Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в АНО "АвтоМотоПро"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
автоматизированной системе все сведения заносятся в систему один раз,
редактируются и используются по мере необходимости. После этого обработанные
данные может использовать в своей деятельности любой сотрудник, которому эти
данные необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.
Схема документооборота представлена в таблице 2:
28
Таблица №2
Схема документооборота
№
Действие
Отделы
Отдел обучения
Архив
1
Формирование заявки
на обучение
2
Передача заявки
специалистам
3
Формирование
расписания
4
Обучение
5
Формирование
отчетности
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Одной из основных составных частей успешной деятельности современного
предприятия является развитие системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации. Важной стороной обеспечения
информационной безопасности является защита от намеренного или случайного
уничтожения данных, что приведет к потере нужной информации.
При формировании документации, составляемых в MS Office ситуация с
обеспечением информационной безопасности и защиты информации нестабильна.
Данные по клиентам, сотрудникам, занятиям находятся практически в свободном
доступе у всех сотрудников. Максимум что защищает в данном случае
информацию это ввод пароля локальной сети, но он не может сохранить ее в
Заявка
Заявка
Расписание
Обучение
Выполненные
заявки
Отчетность
29
необходимом виде, поскольку велика вероятность ее изменения или уничтожения
сторонними пользователями. При бумажном варианте учёта документации велика
вероятность потери документов, а также намеренного или случайного уничтожения
документов.
При применении информационной системы уровень информационной
безопасности возрастает на порядки. Сами системы автоматизированного
документооборота заставляют пользователей быть более ответственными в данном
вопросе.
Технически информационную безопасность и защиту данных осуществляют
при помощи систем паролей для доступа к ресурсу информационных систем
различных уровней. Для начала, это пароли входа пользователей в операционные
системы их рабочих мест. Ввод этих паролей открывает пользователям доступ к
ресурсу компьютеров пользователей и к документам, хранящимся на них. При этом
политику безопасности нужно продумать так, чтобы пользователи не были
полными «хозяевами» на своих рабочих местах и не могли, например,
устанавливать вредоносные программные продукты или программы по
копированию данных. Ограничение прав немного осложняет работу пользователя,
но в тоже время дает гарантию защищенности информации.
Когда пользователи вводят свои пароли входа в операционные системы, они
получают доступ не только к ресурсу своих компьютеров, но и к ресурсу
локальной сети компании. Это возможно тогда, когда пользователи входят на
компьютеры как доменные или сетевые пользователи. В данных случаях
относиться к разграничению прав пользователя в сети необходимо еще более
внимательно. Настроить права сетевых пользователей нужно так, чтобы
предоставить им возможность по беспрепятственной работе со своим списком
документов, но в тоже время ограничить доступ к документу, права на работу, с
которым у них нет, или это только право на просмотр. В данных случаях решаются
одновременно задачи защиты информации от несанкционированного доступа и от
случайной ее порчи.
30
Распределениями прав пользователей занимаются системные
администраторы. Именно они должны разграничить права пользователя по доступу
к документу и приложению, как в сетях, так и на локальном компьютере.
При использовании информационных систем будет также доступ к
информации возможен только после ввода пароля пользователя ИС.
Для сохранности информации от стихийных бедствий предусмотрено
дублирование информации на электронные носители. Но информация сохраняется
также хаотически, как храниться на компьютере специалиста, в разных файлах и
при использовании такой информации другим пользователем, не избежать
путаницы, и возможны потери данных.
Сервер компании расположен в отдельной хорошо оборудованной комнате и
это позволяет обеспечить физическую защиту данных.
В качестве защиты от вирусов установлено антивирусное ПО, но для более
надежной защиты его необходимо чаще обновлять и желательно менять.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Кларис - web система обработки заявок
Web система обработки заявок. Система регистрации заявок. Онлайн
система обработки заявок Кларис - автоматизированная web система,
обеспечивающая быструю регистрацию и обработку заявок различного назначения
сотрудников компании или клиентов.
Есть ряд отраслевых решений, форма заявки индивидуальна для каждого
Заказчика.
В качестве примера можно привести следующие системы обработки заявок:
Система обработки заявок клиентов в части бизнес-процессов, касающихся
приобретение клиентом услуг, контроля качества услуг, работа с претензиями т.п.
Система управления заявками на оплату: автоматизация бизнес-процессов
процессов инициирования, согласования и контроля исполнения платежей.
Система регистрации, обработки и хранения запросов пользователей службы
технической поддержки - Service Desk
31
Система поддержки выполнения заявок сотрудников компании в рамках
АХО (заявки на закупку оборудования, на бронирование переговорных, заказ
автомобиля, выделение корпоративных ресурсов и пр.).
Система поддержки кадрового документооборота: заявки на отпуск, на
прием работу или увольнение и т.п.
Универсальная Система Учета
Программа учета заявок будет содержать в себе форму заявки с критериями
важными для осуществления ремонтных работ.
В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения
список возможностей может меняться.
Автоматизированный учет заявок значительно экономит время обработки
запросов;
Ведение заявок станет простым и легким процессом;
Программа для учета заявок имеет функцию автозаполнения, беря
информацию из справочников в системе, заполненных ранее;
Система сохраняет всю историю работы по каждой заявке;
Программа для учета заявок осуществляет контроль сроков выполнения
заданий;
Учет заявок производится быстрее и эффективнее;
Богатый набор инструментов для работы с информационной базой облегчает
ведение заявок;
Удобная система навигации по системе;
Оптимизация рабочего процесса;
Многопользовательский режим с разграничением прав доступа между
сотрудниками;
Учет заявок помощью системы учета обеспечивает также более
совершенный контроль документооборота;
Программа учета заявок может формировать внутренние отчеты, в
соответствии с заданными критериями;
Сортировка и группировка данных способствуют оптимизации обработки
информации;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2032