Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в АО "Завод ЛИТ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
34
Дей ст вие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Спе ци ал ис т
Занесение данных в
жу р на л
вх одяще й
ко ррес понде нц ии
Передача получателю
Испо лнитель
Входящий документ
Входящий документ
Дел а
Журнал входящей
ко ррес понде нц ии
Зарегистрированный
до кум ен т
Зарегистрированный
до кум ен т
Распределение
поступивших
до кум ен тов
Наложение
резолюции
Зарегистрированный
до кум ен т
Зарегистрированный
до кум ен т
Дов едение до
исполнителей
Докуме нт с
резолюцией
Докуме нт с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
тр еб ующих
исполнения
Докуме нт с
резолюцией
Выпо л не ние
требований резолюции
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
до кум ен те
Рисунок 11 - Схема документооборота
35
В на
.стояще.е вре.мя уче.т докуме.нтов и все связа.нные с ним де.йствия
производятся спе
.циа.листом бе.з использова.ния ка.ких-либо сре.дств
а
.втома.тиза.ции, то е.сть журна.лы, ре.е.стры и отче.ты за.полняются вручную, что
вле
.че.т за собой ча.стое возникнове.ние ошибок.
Са
.мыми за.тра.тными по вре.ме.нным и трудовым ре.сурса.м сре.ди
описа
.нных выше соста.вляющих проце.сса уче.та движе.ния являются подготовка
отче
.тов и поиск информа.ции по конкре.тному докуме.нту для опре.де.ле.ния е.го
ме
.стоположе.ния. Это вызва.но большим количе.ством поступа.ющих и
формирующихся докуме
.нтов, что в итоге зна.чите.льно за.трудняе.т поиск
информа
.ции в них. Ка.к ожида.е.тся, в случа.е а.втома.тиза.ции, за.тра.чива.е.мое
спе
.циа.листом вре.мя на вне.се.ние за.писе.й и подготовку, и поиск информа.ции
зна
.чите.льно снизится, снизится та.кже и количе.ство не.ве.рных за.писе.й.
Сра
.вне.ние основных опе.ра.ций при уче.те докуме.нтов бе.з приме.не.ния
сре
.дств а.втома.тиза.ции и в пре.дла.га.е.мом ва.риа.нте по трудовым и стоимостным
за
.тра.та.м приве.де.но в та.блица.х 5 и 6 (с уче.том сре.дне.й за.ра.ботной пла.ты
сотрудника службы де
.лопроизводства 25000 рубле.й в ме.сяц).
Таблица 5
Временные и стоимостные затрат при существующем
варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Вне
.
се
.
ние
за
.
писи в журна
.
л
8 40 320 793,6
Поиск да
.
нных
по конкре.тному
докуме.нту
4 30 120 297,6
Подготовка
отче.та по
движе
.нию
докуме.нта.
4 10 40 99,2
Формирова
.
ние
ре.е.стра
докуме
.нтов,
тре
.бующих
исполне.ния
4 15 60 148,8
Итого:
540
1339,2
36
Таблица 6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Вне
.
се
.
ние за
.
писи в
журна.л
4 1 4 9,92
Поиск да
.
нных по
конкре.тному
докуме.нту
4 1 4 9,92
Подготовка отче
.
та
по движе.нию
докуме
.
нта
.
4 10 40 99,2
Формирова
.
ние
ре.е.стра
докуме
.нтов,
тре
.бующих
исполне.ния
4 10 40 99,2
Итого:
88
218,24
Ка
.к видно из приве.де.нных выше та.блиц, после вне.дре.ния
а
.втома.тизирова.нной систе.мы докуме.нтооборотаме.няе.тся са.мо соде.ржа.ние
ра
.боты спе.циа.листа службы де.лопроизводства, в том числе и выполняе.мые
опе
.ра.ции. При этом вре.ме.нные за.тра.ты должны сокра.титься на 540-88=452
минуты=7,5 ча
.сов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Сле.дова.те.льно, вне.дре.ние
та
.кой систе.мы являе.тся однозна.чно выгодным с точки зре.ния оптимиза.ции
ра
.схода трудовых и стоимостных ре.сурсов.
Ра
.зра.ба.тыва.е.ма.я систе.ма должна удовле.творять сле.дующим
тре
.бова.ниям:
− име
.ть систе.му ре.гистра.ции пользова.те.ле.й;
− пре
.доста.влять пользова.те.лю полную информа.цию о докуме.нта.х;
− име
.ть удобную и быструю систе.му уче.та движе.ния докуме.нтов;
− возможность доба
.вле.ния, уда.ле.ния и ре.да.ктирова.ния информа.ции о
докуме
.нта.х.
