наименование отдела
4
Статусы документа
наименование статуса
5
Роли
пользователей
наименование роли
6
Типы документов
наименование типа;
для каких отделов предназначен тип документа;
для каких должностей предназначен
Редактирование и ввод новых записей во все справочники осуществляется
с помощью специальных форм.
На рисунке 15 изображена форма для работы с записями справочника
«Пользователи».
55
Рисунок 15 – Форма Пользователь
Поле для ввода пароля продублировано, это необходимо для того, чтобы
исключить возможность опечатки при вводе пароля.
Перед сохранением данных проверяется наличие пользователей с таким же
логином (каждый пользователь должен иметь уникальный логин), сложность
введенного пароля (минимум одна цифра и один прописной знак).
Формы для работы с записями других справочников имеют аналогичный
вид (Рисунок 16-18).
Рисунок 16 – Форма Должности
56
Рисунок 17 – Форма Отделы
Рисунок 18– Форма Типы документов
На форме работы с записями справочника «Типы документов» помимо
названия типа также необходимо указать для каких отделов предназначен данный
тип документа и для каких должностей (документы с данным типом не будут
отображаться у пользователей неподходящих отделов и должностей).
В качестве входных данных для информационной системы автоматизации
документооборота выступают создаваемые документы, а также комментарии к
ним. Перечисленные входные данные создаются с помощью форм,
расположенных на сайте. Внешний вид форм представлен на рисунках 19 (форма
создания документа) и 20 (форма отправки комментария к документу).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1738