Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в АНО "АвтоМотоПро"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Контекстная диаграмма процесса учета документации представлена на
рисунке 4:
Рисунок 4 – Контекстная диаграмма процесса учета документации и отчетности
В данной модели наглядно видны все основные потоки информации и
объекты управления. Для более детального рассмотрения работы менеджера
разобъем нашу модель на три блока (см. рис. 5):
23
Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграммы
В результате построения контекстной диаграммы видно, что учет
документации трудоемкий процесс. На выходе должно быть представлено большое
количество документации. Поэтому необходима информационная система,
решающая проблемы учета.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Целью ВКР является разработка и проектирование информационной
системы для АНО "АвтоМотоПро". Использование информационной системы
позволит улучшить экономические показатели функционирования компании за
счет уменьшения времени на формирование документации.
Данные цели реализуются путем решения следующих задач:
1. Создание единой базы данных;
2. Автоматизация учета сведений по клиентам;
3. Автоматизация учета сведений по курсам;
4. Оперативное хранение, обновление и изменение данных в базе;
5. Информационная защита и физическая безопасность данных;
6. Составление отчётов и вывод их на печать в удобном для пользователя виде.
Успешное внедрение такой информационной системы приводит к
улучшению значений показателей качества обработки информации, а именно:
1. Увеличению степени достоверности обработки информации, степени ее
защищенности;
2. Минимальное время получения ответа на запросы пользователя;
3. Повышение технического уровня, качества и объема вычислительных работ;
4. Увеличение объема и сокращение срока переработки информации;
5. Своевременное удовлетворение информационной потребности пользователя,
ускоренный доступ и поиск обрабатываемой информации.
Назначение информационной системы состоит в следующем:
1. Автоматизация ввода, контроля и загрузки данных из первичных документов
в базу данных с использованием экранных форм;
2. Ведение справочников со всеми видами информации;
24
3. Выполнение расчетов и вывод результатных документов;
4. Вывод информации по регламентированным и нерегламентированным
запросам пользователей.
Информационная система необходима компании для учета документации и
отчётности.
В широком смысле информационная система это совокупность
технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала,
предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать конкретных людей
надлежащей информацией. В узком смысле информационной системой называют
только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы
данных, СУБД и специализированные прикладные программы.
«Автоматизированность» системы обеспечивает сочетание клиент - серверной
архитектуры локальной вычислительной сети и технологии реляционных баз
данных[9, стр. 52].
Автоматизация работы в данном проекте необходима в первую очередь для
повышения эффективности и скорости работы. Поэтому функциональные
возможности рабочего места пользователя должны быть направлены на решение
конкретных задач, возникающих в процессе работы.
При автоматизированном варианте отпадает необходимость хранения
большого количества данных, сокращается время на отправку и получение заявки,
тем самым объем работ сокращается, что позволяет улучшить эффективность
работы специалиста.
Информационная система необходима компании для учета документации и
отчетности.
В широком смысле информационная система это совокупность
технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала,
предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать конкретных людей
надлежащей информацией. В узком смысле информационной системой называют
только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы
данных, СУБД и специализированные прикладные программы.
«Автоматизированность» системы обеспечивает сочетание клиент - серверной
25
архитектуры локальной вычислительной сети и технологии реляционных баз
данных[9, стр. 52].
Для наглядного описания преимуществ автоматизированной системы
построим модель «TO-BE» (см. рис. 6).
Рисунок 6 – Модель бизнес-процессов для учета документации
Рассмотрим модель, разбитую на блоки (см. рис. 7):
26
Рисунок 7 – Декомпозиция модели
При построении модели учитывались все потребности сотрудников. На
рисунке 6 наглядно можно увидеть, что автоматизированная система решает все
вопросы по учету документации.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Автоматизированная система необходима для осуществления быстрого
доступа к данным для менеджера отдела обучения.
Автоматизация работы в данном случае предназначена в первую очередь для
повышения эффективности и скорости работы. Поэтому функциональные
возможности АС должны быть направлены на решение конкретных задач,
возникающих в процессе работы.
Преимущества АС перед традиционной информационной системой:
1. Автоматизированная информационная система содержит все сведения по учету
данных. Менеджер может отслеживать и выводить в удобном виде любую
необходимую информацию.
2. Основная функция менеджера – грамотно оформлять документацию по текущей
работе и тем самым повышать эффективность работы предприятия. В
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2032