37
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ходе де.яте.льности ра.ссма.трива.е.мого пре.дприятия информа.ционна.я
бе
.зопа.сность обе.спе.чива.е.тся по сле.дующим на.пра.вле.ниям [5]:
− пра
.вова.я за.щита включа.е.т: За.конода.те.льство РФ, собстве.нные
норма
.тивно-пра.вовые докуме.нты, в том числе: положе.ние о сохра.не.нии
конфиде
.нциа.льной информа.ции, пе.ре.че.нь све.де.ний, соста.вляющих
комме
.рче.скую та.йну, инструкция о порядке допуска сотрудников к
конфиде
.нциа.льной информа.ции, положе.ние о де.лопроизводстве и
докуме
.нтообороте, обяза.те.льство сотрудника о не.ра.згла.ше.нии
конфиде
.нциа.льной информа.ции, па.мятка сотруднику о сохра.не.нии
комме
.рче.ской та.йны;
− орга
.низа.ционна.я за.щита включа.е.т ре.жимно-а.дминистра.тивные и
орга
.низа.ционные ме.роприятия; к ним относятся: орга.низа.ция службы
бе
.зопа.сности, орга.низа.ция внутриобъе.ктового и пропускного ре.жимов,
орга
.низа.ция ра.боты с сотрудника.ми по не.ра.згла.ше.нию све.де.ний, соста.вляющих
комме
.рче.скую и служе.бную та.йну, орга.низа.ция ра.боты с докуме.нта.ми,
орга
.низа.ция ра.боты по а.на.лизу вне.шних и внутре.нних угроз;
− инже
.не.рно-те.хниче.ска.я за.щита – пре.дусма.трива.е.т приме.не.ние
ра
.зличных те.хниче.ских, эле.ктронных и програ.ммных сре.дств, пре.дна.зна.че.нных
для за
.щиты информа.ции [6].
К та
.ким сре.дства относятся сле.дующие приме.няе.мое програ.ммное
обе
.спе.че.ние:
− а
.нтивирусное програ.ммное обе.спе.че.ние (EsetNod 32);
− програ
.ммные бра.ндма.уэры, входящие в соста.в приме.няе.мых
коммута
.торов;
− сре.дства иде.нтифика.ции и а.уте.нтифика.ции пользова.те.ле.й (usb-ключи
eToken фирмы А
.лла.дин).
Бе
.зопа.сность информа.ции в ра.зра.бота.нной ЭИС на.стояще.е вре.мя
обе
.спе.чива.е.тся за сче.т приме.не.ния сле.дующих ме.р [7]:
38
− использова
.ние встрое.нного бра.ндма.уэра в ма.ршрутиза.тора.х, а та.кже
фильтра
.ции по MAC-а.дре.са.м и а.утeнтифика.ции пользова.тeлeй;
− использова
.ние.м а.нтивирусного програ.ммногообе.спе.че.ния;
− соблюде
.ние.м ре.гла.ме.нта ра.боты с докуме.нта.ми в бума.жной и
эле
.ктронной форме.;
− использова
.ние.м ре.зе.рвного копирова.ния информа.ции;
− использова
.ние орга.низа.ционных и ка.дровых ме.р.
Для обе
.спе.че.ния компле.ксной информа.ционной бе.зопа.сности в А.О
«За
.вод ЛИТ» используе.тся инте.грирова.нна.я систе.ма бе.зопа.сности «Инте.гра-С».
Основные за
.да.чи систе.мы сле.дующие .[8]:
− диста
.нционное визуа.льное и эле.ктронное на.блюде.ние за
контролируе
.мыми зона.ми объе.ктов;
− фиксирова
.ние и долговре.ме.нное хра.не.ние фа.ктов возникнове.ния
не
.шта.тных ситуа.ций на объе.кте с возможностью да.льне.йше.го просмотра за.писи
все
.го хода событий;
− компле
.ксное упра.вле.ние систе.ма.ми а.ктивной за.щиты, опове.ще.ния и
доступа на те
.рриторию объе.кта.;
− а
.втома.тиза.ция контрольно-пропускного ре.жима.;
− пре
.дста.вле.ние полной и достове.рной информа.ции о состоянии объе.кта.;
− упра
.вле.ние ре.жима.ми ра.боты объе.кта.;
− пе
.ре.да.ча информа.ции опе.ра.тивным де.журным на большие ра.сстояния;
− за
.щита от не.са.нкционирова.нного доступа к информа.ции;
− контроль и фиксирова
.ние де.йствий де.журного пе.рсона.ла.
В политике бе
.зопа.сности пре.дприятия, в ча.стности, опре.де.ле.ны
тре
.бова.ния по ра.боте с па.ролями и использова.нию а.нтивирусных сре.дств.
Пользова.те.ли должны сле.дова.ть уста.новле.нным проце.дура.м
подде
.ржа.ния ре.жима бе.зопа.сности при выборе и использова.нии па.роле.й. Они
обяза
.ны выполнять сле.дующие ре.коме.нда.ции [9]:
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2035