Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в МАУ "Многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг" Краснобродского городского округа
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
32
использования гражданами средств электронно-цифровой подписи, Internet-
платежей, платежных пластиковых карточек.
Рассмотрим, как осуществляется работа сотрудника администрации
района по приему заявлений на оказание муниципальных услуг в настоящее
время в следующем пункте.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Прием документов заявителей осуществляется сотрудниками района в
соответствии с требованиями нормативно-правовых актов Российской
Федерации, на основании которых происходит подготовка, согласование и
выдача документов.
Обращения заявителей, желающих получить запрашиваемый документ,
оформляются на бланках установленного образца.
.Выдача запрашиваемого документа либо мотивированного отказа
осуществляется сотрудниками администрации в сроки, установленные приказом
начальника управления по направлению своей деятельности.
Регистрация обращений заявителей осуществляется сотрудниками
администрации в журнале регистрации и контроля за обращениями заявителей
в администрацию района.
Характеристика процесса приёма и обработки заявлений приведена на
рисунке 1.4.
33
Рис. 1.4 Характеристика деятельности сотрудника администрации района
по оказанию муниципальных услуг
Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 1.5.
Рис. 1.5 Декомпозиция деятельности сотрудника администрации района
по оказанию муниципальных услуг
Таким образом, в настоящее время деятельность сотрудника
администрации заключается в следующем. Принимая от заявителя заявление на
установленном бланке, сотрудник регистрирует его в Журнале регистрации и
контроля за обращениями заявителя, проверяя правильность заполнения
заявления и удостоверяя личность заявителя путем проверки паспорта.
Данные заявления и заявителя записываются в журнал, чем
осуществляется учет поступившего заявления.
В зависимости от типа заявления и необходимых заявителю документов,
сотрудник определяет перечень документов, которые необходимо потребовать
от органов государственной власти, в результате чего составляет
соответствующие запросы и отправляет их в адрес, один экземпляр запроса
остается в службе. Запрос отправляются различными способами – как
электронной почтой с использованием почтового веб-клиента, так и
34
обыкновенной почтой. При этом перечень запросов, дата их отправки также
фиксируются в журнале. При поступлении ответов на запросы они также
фиксируются в журнале и на их основании подготавливается необходимый
заявителю комплект документов.
После выдачи документов сотрудник составляет аналитические отчеты,
которые позволяют оценивать эффективность работы администрации. Отчеты
подготавливаются путем выборки данных за определенный период и по
определенным заявлениям.
Существующий порядок работы сотрудника администрации связан
практически исключительно с обработкой документов в ручном режиме,
регистрация заявлений и других документов осуществляется путем записи в
журнале, что не позволяет с большой скоростью и необходимой степенью
достоверности получать нужные отчеты.
Как выяснено руководством учреждения, часто возникает ситуация, когда
заявление или запрос не отмечается в журнале, либо при записи допускаются
ошибки, в результате чего формируется неверная информация о движении
документов, что не позволяет контролировать документооборот и выполнение
заявлений в полной мере.
Также из-за принятого порядка процесса учета заявлений, производимого
в настоящее время в ручном режиме, наблюдаются следующие недостатки:
Низкая скорость учета заявлений и других документов;
Низкая скорость и большая вероятность ошибок при анализе
результатов движения и построении отчетов;
Отсутствие возможности произвольного построения отчетов;
Низкая надежность хранения данных.
В связи с существующей тенденцией построения интернет-порталов
администраций муниципальных образований в систему ИССОО деятельность
сотрудника администрации также должна быть автоматизирована.
35
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, многие бизнес-процессы в рассматриваемой организации
автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в
печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими
процессами и материальными потоками в единую информационную среду.
Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и
документами влечет за собой целый комплекс проблем:
Несоответствие действительного состояния материальных потоков
документам;
Документально незафиксированные изменения в материальных
потоках (в том числе изменения в процессах);
Мучительный поиск связанных между собой документов по
различным подразделениям компании ;
Неточности и дублирования, высокая вероятность ошибок и
несоответствий;
Отсутствие целостной картины состояния дел и проблематичность
прогнозирования и принятия управленческих решений;
Непрозрачность бизнес-процессов разработки, согласования,
утверждения и контроля выполнения документов;
Секретарь, как правило, тратит очень много времени на поиск
необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени)
или воссоздание заново – вместо повторного использования – документов,
существующих "где-то в компании" (подобное происходит примерно в 70%
случаев). При такой «разбросанности» данных и документов сложно обеспечить
их целостность, непротиворечивость и безопасность.
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность
внедрения автоматизированного варианта документооборота.
Допустим, что в течение рабочего дня секретарем обрабатывается около
30 документов – как полученных от клиентов, так и созданных в рамках
подготовки отчетности. Основным документом является заявление гражданина
36
на осуществление каких-либо прав или получение услуг. Схема
документооборота приведена на рисунке 1.6.
Заявление
Заявление
Заявление
Действие
Сотрудник
Подача заявления
Регистрация
Исполнитель
Гражданин
Направление
заявления на
резолюцию главе
Нанесение
резолюции
Заявление
Выполнение
заявления
Глава администрации
Формирование
ответа
Получение
ответа
Заявление
Ответ
Ответ
Рис. 1.6 Схема документооборота заявления гражданина
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 1.11.). Время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 1.11
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
администрации
Время, затрачиваемое
при базовой
технологии/ мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Регистрация входящих
документов (заявок на
45
4
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2039