Материал: 5685

1

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

Кафедра информационных технологий

Работа с СУБД Microsoft Access 2007

Методические указания по выполнению лабораторных работ для бакалаврантов 1 – 3-го курсов очной формы обучения всех направлений

Хабаровск 2011

2

ББК У. в6 Х12

Работа с СУБД Microsoft Access 2007 : методические указания по выполнению лабораторных работ для бакалаврантов 1 – 3-го курсов очной формы обучения всех направлений / сост. Д. В. Тимошенко. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2011. – 40 с.

Рецензент А.Н. Бердник, доцент кафедры ДВС ТОГУ, кандидат технических наук

Утверждено издательско-библиотечным советом в качестве методических указаний для студентов очной формы обучения

Денис Владимирович Тимошенко

Работа с СУБД Microsoft Access 2007

Методические указания по выполнению лабораторных работ для бакалаврантов 1 – 3-го курсов очной формы обучения всех направлений

Редактор Г.С. Одинцова

Подписано в печать _____________ Формат 60х84/16 Бумага писчая. Цифровая печать. Усл. п. л. 2,3. Уч.-изд. л. 1,7. Тираж 50 экз. Заказ № ____________

680042, г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ

© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2011

3

Введение

В профессиональной или личной сфере очень часто приходится иметь дело с большими объёмами данных. Работа с данными может быть существенно облегчена, если последние будут организованы в виде так называемой базы данных.

Базой данных (БД) будем называть организованную на машинном носителе совокупность структурированных данных, относящихся к определённой предметной области. Типичные примеры: телефонный справочник, сведения о студентах вуза, записи о заказах товаров и т.д. Базы данных являются одним из основных компонентов современных информационных технологий.

Минимальный набор функций базы данных:

хранение больших массивов данных с обеспечением быстрого и удобного доступа к ним;

обеспечение минимально возможного дублирования данных; установление и поддержка связей между данными; предотвращение появления некорректных данных (обеспечение це-

лостности данных); обеспечение секретности и конфиденциальности;

возможность доступа к данным для нескольких пользователей. Сложная организация и большие объёмы хранимых данных, высокие

требования к скорости и эффективности их обработки приводят к необходимости использования специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД).

Одной из наиболее распространённых СУБД является Microsoft Access различных версий, входящая в состав известного пакета Microsoft Office.

1. Основные сведения о СУБД MS Access 2007. Принципы проектирования баз данных

СУБД MS Access использует реляционную модель данных, в которой все данные представлены в виде набора взаимосвязанных таблиц, называемых также отношениями.

Реляционная таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Порядок следования полей и записей произвольный. Запись содержит законченный объём данных о каком-либо объекте или событии. Записи являются уникальными. Поле отражает одно из интересующих свойств объекта (события), содержит однотипные данные и имеет уникальное имя (в пределах одной таблицы).

Таблицы реляционной БД должны отвечать требованиям нормализации отношений. Нормализация – это процедура разделения сложных данных на

4

несколько таблиц, что позволяет устранить дублирование данных, обеспечивает целостность, повышает скорость извлечения данных. Существует три нормальные формы отношений.

Для того чтобы однозначно отличить одну запись от другой, используется первичный ключ – одно или несколько полей, содержащих уникальные значения для каждой записи. Первичный ключ, состоящий одного поля, называется простым (первичное ключевое поле), из нескольких полей – составным. Ключевые поля используются также для установления связей между таблицами.

MS Access позволяет устанавливать следующие типы связей. «Один-к-одному» (1:1) – тип связи, при котором одной записи в первой

таблице соответствует только одна запись во второй. Связь осуществляется по первичным ключевым полям в обеих таблицах, таблицы являются равнозначными и могли бы быть объединены в одну.

«Один-ко-многим» (1:∞) – тип связи, при котором одной записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй. Связь осуществляется по первичному ключевому полю в первой таблице и неключевому во второй (это поле во второй таблице будет называться «ключ связи»). Первая таблица считается главной, вторая – подчинённой.

«Многие-ко-многим» (∞:∞) – тип связи, при котором нескольким записям в первой таблице соответствует несколько записей во второй. В правильно спроектированной базе, обеспечивающей целостность данных, такая связь не может быть использована.

Кроме таблиц, объектами СУБД MS Access являются запросы, формы, отчёты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Таблицы используются для хранения данных в базе.

Запросы позволяют выбрать нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно модифицировать существующие данные (добавлять, изменять, удалять), а также создавать новые таблицы.

Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра данных из таблиц на экране в удобном для пользователя виде. С помощью элементов формы можно запустить на выполнение макрос или процедуру.

Отчёты позволяют создать документ для печати на основе данных из таблицы или запроса. Созданный документ также можно включить в другое приложение (например, MS Word или MS Excel).

Страницы доступа к данным – это специальные Web-страницы, выполняющие роль форм. Их можно открывать в браузере и использовать для ввода, просмотра и редактирования данных в базе.

Макросы представляют собой описание стандартных действий, которые нужно выполнить в ответ на определённое событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в одной форме открывает другую форму.

5

Модули содержат программы, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Использование модулей позволяет автоматизировать выполнение сложных действий, которые нельзя описать с помощью макросов.

Основным средством создания и редактирования таблиц, запросов, форм, отчётов, страниц доступа к данным и макросов являются конструкторы. Кроме этого, для создания основных объектов базы можно использовать специальные диалоговые средства – мастера.

Все объекты базы данных хранятся в одном общем файле. Этот файл в MS Access 2007 имеет расширение .accdb, в MS Access 2003 и более ранних версиях .mdb. Кроме этого, при работе с базой автоматически создаётся небольшой файл с расширением .laccdb (.ldb в MS Access 2003), который содержит информацию о блокировке, позволяющую предотвратить конфликты доступа и повреждения БД при работе в сети. Файлы .accde (.mde в MS Access 2003) – это файлы, которые работают в режиме «исполнения». В этих файлах удалён весь исходный код VBA, в результате пользователь файлов может только выполнять код VBA, но не может изменять его.

Любая СУБД полностью устраняет пользователей от проблем организации хранения данных на физическом уровне. Ввод, хранение, обработку и защиту данных обеспечивает основная часть СУБД, называемая ядром.

Проектирование баз данных. При проектировании баз данных последовательно рассматривают три уровня – информационно-логический (инфологический), даталогический (концептуальный) и физический, каждому из которых соответствует своя модель предметной области. Основная задача проектирования заключается в создании инфологической модели предметной области и концептуальной модели БД.

Инфологическая модель описывает содержание предметной области. При её разработке анализируется предметная область, требования пользователей, документы, отражающие события и процессы, протекающие в предметной области. В результате анализа появляются списки объектов предметной области и перечни их свойств, выявляются связи между объектами, с помощью диаграмм описывается структура предметной области. Данная модель не зависит от программных средств, в том числе и СУБД.

Концептуальная модель основывается на инфологической модели и представляет собой структуру базы данных, соответствующую выбранной СУБД. Выбор модели данных и выбор СУБД тесно взаимосвязаны.

Физическая модель определяет способ размещения данных непосредственно на машинном носителе. В современных прикладных программных средствах этот уровень организации обеспечивается автоматически.

Существуют специальные средства и технологии создания концептуальных моделей, например ER-модель (модель сущность-связь), модель семантических объектов. Для проектирования реляционных БД простой структуры можно воспользоваться упрощённым подходом, представленным в практическом задании.