В единой информационной базе можно вести учёт нескольких организаций, используя при этом общие справочники, с подготовкой регламентированной отчётности по каждому предприятию.
Организация наличного денежного обращения определяется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"
Вести кассу и подписывать кассовые документы имеет право кассир, который наделён соответствующими должностными полномочиями на основании приказа (распоряжения) руководителя.
Кассир снабжается:
-печатью или штампом, содержащими реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции;
-образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.
Также кассовые операции могут вести бухгалтер, главный бухгалтер, руководитель.
Для осуществления расчётов наличными деньгами организации и индивидуальные предприниматели ведут кассовую книгу по установленной форме. Записи в кассовой книге производятся кассиром по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные или выданные наличные денежные средства. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, отражённые в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег в кассе и проставляет подпись.
6
Далее кассир передаёт на проверку лист кассовой книги главному бухгалтеру (бухгалтеру) или руководителю. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.
Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
Если кассовая книга ведётся на бумажном носителе, то до её заполнения листы брошюруются и пронумеровываются. Если кассовая книга оформляется с применением технических средств, то лист кассовой книги распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. Распечатанные листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, а также скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.
Внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии руководитель.
Для ведения кассовых операций организация устанавливает лимит остатка наличных денежных средств в кассе. Лимит остатка наличных денег − максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Лимит кассы юридическое лицо утверждает самостоятельно в соответствии с приложением к настоящему Указанию исходя из характера его деятельности с учётом объёмов поступлений или объёмов выдач наличных денег. Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
Юридические лица (за исключением ЦБ РФ) и индивидуальные предприниматели обязаны выполнять ряд требований.
1. Обеспечить организацию работы по ведению кассовых операций, предусматривающую принцип оформления кассовых документов.
7
2. Обеспечить порядок приёма и выдачи наличных денежных средств. Кассовые операции, проводимые юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) при поступлении денежных средств в кассу, оформляются приходным кассовым ордером.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет существенные реквизиты документа:
-наличие подписи главного бухгалтера (бухгалтера) и её соответствие имеющимся образцам;
-соответствие суммы наличных денег, отражённых в документе как цифрами так и прописью;
-наличие подтверждающих документов, перечисленных в кассовом документе.
Далее кассир полистно пересчитывает наличные деньги и сверяет фактическую сумму денег с суммой, отражённой в приходном кассовом ордере.При соответствии вносимой суммы кассир подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, а также проставляет оттиск штампа о подтверждении проведения кассовой операции по приёму денежных средств. Лицо, внёсшее денежные средства, получает на руки квитанцию к ордеру.
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы юридического лица (индивидуального предпринимателя). Кассир выдаёт наличные денежные средства непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере. Перед выдачей наличных денег кассир должен проверить наличие подписей руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и их соответствие имеющимся
образцам. |
Лицо, |
получающее |
денежные |
средства, |
указывает |
прописью получаемую |
сумму наличных денег и |
подписывает |
расходный |
||
кассовый ордер. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.
Для выдачи наличных денежных средств под отчёт работнику (подотчётному лицу) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению данного лица.
3. Соблюдать правила ведения кассовой книги. Для осуществления расчётов наличными деньгами организации и индивидуальные предприниматели ведут кассовую книгу по установленной форме. Для обеспечения полного оприходования в кассу наличных денег кассиру необходимо вносить все записи в кассовую книгу по каждому приходному и расходному кассовому ордеру,
8
оформленному на полученные или выданные наличные денежные средства. Ежедневно в конце рабочего дня кассир сверяет данные, отражённые в кассовой книге с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег в кассе и проставляет подпись.
4. Соблюдать лимиты остатков средств в кассах. Не допускать накопления в кассе наличных денежных средств сверх установленного лимита остатка наличных денег, кроме дней выплаты заработной платы, стипендий, выплат социального характера, включая день получения наличных денег со счёта кредитного учреждения, а также в выходные (праздничные) дни в случае осуществления юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) в эти дни кассовых.
Юридические лица обязаны хранить на банковских счетах наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе.
Лимит расчётов наличными деньгами в рамках одного договора, заключённого между организациями (индивидуальными предпринимателями), не должен превышать 100 000 руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843- У).
Хозяйствующие субъекты обязаны обеспечить сохранность наличных денежных средств при проведении кассовых операций, хранение, транспортировку, а также организацию проверок фактического наличия денег. Также юридические лица обязаны обеспечить хранение кассовых и других документов в течение сроков, которые установлены законодательством об архивном деле.
В настоящее время порядок проверки кассовой дисциплины кредитными учреждениями не установлен. Функции по проверке соблюдения кассовой дисциплины переданы налоговым органам. Основания для реализации данных функций отражены в приказе Минфина России от 17.10.2011 № 133н "Об утверждении Административного регламента исполнения федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учёта выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей".
Статьёй 15.1КодексаРоссийской Федерации об административных правонарушениях" предусмотрены санкции за :
-нарушение порядка работы с денежной наличностью; -нарушениепорядка ведения кассовых операций, в частности, за
осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных размеров;
9
-неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных денег; -несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств (накопление
в кассе наличных денег сверх установленных лимитов).
Административная ответственность влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц −от 40 000 до 50 000 рублей.
Вподсистеме учёта кассовых операций в «1С: Бухгалтерии 8 ред. 3.0» задействованы следующие справочники:
- справочник «Статьи движения денежных средств» − для ведения аналитического учёта движения наличных денежных средств;
- справочник «Физические лица» − для подготовки кассовых ордеров и ведения аналитического учёта при расчётах с персоналом по оплате труда и с подотчётными лицами;
- справочник «Контрагенты» − для подготовки кассовых ордеров и ведения аналитического учёта при расчётах наличными с контрагентами;
- справочник «Валюты»− для пересчёта в рубли наличной иностранной валюты при отражении кассовых операций в учёте;
- справочник «Номенклатура денежных документов» − для ведения аналитического учёта движения денежных документов (почтовых марок, оплаченных авиабилетов и т.д.).
Втиповой конфигурации программы аналитический учёт по счёту 50 и его субсчетам по умолчанию не ведётся. Обороты по статьям движения денежных средств используются при формировании бухгалтерской отчётности для автоматического заполнения Формы №4 "Отчёт о движении денежных средств". Если нет необходимости в автоматическом заполнении Формы №4, то учёт по статьям движения денежных средств можно не вести. Это упрощает работу с банковскими и кассовыми документами: при вводе документов в этом случае не нужно указывать статью движения денежных средств.
Добавление в программу аналитического учёта в разрезе статей движения денежных средств осуществляется в форме «Настройка параметров учёта», путём установки соответствующего флажка на вкладке «Банк и касса», представленной на рисунке 1.
Учёт наличных денег в программе «1С: Бухгалтерии 8 ред. 3.0» ведётся на счёте 50.01 «Касса» − учитываются денежные средства в валюте Российской Федерации в кассе организации (рисунок2).
10