Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в АНО "АвтоМотоПро"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
32
Программа учета заявок позволяет конвертировать данные из базы в другие
электронные форматы;
Программа учета заявок может обрабатывать даже очень большие объемы
информации.
vsDesk
Управление заявками:
Создание заявок через веб-интерфейс в полной форме с возможностью
выбора сервиса и приоритета заявки.
Создание заявки через веб-интерфейс в упрощенной форме.
Прикрепление файлов к телу заявки с возможностью ограничения размера и
типа допустимых к вложению файлов.
Вставка скриншотов по CTRL+V в поле текстового редактора.
Возможность заполнения дополнительных полей в заявке в полной форме.
Автоматическое назначение метрик заявки по SLA-планам, привязанным к
выбранному сервису.
Возможность автоматического назначения наблюдателей, привязанных к
выбранному сервису.
Возможность автоматического назначения согласующего лица, привязанного
к выбранному сервису.
Возможность массового переназначения исполнителей / групп исполнителей.
Возможность объединения/группировки заявок.
Возможность фильтрации списка заявок по нескольким критериям с
закреплением фильтра.
Возможность выбора отображаемых столбцов и порядка их расположения.
Возможность выбора количества отображаемых элементов на странице.
Отображение вложений.
Отображение количества не прочитанных комментариев.
Отображение количества объединенных заявок.
Возможность оставлять ответы/комментарии с вложенными файлами
/скриншотами.
33
Возможность выбора шаблонного ответа /комментария из заранее
подготовленного справочника Шаблоны ответов.
Возможность указать дополнительных получателей ответа/комментария.
Возможность скрытия ответа/комментария от клиента.
Возможность ответа/комментария с изменением статуса.
Возможность редактирования некоторых параметров и метрик заявки на
лету, без сохранения основных параметров.
Отображение контактной информации о клиенте и исполнителе.
Отображение жизненного цикла (истории действий) заявки.
Отображение прикрепленных Конфигурационных единиц.
Приведем сравнение систем (табл. 3).
Таблица №3
Сравнение ИС
Функции
Разработанное
ПО
Кларис -
web
Универсальная
Система Учета
vsDesk
Синхронизация с
имеющимися
информационными
системами
Да
-
-
-
Функция
автозаполнения из
имеющихся
справочников
Да
-
Да
-
Минимизация
количество окон
Да
Да
Да
Да
Создание выходных
документов и отчетов
Да
Да
Да
Да
Отслеживание статуса
заявки
Да
-
Да
Да
Фильтрация заявок
Да
-
-
Да
34
Конвертирование
данных
Да
-
Да
-
Многопользовательский
режим
Да
Да
Да
Да
По результатам сравнения можно сделать выводы о целесообразности
разработки автоматизированной системы на базе имеющегося программного
обеспечения специалистом компании.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько типов стратегий автоматизации:
1. хаотичная (кусочная);
2. по участка;
3. по направления;
4. полная (комплексная).
При применении хаотичных автоматизаций при внедрении информационной
технологии, можно говорить только о краткосрочной, локальной задаче, а не
реальной потребности бизнеса. При данной стратегии автоматизации, чаще всего
приобретаются дешевые программные продукты, которые в процессе эксплуатации
оказываются неэффективными, поэтому, данные варианты автоматизации не
рассматриваются.
Автоматизация по направлениям деятельности, автоматизирует только одно
из направлений деятельности в рамках всей компании. Данная стратегия также не
подойдет, т.к. производится автоматизация не направления деятельности, а
управленческой функции одного из отделов.
Автоматизацией по участкам деятельности автоматизирует функции
отдельного подразделения компании. Данная стратегия эффективнее, когда есть
участок, где применение АИС даст значительные экономические эффекты. И так
как, производится автоматизация функций отдела продаж, полностью
сосредоточенного в рамках отдела компании, наиболее оптимальным выбором
будет стратегия автоматизации по участку деятельности.
35
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Существуют следующие основные способы по приобретению ИС:
1. Покупка готовых решений – дает возможность получить уже готовые
программные решения и минимизировать затраты на их внедрение. Однако он не
учитывает специфики каждых конкретных предприятий, их масштабы,
внутреннего документооборота, ориентацию на определенные сегменты рынка, и
так далее.
2. Покупка готовых продуктов и самостоятельная доработка нужных функций -
требует меньших временных затрат по сравнению с собственными разработками.
Нельзя оценить затрат на доработку систем, так как отсутствует исходный код
программ и данных не позволяет провести анализ по необходимости доработок.
3. Собственные разработки – позволяют разработать системы, полностью
отвечающие всем требованиям, но при этом являются более затратными (по
времени и стоимости) в сравнении с покупкой готовых продуктов. Но в тоже время
возможна полная совместимость с уже имеющейся системой.
4. Разработка систем под заказ (аутсорсинг) – дает возможность передать
процесс разработки систем на сторонние организации. Системы будут отвечать
всем требованиям, но данный способ будет требовать большого затрата средств в
сравнении с собственными разработками. Предпочтителен при отсутствии
собственного специалиста.
Анализ всех существующих способов по приобретению показал, что самым
результативным вариантом будет процедура собственной разработки. Выбор был
сделан в связи с работой компании на обычном программном обеспечении и
наличием IT-отдела, в котором работают квалифицированные специалисты,
которые занимаются разработками новых продуктов и в поддержке существующих
ИС компании. А также важно, что в IT-отделе есть достаточно
требуемых программных обеспечений, и квалифицированных сотрудников,
которые имеют знания не только в прикладных задачах, способны создать и
внедрить систему, но и имеют знания предметных областей (знания о внутреннем
бизнес-процессе предприятия).
36
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Работа любой системы управления опирается на данные. Формирование
информационного обеспечения в каждой системе управления основывается на
понятии информационной базы, под которой подразумевается совокупность
упорядоченной информации, применяемой при использовании ИС, в том числе
взаимосвязь различных совокупностей этих данных. При этом комплект
упорядоченной информации должен совпадать по комплектации и содержанию
функции тех задач, которые решают на ее основе. Информационная база оказывает
влияние на эффективность всей системы, способы решений функциональных задач
и т.д [13, стр. 11-41].
В комплект информационной базы входит:
1. Массив постоянных нормативно-справочных данных;
2. Массив, содержащий текущую информацию о состоянии управляемого
объекта;
3. Массив, содержащий информацию, поступающую из внешней среды;
4. Массив, содержащий накапливаемую информацию за определенный отрезок
времени (архив данных).
Информационное обеспечение — совокупности единых систем класси-
фикаций и кодирования данных, унифицированной системы документации, схем
информационного потока, циркулирующего в компании, а также методология
построения БД [23, стр. 32-41].
Информационное обеспечение предприятия условно можно подразделять на
вне машинные и внутри машинные. К вне машинному обеспечению относят часть
информационного обеспечения, представляющую собой комплект сообщений,
сигналов и документов, применяемых при функционировании автоматизированной
системы управления в форме, что воспринимает человек без применения средств
вычислительной техники (это справочники, формы первичных документов,
информационные потоки данных) [7, стр. 68-120].
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2032